フレックスタイム制の導入は、従業員の柔軟な働き方を可能にしますが、勤怠管理は複雑になります。
この記事では、フレックスタイム制の基本を紹介しつつ、無料でダウンロードできる勤怠管理用のExcelテンプレートや、覚えておくと便利な関数を紹介します。
1.フレックスタイム制とは？基本を押さえよう
フレックスタイム制とは、従業員が自身の業務の状況に応じて、出勤及び退勤の時刻を柔軟に設定できる勤務スタイルです。
従業員は「コアタイム」と呼ばれる一定の時間帯に出社が求められますが、それ以外の「フレキシブルタイム」は、個々の判断で勤務時間を調整可能です。
フレックスタイムはワークライフバランスの向上や生産性の増加に寄与するとされています。
(1)フレックスタイム制度のメリット
最大のメリットは、従業員が自身のライフスタイルに合わせて勤務時間を柔軟に設定できる点にあります。
この柔軟性が従業員のワークライフバランスを向上させ、企業の離職率低下に繋がります。
通勤ラッシュ時の混雑を避けることができ、ストレス軽減にも効果的です。
(2)フレックスタイム制度のデメリット
フレックスタイム制度にはいくつかのデメリットも存在します。
特に労務担当にとってデメリットとなるのが勤怠管理の複雑化です。
従業員が異なる時間に出勤・退勤するため、アナログな管理方法では対応ができません。
また、従業員同士で顔を合わせる機会が減少しチームワークが損なわれる恐れがあります。その他、勤務時間を選べることで過度な自己管理を要求され、逆にストレスが増大することも考えられます。
フレックスタイム制を採用する際は、これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることが重要です。
2.無料でDLできるフレックス勤怠管理Excelテンプレート2選
フレックスタイムに対応するためには、勤怠管理もそれに合わせる必要があります。
Excelを活用することで、フレックスタイム制における勤怠管理を効率化することが可能です。
ここでは、無料でダウンロードできる勤怠管理のExcelテンプレートを2つ紹介します。
(1)EXCEL勤怠テンプレート
このテンプレートは、労働時間の記録、有給休暇や直行直帰、フレックスなど、様々なケースに対応しています。
1カ月の勤務データを正確に集計し、従業員の勤務パターンに合わせたカスタマイズが可能です。
有休や直行直帰も管理できる勤怠管理表テンプレート | EXCEL勤怠テンプレート (zestyoga.net)
(2)bizocean（ビズオーシャン）
様々な種類のビジネス文書やテンプレートをまとめたサイトです。
「フレックスタイム」のキーワードではヒットしないもの、時間計算できる勤怠管理表やシンプルな出勤簿などを無料で活用できます。
「勤怠管理」の書式テンプレート/フォーマットのダウンロード｜bizocean（ビズオーシャン）
3.フレックスタイムをExcelで管理する注意点
Excelで勤怠管理を行う際には、以下の点に注意する必要があります。
(1)データの正確性を確保する
Excelテンプレートを使用する際は、入力されるデータの正確性が非常に重要です。
従業員が自己申告するシステムの場合、誤入力や不正確な時間の報告が生じないように、入力ルールを明確にし、定期的な監査を行いましょう。
(2)セキュリティを強化する
勤怠データは個人情報を含む重要な情報です。
Excelファイルを不正アクセスから保護した上で、アクセス権限の適切な管理が求められます。
また、パスワード保護や暗号化を施すことで、データのセキュリティを強化できます。
(3)柔軟なカスタマイズを行う
フレックスタイム制は企業ごとにルールが異なるものです。
自社の勤怠規則に合わせて柔軟にカスタマイズする必要があります。
例えば、コアタイムの設定、フレキシブルタイムの範囲、残業時間の計算方法など、就業規則に合わせた調整が求められます。
4.勤怠管理に使える便利な関数
Excelで勤怠管理を行う上で覚えておきたい関数を5つ紹介します。
これらを駆使することで、フレックスタイム制の勤怠管理をより効率的に行うことが可能です。
Excelの機能をフルに活用し、時間を節約し、正確な勤怠データを維持しましょう。
(1)SUM関数
一ヶ月の総労働時間や勤務日数を出すのに便利なのがSUM関数です。
指定した範囲のセルに入力された数値を簡単に合計することができます。
たとえば、A列に毎日の労働時間を入力している場合、`=SUM(A1:A31)`と入力することで、1ヶ月の総労働時間を計算できます。
(2) TEXT関数
労働時間を「時:分」の形式で表示したい場合に便利なのがTEXT関数です。
例えば、8.5時間という数値を「8時間30分」と表示したい場合、`=TEXT(A1*60,”h\”時間\”mm\”分\””)`という形式で使います。
