勤怠管理は、記録の集計や給与計算など正確性を求められます。
毎月の勤怠記録の確認に追われている担当者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、勤怠管理を効率化するための方法として、勤怠管理システムにスポットを当てて紹介します。
勤怠管理業務でお悩みの方はぜひお読みください。
1.勤怠管理の目的とは
勤怠管理とは、企業が所属する従業員の就業状況を把握し、管理する一連の業務を指します。
勤怠管理には以下の4つの目的があります。
(1)過重労働や違法な労働を防ぐため
勤怠管理では従業員が何時間働いて、何時間残業をしているかを把握します。
過重労働や違法な労働は、従業員の健康被害や訴訟などのトラブルの元。
労働時間を明確にすることは、過重労働や違法な労働の未然防止となります。
また、長時間労働は生産性やモチベーションにも悪影響を及ぼすことも。
勤怠管理は企業の義務であり、従業員の健康と安全を守るために必要不可欠です。
(2)給与計算や保険料の支払いを正確に行うため
勤怠管理によって正しい労働時間がわかると、給与計算や保険料の支払いがしやすくなります。
給与額は保険料や税金に関わってくることから、正確な把握が必要です。
残業代は2年分をさかのぼって支払うこともできますが、従業員との信頼のためにも適切な勤怠管理と給与支払を行いましょう。
(3)コンプライアンスを遵守し、信頼性を高めるため
コンプライアンスとは、企業が法律を適切に守ることを意味します。
近年、残業時間を少なく見積もったり、残業代を出さないようなブラック企業の問題もあります。
適正な勤怠管理はコンプライアンスを遵守した健全な経営に欠かせない存在です。
(4)従業員の健康や生産性を向上させるため
勤怠管理データは、企業の根幹をなす経営計画（特に人事計画）を策定する上で重要です。
適切な勤怠管理は、経営陣や現場責任者が従業員の就労状況を正しく把握するのに役立ちます。
場合によっては業務改善や制度の改正が必要かもしれません。
これらは従業員の満足度や忠誠度向上につながります。
さらに、勤怠管理は生産性向上にも寄与します。
分析・改善を行えば、効率的な人材配置や作業プロセス改善などが可能です。
2.勤怠管理の現状と課題
(1)手書きや手入力では不正確
従業員が手動で出勤時間を記録するケースはまだまだ多くあります。
この方法は単純で容易な一方で、入力ミスや紛失、さらには時計のズレなどによる誤差を招きやすいのが難点です。
また、従業員が自己申告するシステムは、意図的な不正の余地を残します。
(2)最大の課題は正確性と効率性
勤怠管理の最大の課題は、データの正確性と処理の効率性です。
不正確なデータは、給与計算のミスや労働法違反のリスクに直結します。
さらに、手作業によるデータ入力と管理は時間を大量に消費し、管理者の負担を増加させます。
これらの問題を解決するため、2010年代後半から勤怠管理システムの導入が拡大しています。
3.勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムの種類は、自社の就労形態や勤怠管理の目的に合わせて選ぶことが重要です。
システムには、主に以下の3種類があります。
(1)クラウド型
インターネットブラウザ上でサービスを利用するタイプです。
導入コストが低く、すぐに運用できるメリットがあります。
しかし、セキュリティやカスタマイズに制限がある場合があります。
初期費用はかからない場合が多く、月額費用も数百円/人〜。
中小企業では特にクラウド型システムが選ばれる傾向にあります。
(2)オンプレミス型
自社のサーバーにシステムを構築して利用するタイプです。
自社専用システムとしてカスタマイズすることが前提になっています。
その分導入コストが高く、保守やメンテナンスに手間がかかる場合があります。
大企業ではオンプレミス型のシステムを選ぶケースが多いです。
(3)タイムレコーダー型
タイムカードの進化版で、主に出退勤時刻の記録や管理に用いられるタイプです。打刻方法が簡単で、不正打刻を防ぐ機能があるメリットがあります。
しかし、休暇管理や残業アラートなどの機能がない場合があります。
4.勤怠管理システムによる効率化とは
勤怠管理システムで勤怠管理業務がどのように変わるのか、具体的な内容を紹介します。
(1)勤怠の申請・記録を一元管理できる
勤怠管理システムでは、勤務時間の記録、時間外労働の申請、休暇の取得申請などを一元管理できます。
また、労働時間、休暇取得日数などは法律に則ってシステムが組まれているため、労働基準法に反している場合はアラートが表示されます。
コンプライアンスを確保した勤怠管理が可能です。
(2)プロセスの自動化が可能
現代の勤怠管理システムは自動化されたプロセスを提供します。
自動出勤記録、休憩時間の追跡、残業時間の計算などが代表的です。
さらに、これらのシステムは従業員が自らの勤務時間をリアルタイムで確認できる機能も提供し、透明性を高めます。
(3)他業務との連携方法も豊富
勤怠管理システムは、給与計算や人事管理システムとの連携が可能です。
これにより、データの一元化が実現し、エラーの発生を大幅に減らすことができます。
労働時間のデータを使用した人材配置や、プロジェクト管理の最適化も可能になります。
5.勤怠管理システム導入のメリット
勤怠管理システムの導入メリットは主に4つあります。
・勤怠管理にかかる時間やコストを削減できる
・労働時間・休暇取得状況を正確に把握できる
・法令遵守を徹底できる
・不正打刻や過重労働を防止できる
それぞれ、以下で詳しく説明します。
(1)勤怠管理にかかる時間やコストを削減できる
勤怠管理システムは、従業員の出退勤や休暇の取得状況を自動的に集計し、給与計算や労務管理に必要なデータを出力します。
これにより、手作業による転記や集計のミスや手間を省くことが可能です。
(2)労働時間・休暇取得状況を正確に把握できる
勤怠管理システム上では従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。
残業や有給休暇の消化状況を把握可能なため、労働環境の改善に繋がります。
(3)法令遵守を徹底できる
勤怠管理システムは、最新の労働基準法や労働安全衛生法に基づいた機能が搭載されています。
特にクラウド型では法改正にも自動的に対応するため、法令違反や労働紛争のリスク低減が可能です。
(4)不正打刻や過重労働を防止できる
勤怠管理システムの中には、生体認証やGPS機能などを用いて従業員の出退勤を客観的に記録できるものも存在します。
また、残業アラート機能を利用することで、残業時間の上限を通知できます。
これらは不正打刻や過重労働の防止に役立つと言えるでしょう。
おわりに
勤怠管理業務を効率化するためのシステム導入について、システムの種類や機能、メリットを中心に紹介しました。
勤怠管理システムを選ぶ際の参考になれば幸いです。
勤怠管理システムは、業務効率化とコンプライアンス強化を通じて、企業の持続可能な成長に寄与します。
導入後の効果を見据えながら、最適なシステム導入になるよう慎重に検討しましょう。
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