近年、働き方改革による労働生産性の向上を目的に、ペーパーレス化が政府主導で進められています。
ペーパーレス化には、勤怠管理ツールの導入やOCRの活用、クラウドストレージの利用などの方法があります。
基礎知識を身につけたうえで、自社に最適な形でペーパーレス化を進めることが大切です。
本記事では、ペーパーレス化の意味や目的、メリット、方法などについて詳しく解説します。
1.ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙を電子データに変換し、活用・保存することです。
従来の紙ベースの文書や資料の電子化によって、業務プロセスの効率化や経費削減を図ることができます。
また、紙媒体から電子媒体への移行だけでなく、電子書籍や電子チケットなど、さまざまな形態で紙の使用を削減することもペーパーレス化の1つといえるでしょう。
テクノロジーの進化やデジタル化の推進に伴い、多くの企業や個人が効率向上と環境への配慮を両立させる手段として積極的に導入しています。
2.ペーパーレス化が注目されている理由・メリット
ペーパーレス化は、単なる業務効率化にとどまらず、環境負荷の軽減やコスト削減、セキュリティ強化まで幅広い効果をもたらします。
特に人手不足や働き方の多様化が進む昨今、紙をベースとした業務フローを見直す動きが加速しており、勤怠管理や経理などバックオフィス業務から着手する企業が増えています。
ここでは、ペーパーレス化が注目されている理由とメリットについて詳しく見ていきましょう。
（1）環境の負荷軽減と企業イメージの向上
ペーパーレス化によって、紙の製造にかかる資源の消費と廃棄物を削減できます。
紙の製造には木材が必要であり、これによる大規模な森林伐採が環境に影響を与えます。
また、製紙工程や印刷には多くの水やエネルギーが使用され、これも環境への負担となっています。
ペーパーレス化によりこれらの資源の使用が減少し、環境への影響の軽減が可能です。
（2）業務効率と生産性の向上
電子文書をクラウドストレージに保存することで、複数人での情報共有が容易になります。
クラウドストレージは詳しくは後述しますが、インターネット上に存在するさまざまなデバイスからアクセスできるストレージのことです。
IDとパスワードがあれば閲覧できるため、複数人でファイルを容易に共有できます。
検索機能も優れており、ファイル名や中の文字列を検索できるため、必要な情報へのアクセスが迅速に行えるのです。
（3）ストレージコストの削減
ペーパーレス化すると、物理的なファイルや文書の保管にかかるスペースやコストが不要になり、クラウドやサーバーを利用してデジタルデータを管理できます。
これにより、保管コストを最小限に抑えつつ柔軟で効率的なデータ管理が可能です。
（4）セキュリティ性の向上
デジタルドキュメントは、物理的な文書よりも優れたセキュリティ対策が可能です。
アクセス権の制御や暗号化、バックアップの実施などが可能であり、情報漏洩やデータ紛失のリスクを低減できます。
機密性の高い情報や個人情報の安全な管理が実現され、組織全体の信頼性が向上するでしょう。
勤怠管理においても、従業員の氏名や勤務時間、給与に関わる情報は取り扱いに注意が必要な個人情報です。
紙の出勤簿では、誰でも内容を閲覧できてしまい、紛失や持ち出しのリスクも避けられません。
クラウドシステムであれば、権限に応じて閲覧・編集できる範囲を細かく設定できるため、労務担当者や管理者以外が情報にアクセスすることを防げます。
3.ペーパーレス化の課題
ペーパーレス化にはさまざまなメリットがある一方で、導入・運用の過程でいくつかの課題に直面することもあります。
セキュリティ対策の強化やシステムの安定運用、従業員への浸透など、事前に押さえておくべきポイントは少なくありません。
次の課題を理解したうえで、計画的にペーパーレス化を進めていくことが大切です。
（1）セキュリティの懸念
ペーパーレス環境では、データがデジタル形式で保存されるため、ハッキングや不正アクセスによるデータ漏洩のリスクが増加します。
組織は強固なセキュリティ対策を講じ、暗号化やアクセス制御などの手段でデータを守る必要があるでしょう。
ただ、既存ツールに搭載されたセキュリティ機能を活用すれば、高度なセキュリティ対策を容易に実装できます。
そのため、物理的なファイルよりもセキュリティ性が高いことに変わりはありません。
（2）システム障害への対応
ペーパーレス化には、適切なITインフラとソフトウェアの導入・整備が必要です。
システムの障害やアップデートによる問題が発生すると、情報へのアクセスが制限される可能性があります。
業務が滞ることも考えられるため、バックアップやメンテナンスで対策しなければなりません。
（3）トレーニングの必要性
ペーパーレス環境への移行により、ツールの利用方法やセキュリティに対する意識などを伝える必要があります。
従業員への適切なトレーニングが行われないと、業務効率化が妨げられる可能性があるでしょう。
ペーパーレス化のメリットや意義について理解を求めるために、面談することも検討しましょう。
4.ペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化は、いきなり全社的に導入しようとすると、混乱を招き失敗する恐れがあります。
段階を踏んで無理なく移行することが、定着への近道です。
