大企業の勤怠管理でよくある悩みとは？勤怠管理システムの選び方を解説！

大企業の勤怠管理では、多様な従業員構成や事業所数の多さが業務を複雑にする要因です。
勤怠管理システムを選ぶ際も、必要な機能や他システムとの連携など、確認すべきポイントが多岐にわたります。

この記事では、大企業に合った勤怠管理システムを選ぶ際の具体的なポイントについて解説します。
ぜひ参考にしてください。

1.なぜ大企業の勤怠管理は大変なのか

大企業における勤怠管理は、従業員数や業務の複雑さから、小規模な企業とは異なる課題に直面することが少なくありません。

多様な雇用形態や複数拠点にまたがる運用、法改正への対応など、管理体制を整えるだけでも大きな負担となります。

なぜ大企業の勤怠管理が大変なのか、具体的な理由は以下の4つです。

・多様な雇用形態と勤務体系が混在している
・支店や部署ごとの管理が煩雑になりやすい
・膨大なデータ量によるヒューマンエラーのリスク
・法改正や規則変更への迅速な対応が求められる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 多様な雇用形態と勤務体系が混在している

大企業では、多様な雇用形態が混在しており、勤怠管理が複雑化しています。
勤務体系によって異なる労務管理が適用され、統一的な管理が難しいのが現状です。

例えば、フルタイムの社員は8時間勤務を基本とする一方、パートタイムの従業員は勤務時間や日数が不規則になりがちです。
これにより、個別対応が必要となり、管理の手間が大きく増えることが課題です。

(2) 支店や部署ごとの管理が煩雑になりやすい

大企業では支店や部署が複数にわたるため、勤怠管理が煩雑になりやすい状況があります。
各拠点や部署ごとに異なる運用ルールが存在することは、情報の一元化を妨げる要因です。

例えば、地方支店では紙ベースの勤怠記録を使用している一方、本社ではシステム管理を導入している場合、データの統合や確認作業に時間がかかります。
効率的な勤怠管理が難しくなり、担当者の負担が増加する結果となります。

(3) 膨大なデータ量によるヒューマンエラーのリスク

大企業では従業員数が多いため、勤怠データの量も膨大になり、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。
手作業での入力や確認作業が増えると、単純なミスでも重大な影響を及ぼす可能性が高まります。

残業時間の計算ミスや、打刻漏れの見逃しが給与計算や法令順守に関わる問題となるケースなどがその一例です。
ミスを防ぐにはシステム化が有効ですが、導入が進まない場合はリスクが解消されにくいのが現状です。

(4) 法改正や規則変更への迅速な対応が求められる

勤怠管理においては、労働基準法などの法改正や規則変更に迅速に対応する必要があります。
法改正の対応に遅れることは罰則や企業イメージの低下といったリスクに直結。
常に最新の情報を反映する体制が求められます。

働き方改革関連法の施行によって、時間外労働の上限規制が設けられた際、多くの企業で対応の遅れが問題となりました。
こうした背景から、法改正に柔軟に対応できるシステムや運用体制が欠かせない状況です。

2.大企業の勤怠管理でよくある課題

大企業における勤怠管理は、特有の課題に直面することが多くあります。
複数拠点のデータ統合の難しさ、正確な勤怠データの維持など、さまざまな問題が業務効率を低下させる要因となっています。

以下、大企業における勤怠管理で直面する課題として5つの例を紹介します。

・複数拠点間でのデータ統合が困難
・勤怠データの正確性を維持するのが難しい
・残業時間や休暇申請の管理が不十分になりやすい
・従業員からの勤怠に関する問い合わせが増える
・現場担当者に負担が偏る運用の非効率性

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 複数拠点間でのデータ統合が困難

複数の拠点や部署が存在すると、勤怠データを統合することが難しい場合もあります。
各拠点が異なる管理手法を使用しているケースが多く、データの一元管理に手間がかかるからです。

例えば、一部の支店で紙ベースの勤怠記録が使用されている場合、データをデジタル化して本社に送るプロセスに時間がかかります。
結果として、データ確認や集計に遅れが生じ、全体の運用効率が低下してしまいます。

(2) 勤怠データの正確性を維持するのが難しい

従業員数が多い大企業では、勤怠データの正確性を保つことが課題となります。
入力作業が増えるとヒューマンエラーが起きやすく、打刻ミスや記録漏れが発生しやすくなるためです。
手作業でデータを確認している場合、打刻漏れが給与計算に影響を与え、従業員の不満を招くことがあります。
こうした状況を防ぐためには、正確で信頼性の高い勤怠管理システムが必要となります。

(3) 残業時間や休暇申請の管理が不十分になりやすい

従業員数が多いと、残業時間や休暇申請の管理が適切に行われないケースもあります。
特に多忙な現場では、確認漏れや申請処理の遅れが生じやすいもの。

未承認の残業時間が給与計算に反映されないと、残業代未払いとして従業員とのトラブルに発展する恐れもあるでしょう。
トラブルを防ぐためには、残業や休暇に関する申請フローの見直しが必要です。

(4) 従業員からの勤怠に関する問い合わせが増える

大企業では、勤怠に関する問い合わせが多く寄せられ、対応が追いつかないことがあります。
申請手続きや勤怠記録の確認方法が複雑だと、従業員が自分で解決できず、管理者に頼るケースが増えるからです。

