勤怠管理は、給与計算や労働時間の管理、人事評価などに関わる重要な業務です。
しかし手間がかかる上に、不正やミスが起きやすいという課題もあります。
勤怠管理を自動化・効率化・正確化するにはシステムの導入が必要です。
この記事では、勤怠管理の仕事内容や勤怠管理システムのメリット、選び方のポイントを解説します。
1.勤怠管理とは何か
勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤・休憩・休暇などの勤務状況を記録・管理することを指します。
給与計算や労働時間の管理、法令遵守や人事評価などにも関わる重要な業務ですが、手間がかかる上、不正やミスが起きやすいという課題もあります。
(1)勤怠管理の仕事内容
勤怠管理の仕事は多岐に渡ります。
従業員の勤務状況を記録・管理し、適正な給与を支払ったり、社員の健康を守る上で欠かせません。
具体的な仕事内容は以下の通りです。
- 出退勤・欠勤・遅刻・有給休暇等の記録・集計
- 有給休暇取得日数の動向チェック
- 労働時間や残業時間の把握と管理
なお、企業の規模によっては、総務部が兼務する場合もあります。
【関連記事】勤怠管理はなぜ必要？勤怠管理の目的・必要性・勤怠管理の方法を紹介
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(2)勤怠管理と労務や人事とのちがい
勤怠管理と似た言葉で「労務管理」や「人事管理」があります。
労務管理とは、従業員の契約や労働条件、安全・衛生や健康管理など、従業員が業務を安全に心地よく行えるよう、社内環境を整える業務です。
法令順守やコンプライアンスの確保にも関わります。
人事管理とは、人材の採用や育成・評価や配置に関わる業務です。
従業員の能力や特性、キャリアビジョンなどを考慮して、人事異動や配置を行います。
まとめると、勤怠管理は従業員の働き方を把握・記録する業務、労務管理は従業員が安全・健康に働ける環境づくりに関する業務、人事管理は従業員を管理することによって組織を活性化させる業務と言えます。
2.勤怠管理が重要な4つの理由
勤怠管理が重要な理由は主に4つあります。
以下で詳しく見ていきましょう。
(1)給与計算の正確さを保つため
勤怠管理の記録は、給与計算の基礎となります。
勤怠管理が不正確だと、給与の過不足や支払いの遅れなどが発生し、従業員の不満や労使間トラブルの原因になりかねません
(2)労働時間を管理をするため
労働時間の適切な把握も勤怠管理において重要です。
過重労働の防止や働き方改革推進に役立ちます。
労働基準法などの法令遵守にも欠かせません。
(3)有給休暇の取得を促進するため
有給休暇の取得は、従業員の健康やモチベーションの向上に寄与します。
働き方改革以降、年10日以上の有給休暇が付与される従業員には、年間5日の休暇取得が義務付けられています。
企業の社会的責任やブランドイメージにも影響する要素です。
(4)人事評価の公正化を図るため
勤怠記録は人事評価の材料にもなります。
勤怠管理の記録をもとに、従業員の勤務態度や成果を評価することで、人事評価の公正化や透明化を実現できます。
3.勤怠管理システムを使うメリット
勤怠業務を自動化・効率化するためには勤怠管理システムの活用がおすすめです。
勤怠管理システムのメリットは大きく6つあります。
(1)給与計算の効率化
勤怠管理システムでは勤怠記録の結果を自動的に給与計算に反映できます。
既に利用中の給与計算システムとの連携も可能です。
給与計算の手間や時間を削減し、給与の過不足や支払い遅れ防止に繋がります。
(2)労働時間の正確な把握
システム上では勤怠状況をリアルタイムで把握できます。
月末以外のタイミングでも残業時間数や残りの休暇日数を確認可能です。
労働時間の管理や分析が容易になり、過重労働や時間外労働の防止、働き方改革の推進などに役立ちます。
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(3)過重労働の防止
従業員の労働時間がひと目でわかるため、過重労働の兆候を労務担当者が検知し、注意喚起できます。
従業員や管理者に対して、労働時間の通知や休憩を勧めるアラート表示も可能です。
多方面から従業員の健康や安全を守ることにつながります。
【関連記事】6時間勤務の休憩は何分必要？労働基準法における休憩時間のルールを解説
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(4)法令遵守
勤怠管理システムの多くは最新の労働基準法に沿って構築されています。
働き方改革以降設けられた時間外労働の上限規制や、労働時間の把握・記録・保存の義務化にも対応。
企業全体で法令を遵守しながら、違反による罰則や訴訟などのリスクを回避できます。
【関連記事】働き方改革とは？目的と具体的な法改正について紹介
(5)休暇取得の促進
従業員の有給休暇の残日数や取得状況をシステム側で把握し、休暇取得を促進。
休暇申請や承認などの手続きもシステム上で簡単に完結します。
従業員の健康やモチベーション向上に寄与するとともに、企業のブランドイメージ向上にもつながります。
(6)公正な人事評価
勤怠管理システムでは、従業員の勤務態度を客観的に評価することができます。
遅刻・早退・欠勤の回数、時間外労働の時間や頻度などの指標を用いて、人事評価の公正化を実現します。
4.勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムは現在国内だけで30種類以上存在します。
正しく活用するには、自社にあったシステム選びが大切です。
システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。
(1)機能性
勤怠管理システムは出退勤時間を記録するだけのシンプルなものばかりではありません。
給与計算までできるもの、シフト管理や人事評価までカバーできるものもあります。
自社のニーズに合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。
(2)使いやすさ
勤怠管理システムを選ぶ際は、画面の見やすさや操作の手軽さにもこだわりたいところ。
エラーの発生率や運営側の不具合への対応速度も見逃せません。
従業員や管理者がストレスなく使えるシステムかどうか、無料体験やデモ利用で確認しておきましょう。
(3)コスト
システムを導入する初期費用や月額費用、更新費用や保守費用などもチェックしましょう。
予算の範囲内で無理なく継続利用できるシステムを選ぶようにしてください。
(4)サポート
システムの初期設定や導入支援、スタッフ向けの操作研修など、サポートの充実度も開発会社によって異なります。
電話やチャットの問い合わせ窓口など、使い方で困った困った際も頼りになるシステムを選びましょう。
まとめ
勤怠管理の仕事内容や重要性、勤怠管理システムのメリットと選び方を紹介しました。
勤怠管理はどの企業にも欠かせない重要な仕事です。
システムを導入することで、手作業の部分を自動化し、正確で効率的な業務が可能になります。
私たちは、勤怠管理システムの専門家として、お客様のニーズに合わせた最適な勤怠管理システム、シフト管理システムをご提案しています。
ご質問やご相談がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
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