勤怠管理システムの失敗しない選び方とは？導入の注意点も解説

働き方改革やテレワークの普及により、勤怠管理システムの重要性が高まっています。
しかし、自社に合わない製品を選ぶと、現場の混乱や法違反のリスクを招く恐れもあります。
本記事では、失敗しないための選定基準から導入メリットまで、担当者が押さえるべき重要ポイントをまとめました。

1.勤怠管理システムとは？基本機能と役割

勤怠管理システムは、従業員の労働時間をデジタルで一括管理します。
法規制への対応や業務効率化が求められる現代、多くの企業にとって不可欠なツールとなりました。
システムが備える主要な機能と、その役割を整理しておきましょう。

• 打刻管理・労働時間の自動集計
• 残業時間の上限管理
• 休暇管理の承認ワークフロー
• 給与計算システムとの連携

以下、それぞれについて詳しく解説します。

(1)打刻管理・労働時間の自動集計

従業員の出退勤時刻を正確に記録し、労働時間をリアルタイムで自動集計します。
手書きの出勤簿やExcel管理では、記入ミスや計算間違いといったヒューマンエラーを避けられません。
システムを導入すれば、あらかじめ設定したルールに基づき正確なデータが算出されるため、管理者の負担は劇的に軽減されるでしょう。
パソコンやスマートフォン、ICカード、顔認証など、多様な手段で客観的な記録を残せるのも大きな特徴です。
集計データは残業時間や深夜手当といった項目ごとに分類され、即座に確認できます。
客観的な記録に基づき、ミスなく迅速に実労働時間を把握できる点が、システムが持つ最も基本的かつ重要な役割と言えます。

(2)残業時間の上限管理

長時間労働を防ぐため、残業時間を常に監視し、基準を超えそうな場合に通知を行います。
たとえば、月の残業が45時間を超えそうになった際、本人と上司にメールなどでアラートが送信されるイメージです。
コンプライアンスの遵守のみならず、従業員の心身の健康を守るためのセーフティーネットとして機能します。

(3)休暇管理の申請ワークフロー

勤怠管理システムには、休暇の消化状況確認、残業や休暇の申請・承認機能も備わっています。
紙の申請は、紛失のリスクや承認待ちのタイムラグが発生し、管理効率がよくありません。
その上、有給休暇の取得義務化への対応には、正確な残日数の把握が不可欠です。
システムであれば、従業員はスマホアプリから手軽に休暇を申請でき、管理者は承認ボタン一つで処理を完結できます。
承認内容はそのまま勤務実績に反映されるため、二重入力の手間も一切かかりません。
煩雑な社内手続きをペーパーレス化し、組織全体の事務処理スピードを向上させます。

【関連記事】休暇申請をシステムで電子化する方法とは？システム活用のコツを紹介

(4)給与計算システムとの連携

集計した勤怠データを給与計算システムへ受け渡す役割も重要です。
どれほど正確に労働時間を集計しても、給与計算時に手入力で数字を移し替えていては、新たなミスを誘発する恐れがあります。
CSV出力やAPI連携の活用で、給与計算にかかる時間も大幅に短縮されるでしょう。
バックオフィス業務全体の自動化を実現し、企業の生産性を高める基盤となります。

2.勤怠管理システム導入はなぜ失敗しやすいのか

勤怠管理システムを導入したものの、期待した効果が得られず運用が定着しないケースは少なくありません。
失敗の多くは、単なる機能不足ではなく、現場の使い勝手や社内調整の不足に起因しています。
事前に「落とし穴」を把握しておくことで、自社にとってのリスクを最小限に抑えられるはずです。

• 現場のITリテラシーに合わない操作性
• 自社の就業規則とのミスマッチ
• 給与計算ソフトとの連携不足
• 導入目的の共有不足による現場の反発

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
【関連記事】勤怠管理システムにはどんな種類がある？それぞれのメリット・注意点を紹介

(1)現場のITリテラシーに合わない

システムが複雑すぎると、現場への浸透に失敗し、結局形骸化してしまいます。
従業員のITスキルには個人差があり、多機能すぎるツールは入力漏れや操作ミスの原因となります。
たとえば、多くの画面遷移を要するUIでは現場の不満が溜まり、正しい記録が残りません。誰もが直感的に操作できるシステムを選ぶことが、運用を軌道に乗せる近道です。

