テレワークが普及する現代では、勤怠管理の見直しの必要性が高まっています。
テレワークはオフィス勤務とは異なる点が多く、それに合わせて勤怠管理の方法も変更する必要があります。
本記事では、テレワークの勤怠管理の方法について、基礎知識や管理方法の種類などを詳しく解説します。
1.テレワークの勤怠管理が難しい理由
テレワークの勤怠管理には、オフィス勤務では生じにくい固有の課題が複数存在します。
厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」でも、労働時間管理の困難さや長時間労働のリスクが明示されており、制度と実務の両面から対策を講じることが求められています。
以下では、特に注意が必要な3つの課題を整理します。
(1)労働時間の正確な把握が難しい
テレワークは、労働者が事業場外で業務を行うため、管理者が状況をリアルタイムで確認できません。
オフィスであれば目視や入退室記録で把握できる出退勤時刻も、在宅勤務では自己申告に頼らざるを得ないケースが多くなります。
厚生労働省のガイドラインは「使用者自身による確認・記録」と「客観的な記録を基礎とした確認」を適切な管理の要件として示しています。
テレワーク環境ではどちらの要件も満たすことが難しく、法令上求められる労働時間管理の水準を維持することが容易ではありません。
(2)長時間労働が発生しやすい
自宅での勤務は、仕事と私生活の境界線が曖昧になりやすい環境です。
オフィスであれば退社という物理的な区切りがありますが、在宅では業務終了後もパソコンを開き続けるといった状況が起こりがちです。
結果として、残業時間が実態より少なく記録されたり、深夜まで業務が続いていても管理者が気づきにくかったりと、長時間労働が潜在化するリスクがあります。
過重労働は健康障害や労働トラブルに直結するため、テレワーク導入時にはシステムや運用ルールによる歯止めの仕組みが不可欠です。
(3)不正申告・申告漏れのリスクがある
従業員による自己申告を主体とした勤怠管理では、意図的な虚偽申告だけでなく、記録し忘れや時刻の誤りといった申告漏れも起こりやすくなります。
企業側が客観的な記録を持たない状態で問題が発覚した場合、未払い残業代の請求や労働基準監督署の調査といったリスクに発展する恐れがあります。
労働基準法違反とみなされれば企業の信頼にも関わるため、申告頼みの管理からの脱却が重要な課題となっています。
2.テレワークの勤怠管理で知っておきたい知識
テレワークの勤怠管理を適切に運用するには、制度上の基礎知識を正しく理解しておく必要があります。
テレワークの分類、テレワークに必要な条件、中抜けや休憩の扱いについてまとめました。
法律に関わる部分もあるため、事前に確認しておきましょう。
(1)テレワークの分類・形態
テレワークには、主に「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイル」の3つの形態があります。
それぞれの特徴は以下の通りです。
在宅勤務
労働者が自宅で業務を行う形式で、オフィスへの通勤は不要です。
通勤時間を有効に活用できるため、業務効率や生産性の向上が期待できます。
育児休業明けの労働者や保育所の近くで働く必要がある労働者も、仕事と家庭の両立が容易になります。
サテライトオフィス勤務
メインのオフィス以外に設けられたサテライトオフィスを利用します。
通勤時間を短縮しつつ、作業環境の整った場所で労働ができるため、効率的な働き方と言えます。
モバイル勤務
労働者はノートパソコンや携帯電話などを活用して、柔軟に場所を選択して業務を行います。
労働者が自分の都合で働く場所を選べ、外勤の移動時間を有効に利用することが可能なため、業務効率化につながります。
(2)労働条件の明示が必要
使用者は、労働契約を締結する際に、賃金や労働時間のほか、就業の場所に関する事項を明示する義務があります。
テレワークを導入し、始業・終業時刻の変更や就業場所の追加を認める場合は、その旨を就業規則にも明記し、労働者に周知しなければなりません。
就業規則の整備が不十分なまま運用を始めると、後々のトラブル発生時に企業側が不利な立場に置かれるリスクがあります。
テレワーク導入前に、労務担当者・法務担当者が協力して規則の整合性を確認しておくことが重要です。
(3)中抜け時間の処理方法
テレワーク特有の事象として、育児や家事などで業務を一時中断する「中抜け時間」が発生することがあります。
この時間は、使用者の指示なく労働者が自由に使用できる場合、休憩時間として扱うことが可能です。
ただし、その分の終業時刻を繰り下げる場合は、あらかじめ就業規則にその旨を定めておく必要があります。
また、時間単位の年次有給休暇として処理する場合、労使協定の締結が別途必要となります。
実務上は「中抜け時間が何時間以上なら休憩扱いとする」といった判断基準を社内ルールとして明文化しておくと、個別対応の手間を省けます。
(4)事業場外みなし労働時間制
事業場外みなし労働時間制は、労働者が事業場外で業務に従事し、労働時間の算定が困難な場合に所定労働時間を働いたとみなす制度です。
テレワークへの適用については、以下の2要件を両方満たす必要があります。
・労働者が情報通信機器を通じた使用者の指示に即応する義務がない状態であること
・「随時」使用者の具体的な指示に基づいて業務を行っていないこと
チャットツールやビデオ会議でいつでも呼び出せる状態にある場合は、この制度の適用が認められないと判断されるケースがあります。
