勤怠管理は誰の仕事？働き方改革での変更点や勤怠管理の正しい方法を解説

従業員の労働時間や休暇日数などを把握するための勤怠管理。本来誰が担当すべき仕事なのか疑問に思ったことはありませんか。
この記事では、勤怠管理と労務管理の違いを踏まえつつ、勤怠管理が誰の仕事なのか解説します。
また、働き方改革関連法案の施行により、2019年4月から勤怠管理の方法に変更点が生じています。
法律を遵守した勤怠管理の方法も紹介しますのでぜひお読みください。

1.勤怠管理は誰の仕事？
2.勤怠管理の対象は？
3.2019年働き方改革での変更点
4.勤怠管理を適切に行う方法
5.勤怠管理はExcelよりシステムがおすすめな理由3つ
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1.勤怠管理は誰の仕事？

労働基準法において、勤怠管理は使用者（会社）の責任であり義務であるとされています。
中小企業であれば社長や総務担当者が、大きな組織であれば労務担当の部署が担うケースが一般的です。
ただし実態としては、部署の垣根を越えて現場の店長やマネージャーが日々の打刻確認や修正対応を任されている企業も少なくありません。
「制度上の管理責任は労務部門にあるが、日々の運用は現場任せ」というギャップが、打刻漏れや申告の遅れといったトラブルの温床になりやすい点には注意が必要でしょう。
企業によって勤怠管理を担う部署は異なるからこそ、誰がどこまで責任を持つのかをあらかじめ明確にしておくことが大切です。

勤怠管理と労務管理の違い

勤怠管理と似た言葉に「労務管理」があります。
労務管理は社会保険の手続きや労働環境の整備、給与計算など、従業員の労働に関すること全般を指す、より広い概念です。
勤怠管理はその労務管理の一部にあたります。
たとえば労働時間の集計データは、そのまま給与計算や社会保険の手続きにも使われるため、勤怠管理の記録に誤りがあると労務管理全体に影響が及びかねません。
また、労務管理や勤怠管理と似た言葉に「就業管理」がありますが、こちらは従業員の働き方や待遇の管理を指し、労務管理の一部と考えて差し支えないでしょう。
用語の違いを正しく理解しておくと、社内での役割分担や業務範囲の説明もスムーズになります。

2.勤怠管理の対象は？

勤怠管理の対象範囲について、正しく理解できているでしょうか。
「小規模な事業所だから対象外では」「管理職には打刻の義務がないのでは」といった思い込みが、そのまま法令違反のリスクにつながるケースは少なくありません。
ここでは、勤怠管理の対象となる事業場と従業員の範囲について、担当者が押さえておくべきポイントを整理します。

（1）全ての事業場が対象

勤怠管理は、漁業や農業など自然条件に左右される一部の業種を除き、全ての事業場が対象です。
従業員を一人でも雇用すれば、その時点で勤怠管理の義務が発生します。
「小規模だから」「アルバイトだけだから」といった理由で対象外になることはなく、雇用形態を問わず管理が必要になる点は、規模の小さい店舗や事業所ほど見落とされがちなポイントといえるでしょう。
事業を始めたばかりの担当者は、まずこの前提を押さえておくことが重要です。

（2）従業員も管理職も対象

以前は勤怠管理の対象は一般従業員のみで、管理監督者は含まれていませんでした。
しかし近年、労働者の過重労働や過労死が社会問題化し、長時間労働の是正が求められるようになった背景から、働き方改革によって2019年4月以降は管理監督者の勤怠管理も義務化されています。
管理監督者とは、業績や業務を監督する立場の人を指しますが、課長や係長といった管理職の肩書きがあっても、重要な職務内容や権限、勤務時間の裁量、待遇といった要件を満たさなければ管理監督者には含まれません。
「役職者だから打刻は不要」という運用を続けている企業は、この機会に対象範囲を見直しておくとよいでしょう。

3.2019年働き方改革での変更点

前項では勤怠管理の対象範囲を確認しましたが、対象を正しく把握していても、記録方法そのものが不適切であれば意味がありません。
働き方改革関連法の施行により、2019年4月から勤怠管理の方法にも重要な変更が加えられました。
ここでは、実務担当者が特に押さえておきたい変更点について見ていきます。