(2)自社ルールとのミスマッチ

自社の勤務形態や複雑なルールに対応できず、手作業が残るケースも少なくありません。
汎用的なシステムでは特殊なシフトや手当の計算ロジックに柔軟に対応できない場合があるためです。
例えば、変形労働時間制や独自の休暇規定が設定できず、結局Excelでの再計算が必要になるといった失敗がよく見られます。
導入前に、自社の運用をどこまで再現できるか綿密な確認が欠かせません。

(3)給与計算ソフトとの連携不足

既存の給与計算ソフトとスムーズに連携できるかどうかも重要です。
システム同士が連携できず、手動入力する手間が残れば、効率化の恩恵は半減してしまいます。
CSVの形式が合わなかったり、API連携が不安定だったりして、月末の作業時間が一向に減らない事態も起こり得るでしょう。
バックオフィス業務の全体像を捉え、データの連続性を確保する必要があります。

(4)導入目的が不明確

導入の目的を明確に伝えないまま運用を開始すると、従業員の抵抗を招きます。
「管理が厳しくなる」というネガティブな側面ばかりが強調されると、正確な打刻への協力が得られないためです。
例えば、修正申請の手間が増えることへの不満が噴出し、以前の運用に戻るケースも。
「残業減少につなげる」「申請を楽にする」といったメリットを共有することが、定着の鍵を握ります。

3.勤怠管理システムの失敗しない選び方

最適な勤怠管理システムを選ぶことは、単なるツール導入以上の価値をもたらします。
多種多様なサービスが展開されている中で、知名度や価格だけで選んでしまうと、運用が立ち行かなくなるリスクを否定できません。
検討時に押さえるべき以下のポイントをおさえて、導入失敗を防ぎましょう。

• 自社の勤務形態に合っているか
• 必要な機能が過不足なく揃っているか
• 操作性・現場での使いやすさ
• 他システムとの連携可否

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)自社の勤務形態に合っているか

就業規則や多様な働き方にシステムが対応できるか、念入りに確認しましょう。
フレックスタイム制や変形労働時間制、テレワークなど、勤務形態は千差万別です。
それらを正しく計算できなければ導入の意味がありません。
例えば、複雑なシフト勤務がある現場で、固定時間制にしか対応していない安価なツールを選んでしまうと、手作業による再計算が発生します。
まずは自社の特殊なルールを洗い出し、それらをシステムの機能でカバーできるか、もしくはカスタマイズ可能かを精査することが成功の第一歩です。

(2)必要な機能が過不足なく揃っているか

自社の課題解決に必要な機能が備わっているかを見極めましょう。
多機能なシステムは魅力的ですが、使わない機能が多すぎると、かえって利便性を損なう恐れがあります。
具体的には、有給休暇の自動付与機能や残業超過のアラート通知など、法令遵守に直結する「必須機能」を軸に検討を進めるのが良いでしょう。
一方、高度な工数管理や分析機能が現フェーズで必要か判断することも重要です。
「身の丈に合ったシステム」を選ぶことが、安定した運用に繋がります。

(3)操作性・現場での使いやすさ

全従業員が毎日触れるツールだからこそ、直感的に操作できるデザインや使い勝手重要な選定基準です。
どんなに高機能でも、打刻や申請の手順が煩雑であれば現場のストレスが溜まります。
入力漏れや不正打刻の温床になりかねません。
ITに不慣れな層でも迷わず使えるシステムであれば、教育コストも最小限に抑えられるはずです。

(4)他システムとの連携可否

給与計算や労務管理などの既存ツールと、スムーズにデータ連携できるかを確認しておきましょう。
勤怠データは給与支払いの根拠となります。
システム間の連携がスムーズでないと、月末にCSVデータの加工や手入力といった無駄な作業が発生します。
API連携に対応していれば、ボタン一つでデータが同期され、ヒューマンエラーを排除できます。
バックオフィス業務全体のワークフローを俯瞰し、データの「入り口」から「出口」までが途切れることなく繋がる製品を選択するのが賢明です。

