勤怠管理の重要性とは？企業がおさえるべきシステム導入時の5つのポイント

働き方改革やテレワークの普及により、勤怠管理は企業の法令を左右する重要な鍵となっています。
本記事では、今なぜ厳格な管理が求められているのかという背景を整理します。
システム導入時に必ず押さえるべきポイント、運用の定着を成功させるための具体的なステップについてもまとめました。

テップについてもまとめました。

1.勤怠管理が重要になっている背景

働き方改革の推進やテレワークの普及により、勤怠管理のあり方は大きく変化しています。
単なる労働時間の記録という枠を超え、企業の法令遵守や経営戦略の重要な要素となりました。
現代の企業がなぜこれほど厳格な管理を求められているのか、主な要因を整理しましょう。

• 働き方改革関連法への対応
• 働き方の多様化への対応
• 従業員の健康管理の徹底
• バックオフィスのDX推進

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)働き方改革関連法への対応

働き方改革関連法に伴う法令遵守は、優先すべき背景です。
残業時間の上限規制や年5日の有給休暇取得が義務化され、違反した企業には罰則が科される可能性があるためです。
これまで曖昧になりがちだった残業時間の集計も、現在は1分単位で厳密な管理が求められています。
手書きによる管理では、こうした要件を満たすのは難しく、法的リスクを完全に排除することはできません。
法律に則った労働時間の客観的な記録は、企業の社会的信頼を守る絶対条件です。

【関連記事】働き方改革とは？目的と具体的な法改正について紹介

(2)働き方の多様化への対応

テレワークや直行直帰といった、場所や時間に縛られない働き方の普及も重要な要因です。
オフィス外で働く従業員の労働実態を把握するには、タイムカードのような物理的な打刻手段では対応しきれません。
例えば、スマートフォンのGPS機能やPCの操作ログを活用したデジタル打刻であれば、どこにいても本人の勤務実績を確認できます。
管理者側もリアルタイムで状況を把握しやすくなるでしょう。

(3)従業員の健康管理の徹底

勤怠管理は、従業員の心身の健康を守るセーフティーネットの役割も担っています。
長時間労働が常態化すると、メンタルヘルスの不調や離職を招く恐れがあるためです。
システム上で残業時間が一定のラインを超えた際に、本人や上司へ通知される仕組みがあれば、早期対応が可能です。
手遅れになる前に対策を講じることで、深刻な問題を防げます。

(4)バックオフィスのDX（デジタル化）推進

労働力不足が深刻化する中で、事務部門のDXを推進する動きも加速しています。
単純作業をデジタル化し、限られたソースを有効活用する必要があるためです。
勤怠データを給与計算ソフトと連携させれば、毎月の照合作業にかかる工数を大幅に削減できます。
担当者の負担軽減だけでなく、ミスの防止にもつながるでしょう。
勤怠管理のデジタル化は、単なる効率化にとどまりません。
経営判断をスピードアップさせる基盤づくりとしても重要です。

【関連記事】勤怠DXとは？勤怠管理のデジタル化がもたらすメリットや導入のポイントを解説

2.勤怠管理システム導入時におさえるべき5つのポイント

勤怠管理システム導入の成功には、機能と使いやすさのバランスが重要です。
知名度や価格だけで選んでしまうと、導入後に現場が混乱する恐れがあります。
かえって管理コストが増大するケースも少なくありません。
ここでは、検討段階で重視すべき本質的な5つのポイントを整理します。
スムーズな運用定着を目指すためにも、事前に確認しておきましょう。

• 自社の勤務形態への適合性
• 現場での操作性と打刻手段
• 外部システムとのデータ連携
• 法改正への自動対応機能
• サポート体制とセキュリティ

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)自社の勤務形態への適合性

勤怠管理システムを選定する際は、就業規則や勤務形態に対応できるか確認しましょう。
企業ごとに、フレックスタイム制や変形労働時間制、裁量労働制など、計算ルールは大きく異なります。
ルールを正しく反映できなければ、システムを導入する意味は薄れます。
複雑なシフト勤務を採用している現場で、固定時間制のみのシステムを選んだ場合、手作業での再計算が必要になります。
まずは自社の就業ルールを整理しましょう。
そのうえで、標準機能で対応できるか、カスタマイズが可能か確認すべきです。

