卸売業の勤怠管理でよくある課題とは？解決策も紹介

卸売業は、倉庫業務から配送、営業まで、多様な職種と勤務形態が混在するのが特徴です。
正確な勤怠管理ができていないと、人件費の無駄や労務トラブル、コンプライアンス違反など、さまざまな問題を引き起こす可能性があります。
人手不足が常態化し、複数拠点を持つ企業が多い中では、従来の紙やエクセルによる勤怠管理では限界を迎えているケースも少なくありません。

この記事では、卸売業で勤怠管理が重要な理由、卸売業の現場でよく見られる課題、そして勤怠管理システムを活用した具体的な解決策を網羅的に紹介します。
業務効率化や労務リスクの軽減を図りたいご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

1.卸売業において勤怠管理が重要な理由3つ
2.卸売業でよくある勤怠管理の課題とは
3.課題別に見る勤怠管理システムによる解決策
卸売業の勤怠管理なら「R-Kintai」

1.卸売業において勤怠管理が重要な理由3つ

卸売業では、業務が倉庫・配送・事務・営業などに分かれており、職種ごとに働き方や勤務時間が異なります。
また、早朝や深夜の業務、繁忙期の増員など、不規則な勤務が発生しやすいため、正確かつ柔軟な勤怠管理が欠かせません。
管理が曖昧だと、労働時間の超過やコストの無駄、不公平感による離職など、さまざまなリスクにつながります。
そこでこの章では、卸売業において勤怠管理が特に重要とされる理由について、以下の3つの観点から整理します。

多様な勤務形態と職種の混在
労務トラブルの予防
人件費の最適化につながる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)複雑な勤務体系に対応する必要がある

卸売業では、職種によって勤務時間や働き方が大きく異なるケースが一般的です。
倉庫のスタッフは早朝から稼働する一方、配送ドライバーは深夜に働く場合もあります。
多様な勤務体系を一元的に把握するには、精度の高い勤怠管理が不可欠です。
紙のタイムカードや手作業での集計では、ミスや漏れが発生しやすく、結果として従業員とのトラブルにつながるリスクも。
正確な管理体制を整えることで、スムーズなオペレーションが実現できます。

(2)人件費の適正管理が経営の鍵になる

卸売業の利益率はもともと高くない傾向があります。
その分、固定費である人件費の管理が経営の安定に直結します。
人員の過不足を把握できなければ、無駄な人件費が発生したり、逆に必要なタイミングで人手が足りず業務に支障が出ることもあるでしょう。

リアルタイムで勤務状況を可視化できる勤怠管理システムがあれば、繁忙期や閑散期の人員配置も柔軟に調整可能となり、経営効率の改善にもつながるでしょう。

(3)労務コンプライアンスの強化が求められている

働き方改革や法令遵守への意識が高まる中、残業時間や休憩時間、休日労働などの管理が企業に強く求められています。
とくに卸売業では現場ごとに管理責任者が異なります。
統一されたルールがないまま運用されていることも少なくありません。
勤怠管理をシステム化すれば、全社で同じ基準に沿った記録が残せるように。
法令違反のリスクを低減できます。
労働環境を整えることは、従業員満足度の向上や離職防止にもつながるでしょう。

2.卸売業でよくある勤怠管理の課題とは

卸売業は業務の特性上、勤怠管理において課題が発生しやすい環境にあります。
人手不足やシフトの複雑さ、多拠点での勤務状況の把握など、事業規模や働き方によって課題は多岐にわたります。
ここでは、卸売業において特によく見られる勤怠管理上の課題を取り上げました。

シフトが複雑で管理しきれない
勤務時間の申告にバラつきがある
拠点ごとの勤務状況を把握しづらい
残業の抑制が難しい

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)シフトが複雑で管理しきれない

卸売業では、早朝や深夜の荷受け業務、営業部門の外出、事務方の定時勤務など、多様な勤務形態が混在しています。
手作業やエクセルによるシフト作成では、担当者に大きな負担がかかり、ミスも起こりやすいもの。
勤怠管理システムを活用すれば、勤務区分や役割ごとの条件をあらかじめ設定し、効率的に対応可能です。
属人的な管理から脱却することで、業務の属人化を防ぎ、全体の生産性も高められます。

