テレワークが急速に広がる中で、効率的な勤怠管理が求められています。
勤怠管理は企業の生産性や従業員の働きやすさに直接影響する業務です。
この記事では、テレワークに対応するための勤怠管理の課題、それを解決するためのシステムの選び方、勤怠管理システムのメリットについて詳しく説明します。
1.テレワークと勤怠管理の現状
現在もテレワークを実施している企業は少なくありません。
この項目では、テレワークの現状と、従来の勤怠管理が抱える課題について解説します。
(1)現在も4割の企業がテレワークを実施
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2023/10/12/14.html
出典：テレワーク実施率調査結果 2023年9月(東京都)
テレワークの普及は、近年の労働市場における最も顕著な変化の一つです。
特にコロナ禍以降、都心部を中心に多くの企業でテレワークの制度が導入されました。
2019年以降進められてきた働き方改革とあわせて、従業員の多様な働き方を可能にした一方、従来の勤怠管理方法では対応しきれなくなっています。
(2) 勤怠管理の重要性
勤怠管理は従業員の労働時間、休憩時間、休日・休暇取得状況などを管理します。
労働法の遵守や給与計算に必要不可欠です。
テレワークでは従業員がオフィスにいないため、出勤・退勤時間の記録、労働時間の正確な把握が困難になります。
テレワークに対応した適切な勤怠管理システムがなければ、生産性の低下や労働法違反、従業員の不公平感などに影響を与えかねません。
(3)Excelでの管理の限界
勤怠管理にExcelやスプレッドシートツールを使用している企業も多いかと思います。
汎用性が高く初期コストも低いため、特にスタートアップや中小企業では魅力的な選択肢です。しかし、データ入力の手間がかかる、エラーの発生やデータの不整合、不正確な時間追跡、レポート作成の困難さなどの課題も抱えています。
また、2019年4月以降、客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました。
企業は、タイムカードやICカードでの打刻、PCの使用時間の記録などの方法で従業員の勤怠状況を把握するよう求められています。
2.テレワークに活かせる勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムは、時間の記録、シフトの計画、レポートの作成など、多様な機能を提供します。
各機能がどのようにテレワークと関係するのかご紹介します。
(1)時間追跡と記録
説明: この機能は従業員の出勤、退勤、休憩時間などを正確に追跡し記録します。従業員はデスクトップアプリケーション、モバイルアプリ、またはウェブベースのインターフェースを通じて勤務時間を入力できます。これにより、労働時間の管理が簡素化され、精度が向上します。
(2)リアルタイムの出勤状況監視
説明: この機能により、管理者はリアルタイムで従業員の出勤状況を監視できます。これは特にテレワーク環境で重要で、どの従業員が現在勤務中か、休憩中か、または不在かを瞬時に確認できます。
(3) レポート作成とデータ分析
説明: システムは勤務時間、休暇、オーバータイムなどのデータを集計し、詳細なレポートを生成します。これにより、管理者は労働コスト、生産性、従業員の勤務パターンなどに関する洞察を得ることができます。
(4) 法律に基づいた運用ができる
勤怠管理システムは、労働基準法をはじめとする法律に準拠して勤務時間を管理するのに役立ちます。
働き方改革により、毎年のように新たな改正法が施行されているため、アナログの方法だけでこれらに対応・遵守するのは困難です。
テレワークの環境でも労働法に則った働き方ができるよう努める必要があります。
3.テレワークに最適な勤怠管理システムの選び方
テレワークを実施している企業にとって、どのような勤怠管理システムが最適なのでしょうか。
選び方のポイントを以下にまとめました。
(1)汎用性とカスタマイズ性を確認する
テレワークと一言で言っても、運用方法は企業によって微妙に異なります。
自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるものを選ぶようにしましょう。
雇用形態の違いや勤務パターンに対応できるかどうかを確認が必要です。。
また、勤怠管理システムは小規模事業者向けのものから大企業向けまであります。
企業の成長に伴い拡張可能であることが重要です。
特にベンチャーやスタートアップの場合は、社員数の急増に対応できるシステムを選びましょう。
また、自社で既に使っている人事管理システムや給与計算システム、シフト管理システムとの連携可否も最初に確認することをおすすめします。
(2)主要なシステムを比較する
システム同士を比較する際は、提供される機能と価格を中心に検討しましょう。
機能の多さにあわせて複数の料金プランを用意している場合もありますが、最も高価なプランが必ずしも最適とは限りません。
必要な機能と予算に基づいた選択が大切です。
導入企業の事例インタビューにも目を通しておきましょう。
(3)使いやすさやセキュリティを重視する
システムは直感的で使いやすいインターフェースを持っていることが望ましいです。
従業員が簡単に時間を記録し、管理者が効率的にデータを分析できるものを選びましょう。
テレワークの場合、勤怠管理システムに社員が自宅からアクセスします。
データ保護やセキュリティ強度は非常に重要です。勤怠情報は従業員の個人情報にあたるため、データ漏洩や不正アクセスから保護する機能の有無を確認しましょう。
4.勤怠管理システム導入のメリット
勤怠管理システムの導入は、労務管理の効率性・正確性・透明性を高めます。
具体的なメリットとして、
- 生産性の向上
- エラーの削減
- 従業員のモチベーション向上
などがあります。それぞれについて以下で詳しく見ていきましょう。
(1)生産性の向上
勤怠管理システムでは、従業員の勤務時間を自動的に記録・分析できます。
従業員の労働状況が可視化できるため、業務のムリ・ムダ・ムラを削減し、効率的に従業員を配置することができます。
勤怠管理システムと他のシステムを連携させれば、給与計算やシフト管理などといった煩雑な業務の一元管理が可能です。
労務担当者や現場管理者の負担が減ることで、より重要な業務に集中できます。
(2)ミスの軽減
勤怠実績の記録をシステム側で管理できると、ヒューマンエラーや不正の防止に繋がります。
特に勤怠管理のミスは法律違反にも繋がりかねません。
勤怠管理システムは従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できるため、勤務状況に対して適切なフィードバックが可能です。
もし勤務時間や休暇取得状況が法律に反している場合エラーが表示されます。
あらかじめミスを防ぎ、法に則った運用ができます。
(3)従業員のモチベーション向上
勤怠管理システムを活用することで、従業員の勤務状況を客観的に分析し、公平な評価が可能です。
勤務時間の適正化、休暇取得状況の可視化によって従業員のワークライフバランスをサポートし、過労やストレスを防ぐことができます。
5.おわりに
コロナ禍以降、急速にテレワークが普及し、勤怠管理のあり方も変化が必要なタイミングにきています。
時代の流れや法改正に対応するためにも勤怠管理システムの導入がおすすめです。
現在、国内で提供されている勤怠システムは30以上あり、どれが自社にあうのか迷う担当者も多いようです。情報を適切に収集し、システム選定の基準を作っておくのも良いかもしれません。
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