(2)現場での操作性と打刻手段

勤怠管理システムは、管理者だけでなく全従業員が日常的に利用するツールです。
直感的に操作できるデザインや、使いやすさは非常に重要なポイントとなります。

高機能なシステムであっても、操作が煩雑であれば現場に負担がかかります。
打刻漏れや申請ミスが増え、不正打刻の温床になる可能性もあるでしょう。
オフィス勤務が中心であればPCやICカード、外勤が多い職種であればスマートフォンによるGPS打刻が有効です。
なりすまし防止を重視する場合には、顔認証などの生体認証も選択肢となるでしょう。
ITに不慣れな従業員でも迷わず使えるかどうかは、導入後の定着率を左右します。

(3)外部システムとのデータ連携

勤怠管理システムは、給与計算や労務管理と連携してこそ効果を発揮します。
給与支払いの根拠となる重要な情報であるためです。
システム間の連携が不十分だと、データを加工したり、手入力で転記する作業が残ります。
業務負担が減らないだけでなく、入力ミスのリスクも高まるでしょう。
API連携に対応しているシステムであれば、ボタン一つでデータを同期できます。
バックオフィス業務全体の流れを俯瞰し、データが途切れずに連携できるか確認することが重要です。

(4)法改正への自動対応機能

労働法は、働き方改革を背景に頻繁に改正されています。
そのたびに、自社で設定変更やシステム改修を行うのは大きな負担となります。
クラウド型であれば、法改正にあわせてベンダー側が自動でアップデートを行います。
利用企業は、常に最新の法に準拠した状態でシステムを使い続けることが可能です。
残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化など、複雑な法令対応をシステムに任せられる点は大きなメリットです。
法令リスクを抑えるうえでも、欠かせない機能と言えるでしょう。

(5)サポート体制とセキュリティ

勤怠管理システムは、導入後も長く使い続けるものです。
そのため、運用開始後のサポート体制を軽視してはいけません。
初期設定には専門知識が必要となる場合もあります。
また、万が一システムトラブルが発生した際に迅速な対応が受けられなければ、給与計算などの重要業務に支障が出る恐れがあります。
チャットや電話で相談できる窓口があるか、事前に確認しておきましょう。
個人情報を扱うシステムとして、セキュリティ対策が十分かどうかも重要な判断材料となります。

3.システム導入を成功させるためのステップ

勤怠管理システムは、導入するだけで自動的に効果が出るものではありません。
事前準備から導入後の教育まで、段階を踏んで進めることが重要です。
現場の混乱を最小限に抑えながら、運用を定着させるためのステップを整理しました。

• 現状の課題と目的の明確化
• 自社に合うシステムの比較選定
  
• 運用ルールの整備とテスト運用
• 全社への周知と操作説明の実施

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】勤怠管理システム導入でよくある悩みとは？注意点やポイントも解説

(1)現状の課題と目的の明確化

まずは、現状の勤怠管理における課題を洗い出しましょう。
課題が曖昧なままでは、導入の目的も不明確になります。
例えば、「残業時間の集計ミスが多い」「有給休暇の管理に手間がかかっている」など、具体的な問題点を整理します。
そのうえで、システム導入で何を解決したいのか明確にしましょう。
目的が明確になれば、システム選定の判断基準も定まります。

(2)自社に合うシステムの比較選定

目的が明確になったら、複数の勤怠管理システムを比較検討します。
一つの製品だけで判断すると、機能やコストの妥当性を見誤る恐れがあります。
無料トライアルやデモ画面を活用し、実際の操作感を確認することが大切です。
管理者だけでなく、従業員が打刻する流れも想定してチェックしましょう。
事前に使い勝手を確認しておくことで、導入後のギャップを防げます。

(3)運用ルールの整備とテスト運用

システムを選定したあとは、現在の就業規則と運用ルールを見直します。
デジタル化に伴い、従来の紙ベースの運用とは異なるルールが必要になるケースも。
例えば、直行直帰時の申請方法や、打刻忘れが発生した場合の修正フローなどです。
いきなり全社導入するのではなく、一部部署でテスト運用を行うとよいでしょう。
テスト段階で出た課題をもとに調整することで、導入時のトラブルを減らせます。

(4)全社への周知と操作説明の実施

運用開始前には、全従業員に対して導入の目的を丁寧に説明する必要があります。
新しいシステムに対して、不安や抵抗感を抱く従業員も少なくありません。
説明会の実施や、簡易マニュアルの配布などを行うと効果的です。
社内の相談窓口を設けることも、定着を後押しします。
「管理が厳しくなる」のではなく、「働き方を守るための仕組み」であることを伝えましょう。

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