勤怠管理はなぜ必要？勤怠管理の目的・必要性・勤怠管理の方法を紹介

タイムカードや勤怠管理システムなどで毎日打刻し、出社時間や退社時間を記録している方は多いと思います。
勤怠管理はどの企業にとっても非常に重要です。企業が働き方改革関連法や労働基準法を遵守する上で欠かせません。従業員の健康やモチベーションにも深く関わっています。
この記事では、勤怠管理の目的や必要性を詳しく解説します。
勤怠管理の方法、近年普及している勤怠管理システムの種類についても紹介しますのでぜひ参考にしてください。

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1.勤怠管理とは？

勤怠管理とは、従業員の労働日数や労働時間など、就業に関わる情報を正確に記録・把握することです。
給与計算や法令遵守の基盤となるだけでなく、働き方改革の進展やリモートワークの普及により、その重要性はかつてなく高まっています。
「誰が・いつ・どれだけ働いたか」を正確に把握することが、企業と従業員双方を守ることにつながるのです。

(1)勤怠管理で記録・管理する情報

勤怠管理では、給与計算や労務管理に必要な以下の情報を記録・管理します。

• 労働日数
• 労働時間数
• 始業・終業時刻
• 深夜労働時間数
• 有給休暇日数
• 時間外労働時間

これらのデータは、給与明細の作成や残業代の算出、有給休暇の残日数管理など、日々の労務業務に直結します。
記録の抜け漏れや誤りがあると、賃金未払いや法令違反につながりかねないため、正確に管理することが求められます。

(2)「労務管理」「就業管理」との違い

勤怠管理と似た言葉として「労務管理」「就業管理」があります。
労務管理は、勤務場所・雇用条件・福利厚生など、従業員の労働環境全般を整える広い概念を指します。
勤怠管理はその一部に位置づけられます。
就業管理は勤怠管理と近い意味で使われることが多く、両者に明確な区別はありません。
ただし就業管理の目的が「法令に沿って従業員の労働衛生を守ること」とされており、勤怠管理はその実現手段として機能するものと捉えると整理しやすいでしょう。

(3)勤怠管理が今まで以上に重要になっている背景

近年、勤怠管理の重要性が高まっている背景には、いくつかの社会的変化があります。
まず、働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限規制や有給休暇の取得義務化が法制化され、違反した場合の罰則も明確化されました。
勤怠データの正確な把握は、法令遵守の観点から企業に不可欠なものとなっています。
また、リモートワークや直行直帰など多様な働き方の広がりにより、従来のタイムカードでは対応しきれない勤怠管理のニーズが生まれています。
場所を問わず打刻・集計できるクラウド型システムへの移行が加速しているのもこのためです。

さらに、従業員の健康管理（健康経営）への意識の高まりも挙げられます。
過重労働の早期発見や有給休暇の取得促進には、リアルタイムで勤怠状況を把握できる仕組みが欠かせません。
適切な勤怠管理は、従業員の定着率や生産性の向上にも寄与するといえるでしょう。

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2.勤怠管理の目的

勤怠管理をおこなう目的は大きく3つあります。
単に「出退勤を記録する」だけでなく、正確な給与計算・従業員の健康保護・法令遵守という、企業運営の根幹に関わる役割を担っています。
どれか一つが欠けても、労使トラブルや法令違反のリスクに直結するため、3つの目的をバランスよく果たすことが重要です。

(1)正確な給与計算

従業員の給与を正しく計算するためには、誰が何時間働いたか、どの時間帯に働いたかといった正確な情報が不可欠です。
たとえば、深夜割増賃金や残業代の計算には、分単位での就業時間の把握が求められます。
正確な勤怠情報を記録することは、企業と従業員の間での給与トラブル防止にも直結します。
労使間で良好な雇用関係を維持するためにも、勤怠管理は欠かせない業務といえるでしょう。

(2)従業員の健康管理・過重労働防止

過重労働を防ぎ、従業員の健康を守ることは企業の重要な責務です。
時間外労働や深夜労働・休日出勤が多い従業員には、医師との面談が義務付けられています。
状況を把握するためにも、誰がどのくらい働いているかリアルタイムで確認する必要があります。
勤怠データは「健康経営」の基盤でもあり、早期に負担の大きい従業員を特定して適切な対応につなげることが可能です。

(3)労働基準法などの法令遵守

労働基準法では、週・月の労働時間の上限を明確に定めています。
上限を超えて働かせるには、労使間での協定締結などの対応が必要です。
また、働き方改革関連法の施行により時間外労働の上限規制が強化され、違反した場合は懲役・罰金・企業名公表といったリスクが生じます。
法令を遵守し、従業員が適切な労働環境で活躍できるよう、勤怠管理は重要な役割を担っているのです。

3.なぜ勤怠管理が必要なのか

ここまでは勤怠管理の「目的」を解説しました。
ここからはより具体的な「必要性の根拠」として、法的な義務に焦点を当てて説明します。
勤怠管理は企業の任意の取り組みではなく、労働基準法や働き方改革関連法によって事実上義務付けられているものです。
法令違反のリスクを正しく理解した上で、適切な管理体制を整えることが求められます。