4.勤怠管理システム導入時の注意点

システムの選定が完了しても、導入の進め方を誤れば期待した効果は得られません。
スムーズに運用を軌道に乗せるには、事前に押さえておくべき注意点が存在します。
技術的な側面だけでなく、準備段階での取り組みに目を向けてみましょう。

• 導入目的を明確にせずに選ばない
• 現場への周知・教育を軽視しない
• 無料トライアル・デモを活用する
• 将来的な運用拡張を見据える

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)導入目的を明確にせずに選ばない

システムを導入すること自体が目的化し、課題が曖昧なまま進めるのは避けるべきです。
自社の課題が「工数の削減」なのか「不正の防止」なのかによって、重視すべき機能や選ぶべき製品が大きく異なるからです。
例えば、残業管理を厳密にしたい企業が、単に打刻ができるだけのシンプルなツールを選んでしまうと、結局別の管理表が必要になるといった二度手間が生じます。
優先順位を明確にし、社内の共通認識を形成することが成功の鍵となります。

(2)現場への周知・教育を軽視しない

新しいシステムの導入は、現場の従業員にとって少なからず負担となることを忘れてはいけません。
使い方が分からない、あるいは「監視が強まる」といった誤解が生じると、心理的な抵抗から正しい打刻が行われなくなる恐れがあるためです。
具体的には、操作マニュアルの配布はもちろん、説明会を開いて「申請業務が楽になる」「サービス残業がなくなる」といった従業員側のメリットを伝える必要があります。
現場の理解と協力を得ることができて初めて、システムは真価を発揮するでしょう。

(3)無料トライアル・デモを活用する

スペックだけで判断せず、実際の操作感を試用期間中に検証することが不可欠です。
画面上では使いやすそうに見えても、自社の複雑な勤務シフトを設定しようとした際に、思わぬ制約が見つかるケースは少なくありません。
実際の業務で発生する「直行直帰」や「休暇申請」などの操作を、一部の部署でテスト運用してみるのが良いでしょう。
本契約の前に、管理側・従業員側の双方がストレスなく操作できるかを実機で確認することで、導入後の「こんなはずじゃなかった」という失敗を防げます。

(4)将来的な運用拡張を見据える

現在の従業員数や組織構造だけでなく、数年後の事業拡大や働き方の変化にも対応できるかを見据えておくべきです。
安価で小規模向けのシステムは、急激な人員増加や拠点拡大、あるいは多様な雇用形態の追加に対応しきれなくなるリスクがあります。
柔軟な設定変更が可能か、拡張性に富んだクラウド型かといった視点を持ち、長く使い続けられる基盤を選択することが重要です。

5.勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムの導入は、単なる記録のデジタル化に留まりません。
複雑な集計作業の自動化や、法改正への迅速な対応など、企業運営における課題を解決する強力な武器となります。
導入によって得られる具体的なメリットを整理しました。

• 作業効率化につながる
• 法的リスクを回避できる
• 長時間労働を抑制できる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)作業効率化につながる

事務作業にかかる時間を劇的に短縮し、バックオフィス業務の生産性を高めます。
手書きやExcel管理で発生していた転記や検算の作業が、システム化によって完全に自動化されるためです。
例えば、月末に数日かけて行っていた全社員の勤務時間集計が、ボタン一つで完了します。
事務負担が大幅に軽減されることで、採用や教育といった戦略的な業務に時間を使えるようになるでしょう。

(2)法的リスクを回避できる

最新の労働関連法規を、ミスなく確実に遵守できる体制が整います。
働き方改革に伴う残業上限規制や有給休暇の取得義務化など、複雑なルールをシステムが自動で判定してくれるからです。
基準を超えそうな場合に通知する機能があれば、法的リスクを未然に防げるでしょう。
客観的な記録を残すことは、健全な企業運営を証明し、対外的な信頼性を高めることにも繋がります。

(3)長時間労働を抑制できる

従業員の働きすぎをリアルタイムで把握できるので、メンタルヘルスや健康管理に役立ちます。
アナログ管理と違い、日次で勤務状況が可視化されるため、早期の対策を講じられるようになるでしょう。
特定の社員に業務が集中している場合、上司が分担を調整するなど適切なフォローが即座に行えるはずです。
従業員が安心して働ける環境を整えることは、離職防止や満足度向上といった効果も期待できます。

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