テレワークの勤怠管理のコツは？システムを利用する際の注意点も紹介！

テレワークが広がるなか、勤怠管理の難しさを感じる企業が増えています。
従業員の勤務状況が見えにくくなることで、労働時間の把握不足や打刻漏れなどのトラブルが起きやすくなります。
コミュニケーション不足が重なると、生産性の低下や労務リスクにもつながりかねません。
そのため、テレワークでは、従来以上に正確で分かりやすい勤怠管理の仕組みが求められます。
この記事では、テレワークにおける勤怠管理の重要性や実践のコツ、システムを導入する際の注意点を分かりやすく解説します。

1.なぜテレワークで勤怠管理が重要なのか

テレワークでは勤務状況が見えにくくなるため、勤怠管理の重要度が高まります。
そのまま放置すると労働時間の把握不足やコミュニケーションロスが起こりやすく、運用の安定性が損なわれます。
テレワークで勤怠管理が重要な理由を、以下の観点から整理しました。

• 勤怠トラブルにつながりやすいから
• 生産性向上に直結するから
• 管理者・従業員の情報共有がマストだから

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】テレワークの勤怠管理はどうすべき？課題や方法・システム活用のコツ

(1)勤怠トラブルにつながりやすいから

テレワークでは労働実態が把握しづらくなるため、勤怠トラブルが発生しやすくなります。
とくに勤務時間の申告と実態がずれるケースが多く、残業申請忘れや休憩記録漏れが問題につながることも多いです。
また、視覚的に勤務状況を確認できない環境では、曖昧なルールがトラブルの原因になりかねません。
そのため、ルールの明確化とシステムによる記録が役立ちます。

(2)生産性向上に直結するから

勤怠情報を正確に把握すると、生産性のボトルネックが見つかりやすくなります。
状況を可視化することで、適切なサポートや業務調整が行いやすくなるでしょう。
データに基づいた改善は精度が高まり、結果として生産性向上に直結します。
働き方を整えるうえで勤怠管理は欠かせません。

(3)管理者・従業員の情報共有がマストだから

テレワークでは対面での確認ができないため、勤怠に関する認識ズレが発生しがちです。
そのため勤務開始・終了、休憩、残業判断など細かい部分まで共有が必要になります。
システムを使ってリアルタイムで情報を共有できると管理者の負担が軽減します。
双方向で正確な情報を扱える環境づくりが進むでしょう。

2.テレワークの勤怠管理のコツ

テレワークで勤怠管理を安定させるには、ルール整備とシステムの使い方が重要です。
曖昧さを取り除き、従業員が迷わず運用できる状態をつくることが求められます。
ここでは、次のようなコツを紹介します。

• 勤怠ルールを明確化し全員に共有する
• 打刻漏れを防ぐ仕組みを作る
• 労働時間の可視化で状況を把握する
• コミュニケーション不足を補う仕組みを整える

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】テレワークの勤怠管理の方法は？基礎知識や管理方法の種類

(1)勤怠ルールを明確化し全員に共有する

テレワークでは判断基準が統一されていないと混乱が起こります。
そのため始業・終業時刻、休憩の取り方、残業申請の流れを明確にして共有することが必要です。
ルールが分かりやすいほど従業員の迷いが減り、運用が安定します。
文書化し、いつでも確認できる状態を整えると効果的です。

(2)打刻漏れを防ぐ仕組みを作る

テレワークでは、どうしても打刻漏れが起こりやすくなります。
スマホ通知やPCのリマインド機能を活用すると、打刻を意識しやすくなります。
打刻漏れを防げれば修正対応が減り、管理者の負担も軽くなるでしょう。
アラート機能を備えた勤怠システムを使う方法も有効です。

(3)労働時間の可視化で状況を把握する

労働時間を可視化すると、負荷の偏りや長時間労働の兆候を早期に発見できます。
テレワークでは働きすぎに気づきにくいため、データで状況を把握することが重要です。
可視化された情報をもとに声かけや調整ができるようになります。
健康的で無理のない働き方を維持しやすくなります。

(4)コミュニケーション不足を補う仕組みを整える

テレワークではコミュニケーションが不足しやすく、勤怠管理にも影響します。
チャットツールやステータス機能を活用し、勤務状況を相互に把握する体制が有効です。
管理者は状況が見えることで適切なフォローができます。
勤怠情報とコミュニケーションを連動させる工夫が欠かせません。

3.テレワークで勤怠管理システムを使う際の注意点

勤怠システムは便利ですが、選び方を誤ると運用負担が増えてしまいます。
そのため必要な機能やセキュリティ要件を事前に確認し、自社に合うシステムを選ぶことが重要です。
注意点について、4つにまとめました。。

• 不正打刻を防げる機能の確認
• セキュリティ要件を満たしているか
• 会社の業務フローと合っているか
• 従業員が使いやすいUI・操作性か

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)不正打刻を防げる機能の確認

テレワークでは本人確認が難しくなるため、不正打刻対策が重要です。
位置情報ログや端末制限など、不正打刻を防ぐ機能を備えたシステムが役立ちます。
信頼できるデータが取得できれば勤怠管理の精度が向上します。
管理者と従業員双方の負担軽減にもつながるでしょう。

(2)セキュリティ要件を満たしているか

勤怠データには個人情報が含まれるため、安全性を確保しなければなりません。
通信暗号化やアクセス権限設定など、基本のセキュリティ対策を確認する必要があります。
情報漏洩リスクを下げられれば、導入後の不安を減らすことが可能です。
安心して運用できる環境の構築が重要です。

(3)会社の業務フローと合っているか

システムが業務フローに合わないと、現場で使いづらくなります。
申請承認の流れが自社の運用に合わせられるかを確認する必要があります。
業務に合わないシステムは負担を増やし、現場の定着率を下げます。
導入前に運用イメージを描くことが選定のポイントです。

(4)従業員が使いやすいUI・操作性か

勤怠システムは毎日使うため、直感的に操作できることが大切です。
複雑なUIは誤操作や記録ミスの原因になります。
シンプルで分かりやすい画面を備えたシステムを選ぶと定着しやすくなります。
全員が迷わず使える操作性が理想です。

4.テレワーク勤怠管理を成功させるためのシステム活用法

テレワーク環境でシステムを導入するだけでは、十分な改善は実現しません。
システムの機能を活かし、データ管理や効率化を進めることが重要です。
勤怠管理システムの活用ポイントを3つに整理しました。

• シフト・勤務実態のデータ分析で業務改善につなげる
• アラート機能で労務リスクを低減
• 申請・承認フローのオンライン化で工数削減

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)シフト・勤務実態のデータ分析で業務改善につなげる

勤怠システムには多くのデータが蓄積されます。
集計・分析を行うことで、負荷の偏りや長時間労働の傾向を把握できます。
改善点が明確になるため、最適な人員配置や業務見直しにも直結するでしょう。
継続的にデータを活用する姿勢が重要です。

(2)アラート機能で労務リスクを低減

アラート機能があると、残業超過や休憩未取得などの問題に早期気づけます。
また、管理者が手動チェックをしなくてよいため負担軽減にも効果的です。
リスクを未然に防げることから、安心して運用できる環境が整います。
日々の管理コスト削減にもつながるでしょう。

(3)申請・承認フローのオンライン化で工数削減

紙やメールでの申請はどうしても手間が増えます。
システム上で申請から承認まで完結すると、業務効率が大きく向上します。
履歴が自動で残るため確認もしやすくなります。
管理者・従業員双方の工数削減に直結するでしょう。

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