これにより、数値をわかりやすい時間の形式に変換することができます。
(3) IF関数
遅刻や早退があった場合など特定の処理を行いたい時に活躍するのがIF関数です。
ある条件を満たすかどうかに応じて、異なる結果を表示するために使用します。
例えば、定時よりも遅い時間に出勤した場合に遅刻と判断するには、`=IF(B1>C1,”遅刻”,””)`という式を使います。
ここでB1は出勤時刻、C1は定時の時刻です。
(4) VLOOKUP関数
従業員ごとに異なる勤務パターンがある場合はVLOOKUP関数を使って、従業員のIDや名前に基づいてシフト時間を簡単に検索できます。
例えば、`=VLOOKUP(E1,A1:D100,4,FALSE)`という関数を使うと、E1セルに入力された従業員IDに対応するシフト時間をA1からD100の範囲から検索し、4列目にあるデータを表示します。
(5)NETWORKDAYS関数
NETWORKDAYS関数は、特定の期間内の稼働日数を計算するのに役立ちます。
祝日や休日を除外して実際の労働日数を知りたい場合に便利です。`=NETWORKDAYS(A1,B1,C1:C10)`と入力すると、A1に開始日、B1に終了日、C1:C10に祝日のリストが入っている場合、その期間内の稼働日数を計算できます。
5.マクロを使った勤怠管理の自動化テクニック
Excelのマクロ機能を活用することで、勤怠管理の自動化が可能です。
Excelの「記録」機能を使って一連の操作をマクロとして保存し、後から同じ操作を繰り返す際にはそのマクロを実行するだけで済むようにできます。
また、VBA（Visual Basic for Applications）を学ぶことで、より複雑な条件下での勤怠データの処理も可能になり、カスタマイズ性が高まります。
ここでは、勤怠管理を自動化するマクロの作成方法をざっくりと3ステップで解説します。
ステップ1: 勤怠管理シートの基本フォーマットを作成
まずは、Excelで勤怠管理のための基本的なシートを作成します。
このシートには、従業員の名前、日付、曜日、出勤時間、退勤時間、休憩時間、実働時間などの項目を含めます。
また、フレックスタイム制の場合、コアタイムの設定やフレキシブルタイムの範囲も考慮に入れる必要があります。
これらの項目を適切に配置し、入力が容易な形に整えましょう。
ステップ2: 勤怠データの入力と計算を自動化するマクロの記録
Excelで使われるプログラミング言語VBAを用いてデータ入力工程を自動化していきます。
もしくは「マクロの記録」機能を使用して、勤怠データの入力と計算を自動化するマクロを作成します。
マクロの記録を開始し、実際に勤怠データを入力して計算する一連の操作を行います。
この操作が記録されることで、マクロが作成されます。
ステップ3: マクロの調整とボタンの設置
記録したマクロは、そのままでは特定のセルに依存する形となっているため、汎用性を持たせるために調整が必要です。
マクロのVBAコードを開き、セル参照を相対参照に変更するなどの調整を行います。
また、ユーザーが簡単にマクロを実行できるように、Excelシート上に「計算」ボタンを設置し、このボタンにマクロを割り当てます。
これにより、ボタン一つで勤怠データの計算が行えるようになります。
詳しく紹介しているYouTube動画などもありますので、ぜひチャレンジしてみてください。
6.フレックスタイム制には勤怠管理システムがおすすめ
勤怠管理が複雑になりがちなフレックスタイム制。
Excelを活用することである程度の効率化が可能ですが、本来は勤怠管理システムを活用するのがベストです。ことで、毎月の時間の入力や集計作業をスムーズに行うことができます。
以下、5つの主要なメリットを紹介します。
(1)効率的な管理ができる
勤怠管理システムでは出退勤時間、休憩時間、残業時間などを正確に記録できます。
手動での時間記録に比べて時間を大幅に節約し、効率的な時間管理が可能になります。
(2)透明性の向上
システム上では従業員自身が自分の勤怠記録をいつでも確認可能です。
勤怠管理の透明性が高まり、従業員と管理者の間の信頼関係が強化されます。
(3)法令遵守
労働時間の管理には労働基準法などの法律が関わります。
勤怠管理システムはこれらの法令遵守を前提に設計してあります。
労働時間の上限や必要な休憩時間を監視し、法的な問題が発生する前にアラートを表示させることが可能です。
まとめ
フレックスタイムの場合の勤怠管理方法について、無料で使えるExcelテンプレートや便利な関数を中心に紹介しました。
働き方改革以降、フレックスタイムやリモートワーク、副業・兼業など複雑な勤務形態が増えています。
これらに対応していくためにも、勤怠管理システムの導入検討をおすすめします。
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