勤怠管理には正確性が求められますが、手動で行うと時間がかかり、ミスもしやすくなります。
効率的な勤怠管理を実現するためには、専用の勤怠管理システムの導入が不可欠です。
本記事では、労務担当者が勤怠管理システムを導入する際の注意点やシステムの選び方について紹介します。
これから導入を検討している方や自社にあったシステムを探している方はぜひ参考にしてください。
1.勤怠管理システムの基本
勤怠管理システムとは、従業員の出勤状況や勤務時間、休暇の管理などを行うためのシステムです。
特にパソコンで使うものを指すことが多く、国内でも30製品以上の専用ソフトウェアやアプリが提供されています。
ほとんどのシステムで、出勤・退勤時間の打刻や勤怠状況の修正、休暇や残業の申請・管理機能などを搭載しており、勤怠情報の一元管理が可能です。
また、労務全体をカバーするシステムでは、勤怠管理以外に給与管理や保険料計算、シフト作成などにも対応しています。
(1)勤怠管理システムでできること
勤怠管理システムには、出退勤の打刻から休暇・残業の申請、集計、レポート作成まで一連の機能が用意されています。
手作業では時間のかかる工程を自動化できるため、担当者の負担を大きく減らせる点が特徴です。
例えば、ICカードやスマートフォンでの打刻データはリアルタイムに集計され、残業時間や有給の消化状況もグラフで可視化されます。
給与計算システムと連携すれば、集計結果をそのまま反映させることも可能でしょう。
このように、打刻から分析までを一つのシステムで完結できる点が大きな強みと言えます。
(2)勤怠管理システムがもたらす労務管理への好影響
勤怠管理システムの導入は、単なる打刻の効率化にとどまらず、労務管理全体の質を高める効果があります。
正確な勤怠データがリアルタイムに蓄積されることで、法令順守のチェックや労働時間の是正判断を迅速に行えるようになるためです。
例えば、36協定の上限に近づいた従業員をシステムが自動で検知し、担当者へ通知する機能を備えたものもあります。
これにより、是正対応が後手に回るリスクを抑えられるでしょう。
結果として、労務担当者は事後対応ではなく予防的な管理へと業務のあり方をシフトできます。
2.勤怠管理システムの具体的な機能
勤怠管理システムには、打刻から集計、申請、給与連携まで一連の業務をサポートする機能が搭載されています。
手作業では時間のかかる工程を自動化できるため、労務担当者の負担を大きく減らせる点が特徴です。
ここでは代表的な機能と、それぞれが労務管理にどのような好影響をもたらすかについて解説します。
自社に必要な機能を見極める際の参考にしてください。
(1)打刻・勤怠集計機能
勤怠管理システムの中核となるのが、打刻機能とそれに連動した集計機能です。
出退勤の記録をシステムが自動で集計することで、手作業による転記ミスや集計漏れを防げるためです。
例えば、ICカードやスマートフォンで打刻したデータは、労働時間や残業時間としてリアルタイムに反映され、担当者が月末にまとめて計算する必要がなくなります。
このように、打刻から集計までを自動化することは、正確な勤怠情報を維持するための土台となります。
(2)申請・承認機能
有給休暇や残業、休日出勤などの申請をオンラインで完結できる点も、勤怠管理システムの重要な機能です。
紙やメールでのやり取りに比べて、申請から承認までの流れを可視化しやすくなるからです。
例えば、従業員がスマートフォンから休暇申請を行い、管理者がその場で承認できれば、申請書類の紛失や承認漏れを防げます。
このように、申請・承認機能はスピーディーなやり取りを実現し、労務担当者の確認作業も簡素化します。
(3)給与連携・レポート機能
集計した勤怠データを給与計算システムへ自動反映できる連携機能も、多くのシステムに備わっています。
手作業での二重入力をなくすことで、入力ミスや作業時間を削減できるためです。
例えば、部署別・個人別の勤務状況をグラフや表で出力できるレポート機能を使えば、人事評価や労務監査への対応もスムーズに行えます。
給与計算や分析業務まで一気通貫でカバーできる点は、勤怠管理システムならではの強みと言えるでしょう。
(4)勤怠管理システムがもたらす労務管理への好影響
これらの機能を活用することは、単なる打刻の効率化にとどまらず、労務管理全体の質を高める効果があります。
正確な勤怠データがリアルタイムに蓄積されることで、法令順守のチェックや労働時間の是正判断を迅速に行えるようになるためです。
例えば、36協定の上限に近づいた従業員をシステムが自動で検知し、担当者へ通知する機能を備えたものもあります。
これにより、是正対応が後手に回るリスクを抑えられるでしょう。
結果として、労務担当者は事後対応ではなく予防的な管理へと業務のあり方をシフトできます。
3.勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入することには、以下のようなメリットがあります。
- 労務関連のコスト削減
- 正確性の向上
- 勤務時間の可視化
以下でそれぞれについて解説します。
メリット1.労務関連のコスト削減
勤怠管理システムの導入によって、労務にかかるコストを大きく削減できます。
勤怠情報の集計や給与計算、社会保険手続きの一部を自動化できるため、担当者の作業時間そのものを減らせるからです。
