タイムカードや勤怠管理システムなどで毎日打刻し、出社時間や退社時間を記録している方は多いと思います。
勤怠管理はどの企業にとっても非常に重要です。企業が働き方改革関連法や労働基準法を遵守する上で欠かせません。従業員の健康やモチベーションにも深く関わっています。
この記事では、勤怠管理の目的や必要性を詳しく解説します。
勤怠管理の方法、近年普及している勤怠管理システムの種類についても紹介しますのでぜひ参考にしてください。
1.勤怠管理とは？
勤怠管理では、労働日数や労働時間をはじめ、以下の情報を管理しています。
- 労働日数
- 労働時間数
- 始業・終業時刻
- 深夜労働時間数
- 有給休暇日数
- 時間外労働時間
勤怠管理と似た言葉として「労務管理」「就業管理」などがあります。
「労務管理」は労働条件の調整を表す言葉で、勤務場所、勤務期間などに関わるものを指します。
「就業管理」は勤怠管理と似ており、言葉の使い方に明確な違いはありません。
就業管理の目的が”法令に沿って従業員の労働衛生を守る”であることから、勤怠管理は就業管理の一部、と考えていいでしょう。
2.勤怠管理の目的
勤怠管理をおこなう目的は大きく3つあります。
(1)正確な給与計算
従業員の給与を正しく計算するためには、誰が何時間働いたか、どの時間帯に働いたかなどの正確な情報が必要です。
正確な勤怠情報を記録することは、企業と従業員の間での給与に関するトラブル防止にもつながります。
労使間で良好な雇用関係を維持するためにも勤怠管理は重要なのです。
(2)従業員の健康管理・過重労働防止
過重労働を防ぎ、従業員の健康を守ることは企業の大事な責務です。
企業側は従業員が働きすぎていないか、過度な長時間労働になっていないか逐一チェックする必要があります。
時間外労働、深夜労働や休日出勤が多い従業員には健康診断や医師との面談も義務付けられています。
誰がどのくらい働いているか、健康面で負担になっていないかを把握する上で勤怠管理の情報が鍵を握ります。
(3)労働基準法などの法令遵守
労働基準法では週の労働時間、月の労働時間の上限を定めています。
この上限を超えて働かせるには労使間での協定締結などの対応が必要です。
また、働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限が明確になりました。
この上限時間を超過して働かせた場合、法律違反として懲役や罰金、企業名公表などのリスクがあります。
法令を遵守し、適切な労働時間で従業員に活躍してもらうために、勤怠管理は重要な役割を担っているのです。
3.なぜ勤怠管理が必要なのか
(1)36協定の遵守
労働基準法36条に基づく労使協定（通称「サブロク協定」）を守る上でも勤怠管理は重要です。
36協定では、1日8時間・週40時間を超える労働を命じる場合、会社と従業員で書面による協定を結び、協定書面を労働基準監督署に提出することが義務付けられています。
この書類提出がないと、従業員に時間外労働を命じることは出来ません。
また、労働基準法違反の場合は経営者や管理者に6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が命じられます。
企業の義務を遵守するためにも、勤怠状況をきちんと管理しましょう。
(2)働き方改革関連法への対応
2018年、社会問題課していた長時間労働や多様な働き方への対応の遅れを改善するため、働き方改革関連法が成立しました。
働き方改革関連法で、勤怠管理に直接関わるポイントは以下の2点です。
①時間外労働の上限規制
前述した36協定を締結することで、企業側は原則1ヶ月に45時間、1年間で360時間の時間外労働をさせることが可能です。
さらに特別条項付き36協定を締結すると、年に6回まで限度時間を超えた時間外労働が認められ、延長時間に上限がない状態でした。
働き方改革関連法ではこれに上限規制を設け、年間720時間、1か月100時間以上もしくは2～6か月での月平均80時間超となる時間外労働および休日労働を禁止。
この改正は大企業で2019年、中小企業は2020年から施行されています。
②5日間の有給休暇取得義務
これまで特段取得義務がなかった有給休暇。