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(1)36協定の遵守

労働基準法36条に基づく労使協定（通称「サブロク協定」）を守る上でも勤怠管理は重要です。

36協定では、1日8時間・週40時間を超える労働を命じる場合、会社と従業員で書面による協定を結び、協定書面を労働基準監督署に提出することが義務付けられています。

この書類提出がないと、従業員に時間外労働を命じることは出来ません。

また、労働基準法違反の場合は経営者や管理者に6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が命じられます。

企業の義務を遵守するためにも、勤怠状況をきちんと管理しましょう。

(2)働き方改革関連法への対応

2018年、社会問題課していた長時間労働や多様な働き方への対応の遅れを改善するため、働き方改革関連法が成立しました。
働き方改革関連法で、勤怠管理に直接関わるポイントは以下の2点です。

①時間外労働の上限規制

前述した36協定を締結することで、企業側は原則1ヶ月に45時間、1年間で360時間の時間外労働をさせることが可能です。
さらに特別条項付き36協定を締結すると、年に6回まで限度時間を超えた時間外労働が認められ、延長時間に上限がない状態でした。
働き方改革関連法ではこれに上限規制を設け、年間720時間、1か月100時間以上もしくは2～6か月での月平均80時間超となる時間外労働および休日労働を禁止。
この改正は大企業で2019年、中小企業は2020年から施行されています。

②5日間の有給休暇取得義務

これまで特段取得義務がなかった有給休暇。
政府は有給休暇取得を推進するため、「年次有給休暇が10日以上付与される労働者には年5日の年次有給休暇を取得させる」ことを企業に義務付けました。
この法改正は2019年に施行されています。
これらの変更点に対応する上で、勤怠管理の存在は欠かせません。
正確に勤怠実績を記録することで、従業員の勤務状況、休暇取得状況を把握しましょう。

4.勤怠管理の方法

勤怠管理には大きく3種類の方法があります。
パソコンを使わないアナログな方法としてはタイムカードが代表的であり、デジタルな方法としてはExcel管理や勤怠管理システムの導入が挙げられます。
自社の規模や働き方のスタイルに合った方法を選ぶことが大切です。
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

(1)タイムカード

出勤・退勤時にタイムレコーダーへカードを通し、就業時間を記録する方法です。
操作が直感的でシンプルなため、ITに不慣れなスタッフが多い職場でも導入しやすいのが特長といえます。
タイムレコーダーの設置場所でしか打刻できず、取引先からの直帰やテレワークには対応できません。
また、集計作業は手作業になるため、従業員数が増えるほど管理担当者の負担も大きくなるでしょう。

(2)Excelへの入力

共有フォルダのExcelファイルに各自が勤務時間を入力する方法です。
関数やマクロを組み込めば勤務時間・日数の自動計算も可能で、給与計算の負担軽減につながります。
初期コストをほぼかけずに始められる点が魅力ですが、従業員の自己申告に頼る形になるため、記録の正確性には不安が残ります。
また、ファイルの作成・メンテナンスにはある程度のExcelスキルが必要で、法改正への対応も自社で行わなければなりません。

(3)勤怠管理システム

近年最も主流となっているのが、ICカードやスマートフォンで打刻できる勤怠管理システムの活用です。
打刻データがリアルタイムで集計されるため、管理者は常に正確な勤怠状況を把握できます。
給与管理システムやシフト管理システムとの連携により、従業員情報の一元管理も可能です。
導入コストは他の方法より高くなりますが、管理工数の大幅削減と法改正への自動対応が期待でき、導入企業は年々増加傾向にあります。

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5.勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには「タイムレコーダー型」「オンプレミス型」「クラウド型」の3種類があります。
それぞれの特徴・メリット・デメリットを理解した上で、自社の運用スタイルに合ったシステムを選ぶことが重要です。
3種類の特徴について1つずつ見ていきましょう。

(1)タイムレコーダー型

従業員が出退勤時に専用端末やICカードを使って打刻するタイプです。
見た目や運用方法はアナログのタイムレコーダーに近く、操作がシンプルなため現場への定着がしやすいのが強みです。
専用ソフトと連携すればiPadやPCでの打刻・集計にも対応している製品もあります。
タイムカード運用に慣れている企業や少人数の事業所が、初めてシステムを導入する際の選択肢として適しているでしょう。

(2)オンプレミス型

自社のサーバーやコンピューターに独自のシステムを構築する方式です。
自社の運用ルールや業務フローに合わせた細かいカスタマイズが可能で、社内ネットワーク内でデータを管理するためセキュリティの統制がしやすい点が特長です。
一方で、システムの構築・保守に専門知識とコストが必要であり、外部からのアクセスが制限されるためリモートワークや多拠点管理には対応しにくい面があります。

(3)クラウド型

インターネット経由でサービスを利用する形式で、現在最も普及が進んでいるタイプです。
場所を問わずスマートフォンやPCから打刻・確認ができるため、リモートワークや直行直帰が多い職場にも対応できます。
法改正時にはサービス提供側がシステムを自動的にアップデートするため、対応の手間がかからない点も大きなメリットです。
初期費用が低く、月額料金で利用できるSaaS型が多いため、中小企業でも導入しやすいといえるでしょう。

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