(2)勤務時間の申告にバラつきがある

現場スタッフが手書きのタイムカードや自己申告によって出退勤を記録していると、正確性に欠けるケースが出てきます。
とくに外回りや直行直帰が多い営業職では、勤務時間の記録が不明確になりがちです。
モバイル打刻やGPS付きの勤怠アプリを導入することで、外出先からでも正確な打刻が可能に。
勤怠の透明性が高まり、労務リスクの低減につながるでしょう。

(3)拠点ごとの勤務状況を把握しづらい

複数の営業所や倉庫を抱える卸売業では、各拠点の勤務実態を本部が把握するのが困難です。
拠点ごとに勤怠ルールや運用が異なる場合、集計やチェックに手間と時間がかかります。
クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、リアルタイムで全拠点の勤務状況を一元管理が可能です。
情報を一か所に集約することで、労務の一括管理とスピーディーな意思決定を支援できます。

(4)残業の抑制が難しい

人手不足の影響で一部のスタッフに負担が集中し、慢性的な残業が発生している現場も少なくありません。
残業時間の見える化ができていないと、労基法違反につながるおそれもあります。
システム上で残業時間の集計やアラート設定をしておけば、リアルタイムで上限管理ができます。
従業員の健康管理にも配慮した働き方が実現しやすくなるでしょう。

3.課題別に見る勤怠管理システムによる解決策

卸売業における勤怠管理には、多くの現場課題が存在します。
従業員の勤務形態が多様であるため、人的ミスや情報の属人化が発生しやすい環境です。
こうした課題を放置していると、労務トラブルや法令違反につながる恐れもあります。
勤怠管理システムがどのように解決策を提供できるのかをまとめました。

打刻漏れ・不正打刻の防止
シフト勤務・変形労働制への対応
勤怠データの集計業務の効率化
法令遵守と労務リスクの軽減
拠点・チームごとの勤怠状況の見える化

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)打刻漏れ・不正打刻の防止

勤怠管理の課題として多く挙げられるのが、打刻ミスや不正行為です。
これらは労働時間の正確な把握を妨げ、給与ミスや法的リスクを引き起こす可能性があります。
勤怠管理システムを導入すれば、ICカード、顔認証、スマートフォンなどの手段で正確に打刻できます。
また、打刻忘れに対して自動で通知が届きます。
管理者が気づかないまま放置されることもありません。
不正やミスを防止する体制を整えることで、勤怠管理の信頼性が格段に向上するでしょう。

(2)シフト勤務・変形労働制への対応

卸売業では、職種や業務量に応じて柔軟な勤務体系が採用されるケースが多く見られます。
変形労働時間制を導入している現場では、労働時間の把握や休日管理が煩雑になりがちです。
勤怠管理システムを活用すれば、月単位や年単位の変形労働制にも対応でき、休日や残業の判定も自動化されます。
従業員ごとの勤務パターンも簡単に設定できるため、複雑な計算ミスも起こりません。
シフト作成や勤怠確認にかかる時間を削減でき、管理者の負担を軽減することができます。

(3)勤怠データの集計業務の効率化

従業員数が多い卸売業では、毎月の勤怠データの確認や集計作業が大きな負担になります。
紙やエクセルで運用している場合、転記ミスや計算ミスも起きやすいでしょう。

システムを導入すれば、打刻データやシフト情報が自動で集計され、残業時間や欠勤情報もすぐに把握できます。
給与計算ソフトとの連携により、担当者の工数を大幅に削減できます。
ヒューマンエラーを減らすだけでなく、正確な労務管理を実現できる点でも効果的です。

(4)法令遵守と労務リスクの軽減

労働時間の超過や有給管理の不備は、労基署の是正対象になることもあります。
複数拠点を持つ企業では、現場ごとに差が出やすく、統制が難しくなりがちです。

勤怠管理システムには、36協定を超過しそうな勤務にアラートを出す機能や、有給残日数の管理機能があります。
現場任せではなく、本部でも一元的にリスクを把握することが可能です。
未然に問題を察知し、適切に対応できる体制を整えておくことが、企業の信頼維持につながります。

(5)拠点・チームごとの勤怠状況の見える化

複数の拠点やチームを持つ企業では、全体の稼働状況を把握するのが困難です。
情報が属人化し、「この拠点だけ残業が多い」などの傾向も見逃されやすくなります。
システムを使えば、拠点・部門別の勤怠データをグラフや数値で可視化できます。
日ごとの労働時間、残業の傾向、欠勤率などが一目で把握でき、マネジメントにも役立つでしょう。
勤怠の見える化は、経営判断のスピードと精度を高めるうえでも重要な要素です。