政府は有給休暇取得を推進するため、「年次有給休暇が10日以上付与される労働者には年5日の年次有給休暇を取得させる」ことを企業に義務付けました。
この法改正は2019年に施行されています。
これらの変更点に対応する上で、勤怠管理の存在は欠かせません。
正確に勤怠実績を記録することで、従業員の勤務状況、休暇取得状況を把握しましょう。
4.勤怠管理の方法
勤怠管理には大きく3種類の方法があります。
パソコンを使わないアナログな方法としては、タイムカードなどが代表的です。
パソコンを使うやり方としてはExcelで管理表を作成する方法や、勤怠管理専用のシステムの導入などが挙げられます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
(1)タイムカード
出勤時と退勤時、従業員がタイムレコーダーにタイムカードを通すことで就業時間を記録する方法です。
職場に来た時および職場を去る時に時刻を記録するため、正確に労働時間を把握できます。
ただし、タイムレコーダーが設置されている場所でしか打刻は出来ません。
取引先から直帰する場合や、リモートワークを実施する場合に勤務時間を記録できないのはタイムカードの弱点です。
(2)Excelへの入力
共用パソコン内のExcelファイルや共有フォルダに用意したExcelファイルで各自が勤務時間を入力する勤怠管理の方法もあります。
関数を埋め込んでおけば勤務時間や勤務日数を自動的に計算でき、勤務状況の把握とともに、給与計算の負担軽減が可能です。
ただし従業員の自己申告による入力となるため、正確性には疑問が残ります。
集計のための関数やマクロを組み込むのにも知識が必要です。
(3)勤怠管理システム
近年最も主流なのが、ICカードやスマートフォンなどで打刻ができる勤怠管理システムの活用です。
職場への入退室時にICカードなどでシステム上に打刻することで、正確な勤務時間や休憩時間を記録できます。
システムによっては、給与管理システムやシフト管理システムなどと連携できるものもあるため、従業員情報の一元管理が可能です。
他の2つに比べて導入コストが高い点がデメリットですが、管理者の負担軽減、業務効率化に繋がることから、導入企業は年々増加傾向にあります。 リモートワークや外出先での打刻にも対応できる点で、時代に即した方法とも言えます。
5.勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムには「タイムレコーダー型」「オンプレミス型」「クラウド型」の3種類があります。
それぞれの特徴について紹介します。
(1)タイムレコーダー型
タイムレコーダー型の勤怠管理システムは、従業員が出勤や退勤時に専用の端末やカードを使用して打刻する方式を取っています。
見た目や運用方法は従来のタイムレコーダーと似ていますが、専用ソフトをインストールすることで、iPadやPCでの打刻や、パソコン上での集計に対応している製品もあります。
タイムカードでの運用に慣れている企業や少人数の企業におすすめです。
(2)オンプレミス型
組織内のサーバーやコンピューターに独自のシステムを構築する方式がオンプレミス型です。
自社の運用方法に沿ったシステムを構築できるためカスタマイズ性が高く、そ組織の要件に合わせたやり方で勤怠管理できます。
外部からのアクセスが制限されるため、リモートワークなどに対応しづらいのが欠点です。
(3)クラウド型
クラウドベースのサーバー上で提供される勤怠管理システムで、インターネット環境があればどこでも利用できます。
データはクラウド上に保存され、リアルタイムで確認、集計ができます。
システムのアップデートが随時行われ、法改正などへの対応がスムーズなのもクラウド型のメリットです。
まとめ
勤怠管理がなぜ必要なのかについて、勤怠管理の目的や方法、勤怠管理システムの種類を紹介しつつ解説しました。
勤怠管理は企業が労働基準法を遵守する上で欠かせない存在です。
また、勤怠管理を正しく行うことが、従業員の働きやすさ向上や過重労働防止に繋がります。
正確な勤怠管理を実現するためにも、管理方法の見直しやシステムの導入を検討することをおすすめします。
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