テレワーク勤務者全員に一律で適用することは難しく、業務の性質や連絡頻度を踏まえた慎重な判断が必要です。
(5)休憩時間の取り扱い
労働基準法第34条第2項では、休憩時間を一斉に与えることが原則とされています。
ただしテレワーク従業員については、労使協定によりこの一斉付与の原則を外すことが可能です。
なお、使用者がテレワーク中の従業員に対し出社を命じ、移動を伴う業務指示を行った場合、その移動時間は労働時間とみなされます。
3.テレワークの勤怠管理の方法
テレワークの勤怠管理は煩雑になりやすく、方法の選択によって管理精度や担当者の負担が大きく異なります。
代表的な4つの方法と、それぞれの特徴を確認しておきましょう。
(1)メールや電話による始業・終業時刻の記録
始業・終業の際に従業員が上司へメールや電話で報告し、管理者側が記録する方法です。
特別なシステムを必要とせず、すぐに導入できる点がメリットです。
ただし、従業員数が多くなるほど管理者の確認・記録作業の負担が増大し、見落としや記録ミスが起きやすくなります。
またメールや電話の時刻はあくまで「報告した時刻」であり、実際の業務開始・終了とのズレが生じやすいことも課題です。
スタートアップや少人数のチームで一時的に運用するケースを除き、従業員規模が一定以上ある企業には向きにくい方法といえます。
(2)タイムカードやパソコンの使用時間などで記録する
PCのログイン・ログオフ時刻やVPN接続ログを勤怠記録の参考にする方法です。
客観的な記録が残るため、自己申告よりも信頼性は高まります。
ただし、PCを起動したまま離席していた場合や、プライベートなPCを業務に使用している場合など、実際の労働時間と乖離が生じるリスクもあります。
また、ログデータの集計・管理を手動で行う場合は、担当者への負担が大きくなりがちです。
補助的なエビデンスとして活用しつつ、別の記録方法と組み合わせることが現実的な運用といえるでしょう。
(3)従業員による自己申告
他の方法で管理ができない場合の手段として、Excelに勤務時間・業務内容を自己申告して管理する方法があります。
柔軟性は高い一方、虚偽申告・申告漏れのリスクを排除できず、企業側に客観的な記録が残らないことが最大の弱点です。
労働基準法に照らすと、自己申告のみに頼った運用では「使用者が確認・記録を行う」という管理義務を十分に果たしているとは言えないケースもあります。
導入する場合は定期的なヒアリングや申告状況のチェックなど、補完的な仕組みを設けることが求められます。
(4)勤怠管理システムの活用
テレワーク環境での勤怠管理において、最も信頼性が高く管理負担を抑えられる方法が、クラウド型の勤怠管理システムの導入です。
従業員はスマートフォンやPCからシステムにアクセスして打刻を行うだけで、出退勤時刻が自動的にサーバーへ記録されます。
初期設定のコストはかかるものの、管理精度と担当者の負担軽減を両立できる点で、テレワーク導入企業にとって最も現実的な選択肢といえるでしょう。
4.テレワークの勤怠管理システムに搭載されている機能
勤怠管理システムには、テレワーク環境での勤怠管理を効率化する機能が搭載されています。
単に打刻を行うだけでなく、法令遵守や長時間労働の防止にも役立つ機能が備わっているため、自社に必要な機能を把握しておくことが重要です。
以下、代表的な機能を紹介します。
(1)オンライン打刻機能
テレワークでは、オフィスのタイムレコーダーを利用できないため、PCやスマートフォンから打刻できる機能が欠かせません。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、インターネット環境があれば場所を問わず打刻できます。
打刻時刻は自動で記録されるため、手書きや自己申告に比べて記録の信頼性が向上します。
(2)労働時間の自動集計機能
打刻データをもとに、所定労働時間や残業時間、深夜労働時間などを自動で集計する機能です。
手計算やExcelでの集計作業が不要になるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。
また、計算ミスを防ぎやすくなり、給与計算との連携もスムーズになります。
(3)残業時間のアラート機能
残業時間が一定の基準を超えた場合に、従業員本人や管理者へ通知を送る機能です。
テレワークでは長時間労働が見えにくくなりがちですが、アラート機能を活用することで過重労働の早期発見につながります。
労働時間の上限規制への対応にも有効です。
(4)勤務状況のリアルタイム確認機能
従業員の出勤状況や打刻状況をリアルタイムで確認できる機能です。
管理者は誰が勤務中なのかを把握しやすくなり、連絡や業務指示を行う際の参考になります。
特に複数の部署や拠点でテレワークを実施している企業では、管理の効率化に役立ちます。
(5)各種申請・承認機能
残業申請や休暇申請、打刻修正申請などをシステム上で完結できる機能です。
紙の申請書やメールでのやり取りが不要になり、申請状況や承認履歴も一元管理できます。
テレワーク環境でもスムーズな運用が可能になります。
幅広い業種に対応できる勤怠管理システム「R-Kintai」
「R-Kintai(アール勤怠)」は、小売業やサービス業に特化した勤怠管理システム。
徹底的な「見える化」と「負荷軽減」で、働く人の満足度アップを実現します。
打刻・勤怠集計・分析などの基本機能はもちろん、シフト管理システム「R-Shift」と連携することで、高精度の予実管理が可能です。
詳しくは以下のページをご覧ください。
簡単な入力でダウンロードできる資料も用意しております。
前の記事へ
人気記事