勤怠記録に欠かせない「打刻」。打刻方法は現場で働く従業員の業務効率や働きやすさに関わります。
また、2019年の法改正により、企業には労働時間の客観的な記録が求められるようになりました。
この記事では打刻方法の種類について解説しながら、手書きやExcel手入力などで勤怠を記録する問題点について紹介します。
勤怠管理や打刻方法についてお悩みの労務担当者の方はぜひご一読ください。
1.そもそも「打刻」とは
出勤時刻・退勤時刻を記録することを「打刻」と呼びます。
打刻は勤怠管理の基盤であり、従業員の労働時間を正確に把握するための出発点です。
打刻データは給与計算や労働基準法の遵守、人事管理など幅広い業務に影響を及ぼします。
打刻がなぜ重視されているのか、そして企業ごとにどのような違いがあるのかを見ていきましょう。
(1)なぜ打刻が重要なのか
打刻が重要視される背景には、2019年4月に施行された労働時間の客観的把握義務があります。
以前は労働時間の管理基準が曖昧で、実態と記録が乖離しているケースが少なくありませんでした。
働き方改革関連の法改正により残業時間の上限規制などが導入されたことで、正確な打刻の重要性は一層高まっています。
企業が法令を遵守し従業員を守るためにも、信頼できる打刻の仕組みが欠かせません。
(2)企業によって打刻方法はさまざま
打刻の重要性は共通していても、実際に採用している方法は企業によって大きく異なるもの。
企業規模や業種、働き方の多様化によって、求められる打刻の精度や利便性が変化しています。
小規模な店舗では手書きの出勤簿を使う一方、テレワークが多い企業ではスマートフォンアプリでの打刻が主流になりつつあります。
次章では、代表的な打刻方法とそれぞれの特徴を具体的に紹介します。
2.打刻にはどんな種類がある？
勤怠管理における打刻方法にはいくつかの種類があり、それぞれに特徴とメリット・デメリットがあります。
自社に合わない方法を選んでしまうと、かえって現場の負担が増えてしまうことも珍しくありません。
ここでは代表的な5つの打刻方法を取り上げ、どのような企業や現場に向いているのかを解説します。
(1)出勤簿に手書き・手入力で打刻
出勤簿に手書きやExcelで打刻する方法は、コストを抑えて導入できる点が魅力です。
専用の機器やシステムを用意する必要がなく、すぐに始められるためです。
実際に従業員数の少ない店舗やオフィスでは、今も紙の出勤簿で運用しているケースが見られます。
ただし、記録の正確性や改ざん防止の面では課題が残る方法と言えるでしょう。
(2)ICカード打刻
ICカード打刻は、セキュリティを重視する中〜大規模な企業に選ばれている方法です。
カードをかざすだけで打刻が完了し、入退室管理と兼用できる利便性があります。
IT企業や製造業、金融機関などではオフィスへの入退室記録をそのまま打刻データとして扱う例も多く見られます。
一方でカードの紛失や読み取り機のメンテナンスへの対応は考慮しておく必要があります。
(3)タイムカードによる打刻
タイムカードは古くから使われている、信頼性の高い打刻方法の一つ。
専用のタイムレコーダーに挿入するだけで打刻が完了し、操作が簡単です。
工場やオフィス、教育機関など、決まった時間に多くの従業員が出退勤する現場で今も広く利用されています。
とはいえ、カードの保管や機器の維持管理には一定の手間がかかる点は否めません。
(4)指紋や顔などの生体認証
指紋認証や顔認証といった生体認証による打刻は、近年注目を集めている方法です。
本人しか打刻できない仕組みのため、なりすましや不正打刻のリスクを大きく減らせるためです。
実際に、複数拠点を持つ企業では拠点間の勤怠データを一元管理する目的で生体認証を導入する例も増えています。
初期投資はやや高めですが、長期的なセキュリティと業務効率を考えると有効な選択肢と言えます。
(5)パソコン・スマートフォンで打刻
パソコンやスマートフォンを使った打刻は、近年急速に普及している方法です。
クラウド型の勤怠管理システムを使えば、場所を問わず打刻できる柔軟性があります。
テレワークや直行直帰、副業人材の受け入れが広がる中で、IT企業を中心に採用が進んでいます。
打刻だけでなく休暇申請や残業申請もあわせて行えることも、大きなメリットと言えるでしょう。
3.アナログな打刻方法の問題点
手書きやExcelでの勤怠管理は導入コストの低さから根強い人気がありますが、運用を続けるうえでいくつかの問題点も抱えています。
特に企業規模が大きくなるほど、その負担は無視できないものになっていきます。
ここではアナログな打刻方法に潜む代表的な4つの課題を見ていきましょう。
(1)給与計算が大変
手書きやExcelでの打刻データは、給与計算のプロセスを複雑にしてしまいます。
システム化されていないため、データの転記作業が発生し、入力ミスや計算ミスが起こりやすくなります。
実際に、残業時間の集計や休暇管理まで手作業で行っている企業では、毎月の締め作業に多くの時間を取られているという声も少なくありません。
給与額の誤りや支払い漏れにつながるリスクがある点は見過ごせないでしょう。
(2)打刻漏れの管理が大変
手書きや手入力での打刻は、打刻漏れや記録ミスを完全には防げません。
