他店応援時の勤怠管理を効率化するには？システム活用方法を紹介

複数店舗を運営する企業にとって、他店応援は人手不足を補う有効な手段です。
一方で、勤怠管理が煩雑になり、集計に手間を感じる担当者も多いのではないでしょうか。
管理が属人的になると、労働時間の把握漏れやコストの見えにくさといった課題にもつながります。
本記事では、他店応援時に起こりやすい勤怠管理の課題を整理したうえで、勤怠管理システムを活用して効率化する具体的な方法を紹介します。

1.他店応援時の勤怠管理で起こりやすい課題とは

他店応援は人手不足を補う有効な手段ですが、管理が煩雑になりやすい勤務形態です。
応援分の労働時間が正しく集計できなければ、本部・店舗双方で管理負担が増大します。
他店応援時によく発生する勤怠管理上の課題は3つあります。

• 打刻場所が不明確で勤務実態が見えない
• 自店と他店応援を分けて集計できない
• 応援人時を正確に管理できない

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)打刻場所が不明確で勤務実態が見えない

他店応援時の勤怠管理では、どの店舗で勤務したのか分からなくなる点が課題です。
打刻方法が共通化されておらず、応援先の店舗情報が勤怠データに反映されないケースが多く見られます。
共通の打刻端末や個人スマートフォンで出退勤を記録している場合、打刻時点では「どこで働いたか」が残らないことがあります。
実際の勤務場所と勤怠データが結び付かず、後から確認や修正が必要になるでしょう。
打刻場所が明確にならない状態は、精度を下げる原因になります。

(2)自店勤務と他店応援を分けて集計できない

他店応援が発生すると、自店勤務と応援勤務を区別して管理する必要があります。
勤怠データが一括で集計されると、どこで何時間働いたのか把握しづらくなります。
例えば、月末に勤怠を締めた際、自店の労働時間に他店応援分が混在してしまうと、店舗別の人員配置や労働時間分析が正確に行えません。
その結果、応援の負担が特定の店舗に偏っていることに気付けない場合もあります。

(3)応援人時を正確に集計できない

他店応援では、応援にどれだけの人時を使っているか把握することが重要です。
応援人時が見えないと、人員計画やコスト管理の判断材料が不足します。
例えば、慢性的に応援が発生している店舗があっても、感覚的な把握にとどまり、具体的な数値として共有できないケースがあるでしょう。
その状態では、増員やシフト見直しといった改善策を検討しにくくなります。
応援人時を管理できないことは、経営判断の遅れにつながる可能性があります。

2.他店応援の勤怠管理が重要な理由

他店応援は柔軟な人員配置を実現できる一方、管理が曖昧だと問題を引き起こします。
勤怠を正しく把握できなければ、労務リスクやコスト増加につながる可能性も。
なぜ他店応援において勤怠管理が重要なのか、理由をまとめました。

(1)労働時間を正確に把握し労務リスクを防ぐため

他店応援では、通常よりも労働時間の管理が重要になります。
自店勤務と応援勤務が混在することで、労働時間の把握が複雑になるためです。
例えば、応援分の勤務時間を正しく集計できていないと、実際には法定労働時間を超えているにもかかわらず、管理上は問題がないように見えてしまうことがあります。
その結果、長時間労働の見逃しや是正指導の対象になるリスクが高まります。
正確な勤怠管理は、企業を守るための基本です。

(2)店舗別の人件費や応援コストを可視化するため

他店応援が多い企業ほど、人件費管理の精度が求められます。
応援にかかる人時が見えなければ、どの店舗でどれだけコストが発生しているのか判断できません。
例えば、売上が安定していない店舗に多くの応援人員が入っていた場合、本来は配置の見直しが必要かもしれません。
勤怠データが整理されていないと、その事実に気付くのが遅れます。
店舗別に人件費を把握することは、経営改善の第一歩です。

(3)公平な評価と適切な人員配置につなげるため

他店応援は、従業員の協力によって成り立つ働き方です。
だからこそ、誰がどれだけ応援に入っているのかを正しく管理する必要があります。
特定の従業員だけが頻繁に応援に入っている場合、その負担が正当に評価されなければ不満につながります。
勤怠データとして実績を残しておけば、評価やシフト調整の判断材料として活用できます。
公平性を保つためにも、他店応援の勤怠管理は欠かせません。