具体的には、「休暇申請の承認が下りていない」「打刻ミスを修正してほしい」といった問い合わせが挙げられます。
この事態を防ぐには、従業員が使いやすいシステムを導入することが効果的です。

(5) 現場担当者に負担が偏る運用の非効率性

勤怠管理を現場任せにしている企業では、特定の担当者に負担が集中することが問題となります。
人員不足や業務の属人化が原因で、一部のスタッフが過剰な負担を抱える状況が起きやすいからです。

現場のリーダーが全員分の勤怠確認やシフト調整を一人で行っている場合、ミスや作業の遅れが生じるリスクが高まります。
非効率な運用を解消するためには、チーム全体で作業を分担しやすい仕組み作りが必要です。

3.大企業が勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムの導入は、大企業が抱える複雑な勤怠管理の課題を解決するための有効な手段です。
データの一元管理やリアルタイムの確認が可能になり、業務効率が大幅に向上します。
従業員の申請や確認作業を簡略化することで、満足度の向上にもつながります。

勤怠管理システムの具体的なメリットは以下の4つです。

・データ統合とリアルタイム管理で業務効率化
・法令順守の強化とペナルティ回避
・従業員体験の申請や確認がスムーズに
・アラート機能で残業超過や未承認打刻を防止

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) データ統合とリアルタイム管理で業務効率化

勤怠管理システムでは、複数拠点や部署のデータを一元管理できます。
リアルタイムでの確認が可能になり、手作業の手間が省けるため、業務効率が大幅に向上します。

従業員の出退勤データが自動で集約されると、管理者は正確な状況を即座に把握可能です。
タイムリーな意思決定によって、勤怠管理にかかる工数を削減できます。

(2) 法令順守の強化とペナルティ回避

勤怠管理システムは、労働基準法を遵守する支援ツールとしても機能します。
クラウド型のシステムであれば最新の法改正に対応しているため、法令違反を未然に防げます。

例えば、時間外労働の上限を超える場合に警告が表示されるシステムを使用することで、違反のリスクを大幅に軽減できます。
法令順守の強化によって、企業の信頼性を維持しながらペナルティを回避することが可能です。

(3) 従業員の申請や確認がスムーズに

勤怠管理システムを導入すると、従業員の申請や勤怠確認が簡単になります。
従業員は自分の勤務状況や休暇申請の進捗をスムーズに確認可能です。

例えば、スマートフォンアプリで休暇申請が行えるシステムでは、従業員が管理者の確認を待つ間のストレスを軽減できます。
従業員の満足度が向上し、働きやすい職場環境につながるでしょう。

(4) アラート機能で残業超過や未承認打刻を防止

勤怠管理システムのアラート機能では、残業超過や未承認の打刻といった問題を防げます。
自動的に異常値を検知し、管理者や従業員に通知を送るため、トラブルの未然防止に効果的です。

例えば、従業員が一定の残業時間を超えた場合に警告メールが送信される仕組みを導入することで、迅速な対応が可能になります。
労務トラブルの発生率を大幅に低下させることができるでしょう。

4.大企業に合った勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、適切な基準で選定することが重要です。
大企業は複雑な業務プロセスや多様な従業員構成により、確認すべきポイントが多岐にわたります。
また、コスト削減の見込みを総合的に検討することで、効果的なシステム選定が可能です。
大企業に合った勤怠管理システムを選ぶ際のポイントは以下の4つです。

・打刻方法やシフト管理など必要な機能をリストアップする
・他システムとの連携を確認する
・システム側のサポート体制を重視する
・導入コストや労務コスト削減の見込みを考慮する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 打刻方法やシフト管理など必要な機能をリストアップする

勤怠管理システムを選ぶ際には、必要な機能を明確にリストアップすることが重要です。
企業ごとに必要な機能は異なるため、現場の課題や改善したい業務プロセスに応じた選定が求められます。

例えば、ICカードやスマートフォンを使った打刻機能、シフト管理や残業アラート機能など、具体的なニーズを洗い出すことで適切なシステムを見つけやすくなるでしょう。
不要な機能が多すぎる、あるいは足りない、といったミスマッチを防ぎます。

(2) 他システムとの連携を確認する

他の業務システムと連携可能かどうかは、選定の際の重要なポイントです。
給与計算ソフトやERP（統合基幹業務システム）とスムーズにデータを連携できるかが、業務全体の効率化に直結します。

勤怠データが自動的に給与システムに反映される仕組みがあれば、手作業での入力や確認が不要になり、ヒューマンエラーも防止できます。
連携機能を確認することで、システム導入後のスムーズな運用が可能です。

(3) システム側のサポート体制を重視する

導入後のサポート体制も、選定において見逃せないポイントです。
初めて勤怠管理システムを導入する企業にとって、トラブル発生時に迅速かつ適切な対応を受けられる体制は非常に重要です。

電話やチャットによる24時間対応のサポートや、専任スタッフによる操作説明があるシステムであれば安心して運用を開始できます。
サポート体制を重視することで、導入後のトラブルや不安を最小限に抑えましょう。

(4) 導入コストや労務コスト削減の見込みを考慮する

システムを選ぶ際、初期費用やランニングコストだけでなく、労務コスト削減の見込みも含めて判断する必要があります。
システム導入によって業務効率が上がることで、長期的にはコスト削減につながるケースも多いためです。

例えば、システム導入により月数時間の業務が削減できれば、それが年間に換算すると大きなコストカットとなります。
費用対効果を明確に把握して選定することで、経営視点で見ても合理的な投資が可能です。