タイムカードの打刻忘れはどうなる？企業が抱えるリスクと打刻忘れを防止する対策を紹介

勤怠管理にタイムレコーダーやタイムカードを採用している企業の場合、従業員の「打刻忘れ」に頭を抱える労務担当者は少なくありません。
この記事では、タイムカードの打刻忘れに対する企業の対応方法や、労務管理上のリスクについて解説します。
今日から実行できる「打刻忘れを防止する対策」も紹介しますのでぜひ参考にしてください。

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1.打刻忘れがあった場合の正しい対応方法

従業員が打刻を忘れたからといって「出勤しなかったことにする」という対応は労働基準法違反となるためNGです。
打刻を忘れた場合に企業がどのように対応すべきかを以下4つのポイントでまとめました。

• 打刻忘れが判明した時点で対応が必要
• 打刻修正のフローを用意する
• 打刻なし＝欠勤は法律違反
• ペナルティを設ける場合の注意点

それぞれ詳しく説明します。

(1)打刻忘れが判明した時点で対応が必要

勤務時にタイムカードを押し忘れた、退勤時にタイムカードを押さずそのまま退社した、などの打刻忘れは誰でも起こり得ます。
正確な労働時間を記録するのがタイムカードの役割。
従業員や管理者が打刻忘れに気づいた場合はすぐに修正の対応を行うようにしましょう。
何時に出勤（もしくは退勤）したか、思い出せるうちに修正することが大切です。
修正対応が月末に集中すると労務担当者の負担が大きくなります。

(2)打刻修正のフローを用意する

打刻忘れがあった場合の対応フローは企業側であらかじめ用意しておきましょう。
本人から上長へ修正依頼をする、上長から労務担当へ報告する、など、一連の流れを決めておくとスムーズです。
本人や上長が打刻忘れに気づかず、給与計算時に打刻忘れが判明した場合のフローも定めておくと、労務担当者の負担軽減に繋がります。

(3)打刻なし＝欠勤は法律違反

打刻されていないことを勤務していないとみなして遅刻や欠勤扱いとするのはNGです。
実際に勤務をしている従業員に賃金を支払わないことは労働基準法に反します。
労働に対して賃金を支払うのは企業の義務です。
タイムカードの打刻は勤務時間の記録方法としての手段に過ぎず、労働があったかどうかとイコールで考えるものではありません。

(4)ペナルティを設ける場合の注意点

もし打刻忘れを処罰の対象とし、ペナルティを設ける場合、以下2つの要件を満たす必要があります。

• 就業規則に「打刻忘れは服務規律違反であり処分対象となる」旨が明記され、これが従業員全員に周知されていること
• 減給など賃金に関わるペナルティの場合、労働基準法で定められた金額の範囲であること（1回の額が平均賃金の1日分の半額を超えない、かつ総額が一賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えない範囲）

ただし、打刻忘れをいきなり減給処分とするのはトラブルの元。
まずは口頭注意や反省文など、軽めのペナルティのみで対応するのが一般的です。
ペナルティはあくまで抑止力として、仕組みや環境の改善と並行することが望ましいでしょう。

2.なぜ打刻忘れが起きるのか

打刻忘れが起こる原因はいくつかあります。
ここでは打刻忘れの発生原因として多いものを3つ紹介します。

• 打刻できる場所（設置場所）の問題
• 打刻の手間がかかる
• 習慣化されていない

打刻忘れが多い職場では、当てはまるものがあるかもしれません。
それぞれ確認してみてください。

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(1)打刻できる場所（設置場所）の問題

タイムカードの打刻場所が悪いと打刻忘れは起こりやすくなります。
目立たない場所や、意識しないと通らない場所は設置場所に向いていません。
また、出張や直行直帰が多い仕事の場合も打刻漏れが多くなりがちです。
事業所以外でも打刻が可能な方法（PC打刻やモバイル打刻など）を用意する必要があります。

(2)打刻の手間がかかる

打刻完了までのステップが多い、時間がかかるといった操作上の煩雑さも、打刻忘れの要因です。
特に出勤時間帯はタイムレコーダーの前に人が集中しやすいもの。
「混んでいるから後でいいや」と後回しにした結果、そのまま忘れてしまうケースも珍しくありません。
打刻行為そのものの負担を下げることが、打刻忘れを防ぐ近道です。

(3)習慣化されていない

職場全体で打刻の習慣が根づいていないと、個人の意識だけでは打刻忘れを防ぎきれません。
特に、新しいシステムに切り替えた直後は、ルールが浸透するまでに時間がかかります。
運用開始時には社内ルールを明文化し、全従業員に対して丁寧に周知することが重要です。
定期的なリマインドや管理職からの声がけも、習慣化の後押しになるでしょう。

3.打刻忘れが企業にもたらすリスク

打刻忘れによって勤務時間の記録が不正確になることは、企業にとって見過ごせないリスクです。
対応が後手に回るほど問題が複雑化しやすいため、早期の対策が求められます。
打刻忘れを放置することで起こりうる主なリスクを2つ紹介します。

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(1)給与計算や労働時間管理が不正確になる

タイムカードの打刻忘れは労働時間管理や給与計算に影響します。
出退勤時刻に抜け漏れがあれば勤務時間を正確に把握できません。
また、打刻修正が多いと、仮に不正な打刻があっても見つけるのが難しくなります。
勤務実態を的確に把握し、従業員の給与や残業代を正しく支払うためにも正確な打刻が重要です。