例えば、紙のタイムカードで行っていた月次集計をシステムに置き換えれば、集計作業にかかっていた時間を大幅に短縮できます。
あわせて用紙代や保管スペースも不要になるため、ペーパーレス化によるコスト削減にもつながるでしょう。
また、勤怠記録が自動保存されることで、不正打刻や無断欠勤の抑止にも効果を発揮します。
このように、直接的な人件費だけでなく、間接的な運用コストの削減にも寄与する点が特徴です。
メリット2.正確性の向上
システムでの勤怠管理は、手作業に比べてヒューマンエラーを大幅に減らせる点が魅力です。
従業員自身がスマートフォンやパソコンから打刻・入力し、管理者が承認する仕組みを整えれば、記録の漏れや重複、誤入力を防止できるからです。
例えば、勤務時間の入力ミスがあった場合でも、システムがアラートで知らせてくれるため、給与計算前に修正が可能です。
勤怠情報をリアルタイムで確認できることも、データの整合性や信頼性を高める要因と言えるでしょう。
正確なデータの蓄積は、給与計算や労務監査への対応をスムーズにする土台にもなります。
メリット3.勤務時間の可視化
勤怠管理システムには、従業員の勤務時間を可視化する機能が備わっています。
労働時間の傾向をデータとして把握できれば、労働環境の改善や適正化に向けた具体的な対策を立てやすくなるからです。
例えば、従業員ごとの残業時間をグラフや表で表示し、法定の上限や社内基準と比較することで、負担が偏っている部署や個人を早期に発見できます。
従業員自身も自分の勤務状況を確認できるため、ワークライフバランスへの意識向上にもつながるでしょう。
勤務時間の可視化は、労使双方にとって働きやすい職場づくりの第一歩と言えます。
4.勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
勤怠管理システムを選ぶ際は、自社のやり方とあっているか、使いやすいシステムかなどを見極める必要があります。
特に重視すべきポイントを以下にまとめましたので参考にしてください。
(1)自社にあった機能が充実しているか
勤怠管理システムで特に重要な機能が、残業管理や勤怠データの集計です。
効率的な勤怠管理を実現するためにも、これらの機能が備わっているかあらかじめ確認しましょう。
特に残業を管理する機能は、働き方改革に対応する上で欠かせません。
働きやすい労働環境を実現するためにも、従業員の労働時間を正確に把握し、個々の負担を調整する、などの対応をすべきです。
勤怠データの集計機能があれば、労働時間や休暇の使用状況などを一元管理することができ、労務担当者の負担を軽減できます。
さらに、勤怠データをグラフや表などで分析やレポートができれば、人事評価や給与計算などの業務にも活用が可能です。
(2)従業員にとって使いやすいシステムか
勤怠管理システムは、従業員や労務担当者がストレスなく利用できることが重要です。
直感的に操作できるか、動作は重くないか、などを検証しながらシステムを選ぶことで、作業効率が向上します。
また、使いやすさを左右するのがカスタマイズ性です。
例えば、勤怠データの入力方法や表示形式、休暇の種類や申請フローを自由に設定できれば、自社のルールやニーズに合わせることができます。
(3)コスト面で問題がないか
勤怠管理システムの導入にはコストがかかりますので、トータルコストを把握することが大切です。
導入費用や毎月の利用料金、オプション料金など費用全体を通して考える必要があります。
人件費削減や業務効率の向上などの経済効果がある場合、どの程度コスト面でメリットがあるか予測を立てるようにしてください。
5.勤怠管理システム導入の注意点
勤怠管理システムは選び方や使い方によって導入効果が大きく変化します。
システムを導入するだけではメリットを十分に享受することはできません。
導入する際には、以下の3つの注意点を覚えておきましょう。
注意点1.社員に操作方法を周知する
システム導入時には、操作方法を従業員に周知することが重要です。
教育・トレーニングの方法としては、以下のようなものがあります。
- システムのマニュアルを配布する
- Q&AやFAQを作成する
- システム導入時に本社でヘルプデスクを設置する
これらの方法を用いて、従業員にシステムの目的や機能、操作方法を伝えましょう。
運用開始後も従業員の理解度や満足度を定期的に確認するようにしてください。
サポート体制の整ったシステム提供会社を選ぶことも重要です。
注意点2.デモで使いやすさと拡張性を確認する
システムを選ぶ際にはデモ版の提供があることが多いです。
デモ版の使用時に、システムの操作性や、必要な機能が揃っているか、機能の追加や削除が容易に行えるかなどをチェックしましょう。
特に以下のポイントは必ず確認してください。
- システム画面の見やすさ（色や文字の大きさ、ボタンのわかりやすさ）
- 動作の反応速度、エラー発生率
- 機能の追加・削除方法
- 設定画面の見やすさ、機能の探しやすさ
- シフト管理システムや給与計算システムとの連携可否
注意点3.セキュリティレベルをチェックする
勤怠管理システムは機密情報を含むため、セキュリティ対策が重要です。
システムのセキュリティレベルを確認し、従業員の個人情報漏洩や不正アクセスを防止する対策を行いましょう。
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