従業員が打刻を忘れたり、時刻を書き間違えたりするケースがどうしても発生します。
そのたびに担当者が本人へ確認したり記録を修正したりする必要があり、労務管理の効率を下げる一因になっています。
こうした確認作業の積み重ねが、担当者の負担を大きくしていると言えます。
(3)不正な打刻ができてしまう
手書きやExcelでの打刻は、不正行為が起こりやすい環境を生んでしまいます。
記録の裏付けとなる客観的なデータがなく、自己申告に頼らざるを得ません。
出勤していないのに出勤したことにしたり、遅刻や早退を隠してフルタイム勤務のように記録したりすることも起こり得ます。
こうした不正を防ぐには、客観的に打刻を記録できる仕組みが不可欠です。
(4)打刻データ改ざんが可能
アナログな打刻方法は、データの改ざんを容易にしてしまう点も見逃せません。
手書きの記録は後から書き換えられ、Excelファイルも簡単に編集できてしまいます。
意図的な改ざんでなくても、修正履歴が残らないことで記録の信頼性そのものが疑われる事態になりかねません。
労働時間の記録が不正確であれば、労働基準法違反につながるおそれもあるでしょう。
4.勤怠管理システムを導入するメリット
ここまで見てきたように、アナログな打刻方法には給与計算の煩雑さや不正打刻、データ改ざんのリスクといった課題があります。
こうした課題の多くは、勤怠管理システムを導入することで解消が可能です。
ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られる主なメリットを3つ紹介します。
(1)正確な打刻で法令遵守につながる
勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、客観的で正確な打刻が実現できること。
ICカードや生体認証、スマートフォンなどの打刻手段を活用することで、記録の改ざんやなりすましのリスクを抑えられます。
客観的な記録が残ることで、労働時間の把握義務にも自然な形で対応できるようになります。
結果として、法令遵守の観点でも安心感の高い運用が可能になるでしょう。
(2)給与計算の効率化につながる
勤怠管理システムの導入は、給与計算業務の大幅な効率化にもつながります。
打刻データが自動で集計され、給与計算システムと連携できる仕組みが整っています。
手作業での転記が不要になることで、入力ミスや計算ミスを減らし、締め作業にかかる時間を短縮できます。
労務担当者の負担軽減という意味でも、導入効果は大きいと言えます。
(3)不正打刻の防止とデータの信頼性向上
勤怠管理システムは、不正打刻の防止にも効果を発揮します。
本人認証の仕組みや打刻位置の記録機能などにより、なりすましや虚偽の記録を防ぎやすくなります。
修正履歴もシステム上に残るため、後から記録が書き換えられていないか確認も可能です。
従業員・企業双方にとって、信頼性の高い勤怠データを保てる点は大きな安心材料になるでしょう。
5.勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムには、打刻以外にもさまざまな機能が備わっています。
自社の課題に合った機能を理解しておくことで、システム選定もスムーズに進められるはずです。
ここでは代表的な4つの機能を紹介します。
(1)多様な打刻方法に対応した打刻機能
勤怠管理システムの基本となるのが、多様な打刻方法に対応した打刻機能です。
ICカードやスマートフォンアプリなど、複数の打刻手段から自社に合った方法を選択できます。
店舗勤務とテレワークが混在する企業でも、それぞれの働き方に合わせた打刻方法を組み合わせて運用可能です。
現場の実情に合わせて柔軟に選べることは、定着率にも影響する重要なポイントです。
(2)自動集計・給与連携機能
打刻データを自動で集計し、給与計算に反映する機能もシステムの大きな強みです。
労働時間や残業時間、深夜・休日労働などを自動で区分して計算できます。
給与計算システムとAPI連携できるサービスも多く、転記作業そのものをなくすことも可能です。
手作業のミスを減らしながら、締め作業のスピードを上げられる点は大きな魅力でしょう。
(3)休暇・残業などの申請承認機能
勤怠管理システムには、休暇申請や残業申請をオンラインで完結できる機能も備わっています。
紙の申請書や口頭での申請をなくし、承認フローを可視化します。
管理者はスマートフォンやパソコンからいつでも申請内容を確認・承認でき、テレワーク中でも滞りなく対応できるでしょう。
申請から承認までのスピードが上がることで、従業員の働きやすさにもつながります。
(4)アラート・通知機能
打刻漏れや残業時間の超過を知らせるアラート機能も、多くのシステムに搭載されています。
問題発生時点で通知が届くため、対応が後手に回りにくくなります。
例えば残業時間が上限に近づいた従業員に自動で通知が送られ、早めに勤務調整を促すといった使い方も可能に。
労務リスクを未然に防ぐという意味でも、実務上の価値が高い機能と言えるでしょう。
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