(2)人事や労務担当の仕事が増える

打刻忘れが発生すると、入館証や監視カメラのチェック、パソコンのログ確認など人事や労務担当の業務が増えます。
本来必要のない業務によって生産性が低下するのは企業にとって損失です。
また、打刻忘れを発端とした給与未払いへの対応や、不満を持った社員による退職手続きなどが起こればさらに通常業務が滞ります。
働き方改革を推進すべき立場である人事・労務担当者の負担を減らすためにも、打刻の漏れは防がなければいけません。

4.打刻忘れを防止する5つの方法

打刻忘れを完全になくすことは難しくても、対策を講じることで発生頻度を減らすことは可能です。
ここでは、今日から取り組める現実的な方法を5つ紹介します。
コストをかけずにすぐ実行できるものから、仕組みとして根本解決を目指すものまで幅広く取り上げてました。
自社の状況に合わせて組み合わせて活用してください。

(1)打刻場所を工夫する

すぐにできる対策として挙げられるのが打刻場所の変更です。
打刻場所が視界に入ればタイムカードを押すことに意識が向くので、打刻忘れを防止できます。
出社したら必ず通る目につく場所にタイムレコーダーや打刻端末を置くようにしましょう。
事業所の出入り口付近や始業前に必ず利用するスタッフルームなどがおすすめです。

(2)張り紙で打刻を促す

出社・退社する際、必ず目につく場所に張り紙をすることも、打刻忘れ防止に効果的です。
職場の壁、机、個人のパソコンに打刻を促す文言を張り紙しておくと、いつでも思い出す事ができます。
また、打刻忘れが多い人にはチャットツールのリマインダーで通知したり、スマートフォンのアラーム機能を使ってもらう方法もあります。

(3)社員同士声掛けをする

打刻忘れが多い場合は、チームごとに打刻確認の担当者を決めて、声掛けを行う方法もあります。
自分以外の人から声掛けがあれば打刻を思い出すことができますし、打刻担当の人は責任感を持って呼びかけを行えるはずです。
担当者を定期的に交代することで、打刻忘れ防止の重要性を全員に理解してもらうことができます。

(4)打刻の方法を簡単にする

打刻忘れが起きる原因として、手間や時間がかかることは先述しました。
これらの原因を解決するために、打刻方法を簡単にするのも一つの手です。
スマホやPCから打刻する方法や、社員にICカードをかざす方法、指紋認証や顔認証などの方法もあります。
今まで紙のタイムカードで、棚から探すのが大変だった場合には特に効果的です。

(5)勤怠管理システムの導入

タイムカードを廃止し、勤怠管理システムを導入することで労務管理の方法を根本から効率化する事ができます。
勤怠管理システムでは出退勤時刻、時間外労働、深夜労働、休日出勤、有給取得日数などをまとめて一元管理できます。
打刻方法はICカード、生体認証、PCやスマートフォンのブラウザ経由などいくつも用意されており、職場以外での打刻も可能です。
無料で利用開始できるものもありますが、シフト管理システムや給与計算システムとの連携が可能なシステムは有料の場合がほとんどです。

5. 勤怠管理システムを使うメリット

タイムカードから勤怠管理システムへ移行することで得られるメリットは、打刻忘れの防止にとどまりません。
ここでは、労務管理の現場で特に実感されやすいメリットを3つ紹介します。
システム導入の検討材料や、社内への提案根拠としてお役立てください。

(1) 打刻忘れ・不正打刻を構造的に防げる

勤怠管理システムの最大の強みは、打刻忘れを「個人の注意」に頼らず、仕組みとして防止できる点です。
打刻未完了の従業員に対して自動でリマインド通知を送る機能や、始業・終業時刻に応じたアラート機能を持つシステムでは、自動で漏れを検知できます。
タイムカードでは物理的に避けられなかったリスクを、システムの導入によって根本から排除できるでしょう。

(2) 労働時間の集計・給与計算を自動化できる

タイムカード運用では、月末の集計作業を手作業で行う必要があり、転記ミスや計算ミスが発生するリスクがつきまといます。
勤怠管理システムを導入すれば、日々の出退勤データがリアルタイムで蓄積・集計されるため、月次締め処理にかかる時間を大幅に短縮できます。
さらに、多くのシステムでは給与計算ソフトとのデータ連携が可能です。
残業時間・深夜労働・休日出勤の自動計算と合わせて、給与計算のほぼ全工程をシステム上で完結させることができます。

(3) テレワーク・直行直帰など多様な働き方に対応できる

タイムカードは、従業員が物理的に事業所へ出向かなければ打刻できないという構造的な限界があります。
テレワークの普及や直行直帰が多い業種では、この制約が打刻漏れの温床になりやすい状況です。
勤怠管理システムであれば、スマートフォンやPCのブラウザからどこでも打刻できるため、勤務場所を問わず正確な勤怠記録が可能です。
G打刻時の位置情報を記録できるシステムもあり、在宅勤務や外勤時の勤怠管理の精度が高まります。
働き方が多様化する現代において、場所を選ばない打刻環境の整備は急務といえるでしょう。

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