ここでは、独立行政法人中小企業基盤整備機構が推奨しているペーパーレス化の進め方を参考に、正しい手順を解説します。
書類の棚卸から整理ルールの策定まで、順を追って確認していきましょう。
（1）職場にある書類を棚卸する
まずは職場にある書類を棚卸し、ペーパーレス化する書類をリストアップします。
現行の文書管理状況を把握し、どの書類をデジタル化するかを検討できるようになるでしょう。
(2)ペーパーレス化する書類を決める
書類を仕分けし、電子化が適しているか、または紙で残すべきかを検討します。
一気に全ての書類をペーパーレスにするのは難しいため、高い効果が期待できる書類から着実に進めていくことが重要です。
従業員にとって効率的で役立つものから取り組むことで、ペーパーレス化の受け入れがスムーズに進みます。
会議資料や企業のパンフレット、契約書などから、印刷・配布の手間やコストを削減し、効率的に業務が行えるようになるでしょう。
（3）ペーパーレス化後の業務プロセスを検討する
ペーパーレス化に伴い、業務プロセスを見直すことが必要です。
電子文書の効率的な利用と管理を維持するために、ワークフローシステムの導入や承認プロセスの変更を検討しましょう。
たとえば、社内稟議や申請書類などを電子化し、効率的な承認プロセスを構築することで業務の迅速かつ円滑な進行が期待できます。
（4）電子化する書類の整理方法を決める
ペーパーレス化においても、書類の整理が重要です。
整理のためには、ファイル名の命名規則や保管場所、共有範囲、保存年限などのルールを事前に定めておく必要があります。
特に過去の文書を電子化する場合には、書類サイズ、解像度、ファイル形式などを設定し、統一性を保つことが望ましいでしょう。
5.勤怠管理システムでペーパーレス化するメリット
ペーパーレス化を進めるうえで、勤怠管理システムの導入は特に効果の大きい取り組みの1つです。
紙のタイムカードや出勤簿を電子化するだけでなく、集計作業や法改正対応、情報管理のあり方そのものを見直すきっかけになります。
ここでは、勤怠管理システムを活用してペーパーレス化を進めるメリットを3つの観点から見ていきましょう。
（1）打刻・集計作業の自動化で手間を削減できる
勤怠管理システム最大のメリットは、打刻から集計までの一連の作業が自動化される点です。
紙のタイムカードでは、出退勤時刻の書き写しや残業時間の計算を担当者が手作業で行う必要があり、従業員数が多いほど月末の負担が大きくなります。
勤怠管理システムであれば、パソコンやスマホ、ICカード、生体認証などで打刻したデータがそのまま自動集計され、給与計算ソフトとの連携もスムーズに行えます。
（2）法改正への対応や情報の一元管理がしやすい
労働基準法や働き方改革関連法制は改正が続いており、紙の運用のままでは最新のルールへの対応が後手に回りがちです。
勤怠管理システムを使えば、法改正に応じた設定変更がシステム側で反映されるため、担当者が都度ルールを調べ直す負担を抑えられます。
また、複数拠点の勤怠データもクラウド上で一元管理できるため、本社と店舗、あるいは在宅勤務者の労働時間もまとめて把握しやすくなるでしょう。
（3）セキュリティ性の高いデータ管理を実現できる
勤怠データには給与に関わる情報が含まれるため、取り扱いには十分な注意が求められます。
紙の出勤簿では誰でも内容を閲覧できてしまい、紛失や持ち出しのリスクも避けられません。
権限に応じて閲覧・編集できる範囲を細かく設定できるため、労務担当者や管理者以外が情報にアクセスすることを防げます。
データはサーバー上で暗号化され、バックアップも自動で行われるため、災害時や機器トラブルの際にも情報を守りやすくなるはずです。
6.ペーパーレス化に役立つツール
ペーパーレス化を進めるには、目的に合ったツールを組み合わせることが大切です。
代表的なツールには、勤怠管理ツール、OCR、クラウドストレージがあります。
それぞれの特徴を理解し、自社の課題に合ったものを選びましょう。
(1)勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、出退勤や休憩時間などをWeb上で記録・管理できるシステムです。
パソコンやスマホ、タブレット、ICカードなどから打刻でき、場所を問わず利用できます。
打刻データは自動で集計されるため、集計ミスや手作業の負担を減らせる点がメリットです。
給与計算システムとの連携や、法改正に対応した設定変更ができるものもあります。
(2)OCR
OCR（Optical Character Recognition）は、紙の書類を読み取り、文字データに変換する技術です。
契約書や請求書などをデータ化すれば、キーワード検索が可能になり、必要な書類を探す手間を減らせます。
紙資料が大量にある場合でも、OCRを活用することで効率的に電子化できます。
(3)クラウドストレージ
クラウドストレージは、電子化した資料をインターネット上で保存・管理するサービスです。
場所を問わずアクセスできるため、複数人での情報共有や共同作業に適しています。
自社サーバーの管理も不要なため、IT担当者の負担軽減にもつながります。
勤怠管理ツールやOCRで電子化したデータの保存先としても活用できます。
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