3.他店応援時の勤怠管理を効率化するには

他店応援の勤怠管理を属人的な対応に任せていると、確認や修正作業が増えがちです。
効率化を図るには、個別対応ではなく仕組みを作ることが欠かせません。
他店応援時の勤怠管理をスムーズにするための考え方をまとめました。

【関連記事】大企業の勤怠管理でよくある悩みとは？勤怠管理システムの選び方を解説！

(1)勤務場所を特定できる仕組みを作る

他店応援の勤怠管理を効率化するには、打刻時に勤務場所を明確にすることが重要です。
後から勤務店舗を確認・修正する作業が最も手間とミスを生みやすいためです。
店舗ごとに打刻場所を設定したり、拠点を選択して打刻する運用にすれば、勤務データに自動で店舗情報がひも付きます。
管理者が個別に聞き取りを行う必要もなくなります。
打刻時に情報を確定させることが、効率化の第一歩と言えるでしょう。

(2)自店・他店の勤務時間を自動で分ける

勤怠管理を効率化するには、集計段階での手作業を減らすことが欠かせません。
自店勤務と他店応援の時間が混在すると、月次集計や確認作業が複雑になります。
勤務区分や所属店舗を打刻データに反映させておけば、システム上で自動的に時間を分けて集計可能です。
切り分けを自動化する考え方が、安定した運用につながります。

(3)応援人時をデータとして残す

他店応援の勤怠管理は、単なる記録で終わらせるべきではありません。
応援にかかった人時を分析できる形で残すことが重要です。
店舗別・期間別に応援人時を可視化すれば、人手不足の店舗を把握できます。
その情報をもとに、人員配置の見直しや採用計画の検討がしやすくなります。
勤怠データを経営判断に活かす視点が、効率化の本質と言えます。

(4)店舗別・人別で応援実績を把握する

勤怠管理システムを活用すれば、店舗別・人別に応援実績を把握できます。
店舗別レポートでは「どの店舗がどれだけ他店の人手に頼っているか」が明確になります。
また、人別に見ることで、特定の従業員に応援が集中していないか確認可能です。
こうしたデータがあれば、配置の偏りを是正したり、応援実績を評価に反映できるでしょう。
店舗と人の両面から応援実績を把握することが、持続的な人員運営につながります。

4.他店応援管理に役立つ勤怠管理システムの機能

他店応援を正確かつ効率的に管理するには、システムに備わっている機能が重要です。
応援に適した機能を活用できれば、現場の手間を減らしつつ管理精度を高めることが可能です。
他店応援管理に役立つ代表的な勤怠管理システムの機能を紹介します。

(1)複数店舗を一元管理できる機能

他店応援が発生する企業では、複数店舗をまとめて管理できる機能が欠かせません。
店舗ごとに管理方法が分かれていると、データの集約や確認に時間がかかります。
例えば、本部で全店舗の勤怠状況を一覧できれば、応援が多発している店舗や人員が不足している拠点をすぐに把握できます。
一元管理機能は、他店応援を前提とした運営の土台になります。

(2)打刻場所を判別できる機能

他店応援管理では、どこで打刻したかを正確に把握する必要があります。
そのため、打刻場所を制御または判別できる機能が重要です。
例えば、GPS打刻や拠点別打刻設定を使えば、指定された店舗以外での打刻を制限したり、打刻場所を自動で記録したりできます。
打刻場所を管理できる機能は、応援管理の精度を高める要素です。

(3)勤務区分・所属の切替機能

他店応援が多い職場では、勤務区分や所属の切り替えが頻繁に発生します。
応援勤務専用の区分を用意し、打刻時や申請時に選択できるようにすれば、自動で勤務内容を切り分けられます。
柔軟な切り替え機能は、現場と管理双方の負担軽減につながるでしょう。

(4)応援実績を集計・出力できる機能

他店応援の勤怠データは、集計して初めて価値を持ちます。
レポート出力機能があれば、応援人時や応援回数を簡単に可視化できるでしょう。
例えば、店舗別・人別に応援実績を出力すれば、人手不足の傾向や応援負担の偏りを把握できます。
数値をもとに改善策を検討しやすくなるでしょう。
集計・レポート機能は、応援管理を次のアクションにつなげるための重要な要素です。

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