労働時間の客観的把握が義務化

労働時間を把握していない場合又は特に理由なく特に理由なく自己申請制を採用している場合

出典：出雲労働基準監督署資料

従来の労働基準法では労働時間の客観的な把握は義務付けられておらず、自己申告による勤怠管理でも法律違反にはなりませんでした。
働き方改革関連法の改正により、2019年4月以降は労働時間を把握していないと法令違反となります。
罰則規定はありませんが、労働基準監督署の是正勧告の対象です。

今回の改正で特に重要なのが「客観的な把握」という部分です。
自己申告のみに頼った運用では、実際の労働時間との乖離に気づきにくく、結果として長時間労働の見過ごしにつながるおそれがあります。
裏を返せば、タイムカードやシステムなど客観的な記録手段を導入することが、法令対応だけでなく従業員の健康管理にも直結するということです。

4.勤怠管理を適切に行う方法

厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署より、「労働時間の適正な把握のために」というタイトルの資料が公開されています。
ここではこの資料の内容も踏まえながら、現場で実践しやすい勤怠管理の方法を紹介します。
始業・終業時刻の記録方法から、自己申告制を採用せざるを得ない場合の注意点まで、担当者が具体的にどう対応すればよいか順を追って確認していきましょう。

（1）始業・終業時間を記録する

企業は従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することが求められます。
労働時間を把握する上では、1日何時間働いたかという合計値だけでなく、始業時刻や終業時刻、休憩時間の記録から積み上げて確定させる必要があります。
現場では「休憩の取得漏れが記録されていない」「終業時刻の打刻を忘れがち」といったケースが起こりやすく、こうした細かな記録漏れの積み重ねが、月末の集計時に大きな手間となって跳ね返ってくることも少なくありません。
日々の記録を正確に積み上げる仕組みづくりが、担当者の負担軽減にもつながります。

（2）タイムカードやICカードでの記録が基本

（3）自己申告制の場合

タイムカードなどの客観的な記録が難しく、自己申告制とならざるを得ない場合は、いくつかの措置が必要です。
自己申告制を導入する前に、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどを十分に説明する必要があります。
加えて、申告された時間と実態が合致しているか、必要に応じて調査を行うことも求められます。
さらに、労働者が正しい申告を阻害する上限設定も避けなければなりません。
残業時間が多い社員に対して申告時間を抑えるよう促す運用は、労働基準監督署からも注意が促されている典型例です。
自己申告制は運用次第でリスクが高まりやすいからこそ、慎重な設計が求められます。

5.勤怠管理はExcelよりシステムがおすすめな理由3つ

これまで勤怠管理をExcelで運用してきたという企業は多いのではないでしょうか。
運用を続けるうちに見えにくい落とし穴が表面化してくることも少なくありません。
Excelからシステムへの切り替えをおすすめする理由を3つに整理して紹介します。

理由1．集計ミスを防げる

Excelでの勤怠管理は、関数やマクロの破損、入力担当者による転記ミスなど、人の手が介在する分だけエラーが発生しやすいという弱点を抱えています。
複数のシートやファイルで管理している場合、一箇所の修正が反映されずに集計結果がずれることも。
勤怠管理システムであれば、打刻データを自動で集計する仕組みが備わっています。
作業による転記や関数の設定ミスそのものが起こりません。
集計ミスを特定する作業から解放される点は、担当者にとって大きなメリットといえます。

理由2．打刻漏れや不正打刻を防止できる

自己入力やExcelへの手入力に依存した運用では、打刻そのものを忘れてしまったり、実態と異なる時刻を入力してしまったりするリスクを完全には排除できません。
打刻漏れや不正確な記録は、後から本人や上長の記憶を頼りに修正することに。
担当者の負担が増える原因にもなります。
勤怠管理システムの多くは、打刻漏れや異常な打刻パターンを自動で検知する機能を備えています。
担当者が一件ずつ目視で確認する手間を大幅に減らせるでしょう。
結果として、より正確な労働時間の記録を無理なく維持しやすくなります。

理由3．複数店舗・拠点のデータを一元管理できる

店舗や拠点が複数ある企業では、拠点ごとに個別に勤怠を管理しているケースも多く見られます。
この場合、本部で労働時間を把握しよとすると、各拠点からファイルを集めて手作業で統合する必要があり、時間も手間もかかりがちです。
勤怠管理システムを導入すれば、拠点をまたいだ勤怠データを一つのシステム上で一元管理できるため、本部側での集計もスムーズに進みます。
組織全体の労働時間を正確に把握したい企業にとって、有力な選択肢の一つといえるでしょう。