従業員の労働時間や休暇日数などを把握するための勤怠管理。本来誰が担当すべき仕事なのか疑問に思ったことはありませんか？
この記事では、勤怠管理と労務管理の違いを踏まえつつ、勤怠管理が誰の仕事なのか解説します。
また、働き方改革関連法案の施行により、2019年4月から勤怠管理の方法に変更点が生じています。法律を遵守した勤怠管理の方法も紹介しますのでぜひお読みください。
1.勤怠管理は誰の仕事？
労働基準法において、勤怠管理は使用者（会社）の責任であり義務であるとされています。
中小企業であれば社長や総務担当が、大きな組織であれば労務担当の部署が担う仕事です。
企業によって勤怠管理をする部署は異なります。
勤怠管理と労務管理の違い
勤怠管理と似た言葉で「労務管理」があります。
労務管理は社会保険の手続きや労働環境の整備、給与計算など、従業員の労働に関すること全般を指します。
勤怠管理も労務管理の一部です。
労務管理や勤怠管理と似た言葉で「就業管理」があります。
就業管理は従業員の働き方や待遇の管理を指し、こちらも労務管理の一部と考えていいでしょう。
2.勤怠管理の対象は？
(1)全ての事業場が対象
勤怠管理は漁業や農業など、自然に左右される一部の業種を除いて全事業場が対象です。
従業員を雇うことで勤怠管理の義務が発生します。
(2)従業員も管理職も対象
以前は勤怠管理の対象は従業員のみで管理監督者は含まれませんでしたが、近年労働者の過重労働や過労死が社会問題化。
長時間労働の是正が求められるようになりました。
働き方改革によって、2019年4月以降は管理監督者の勤怠管理も義務化されています。
管理監督者とは業績や業務を監督する立場の人を指します。
課長や係長など、管理職の肩書があっても以下の4つを満たさなければ管理監督者には含まれません。
- 重要な職務内容を有していること
- 経営者と一体的な責任と権限を有していること
- 勤務時間の制限を受けていないこと
- 職務相応の待遇を受けていること
働き方改革では管理監督者の勤怠管理義務化以外にも変更点がありました。
勤怠管理に特に関わる部分の変更点を次の項目で紹介します。
3.2019年働き方改革での変更点
労働時間の客観的把握が義務化
出典：出雲労働基準監督署資料
従来の労働基準法では労働時間の客観的な把握は義務付けられておらず、自己申告による勤怠管理でも法律違反にはなりませんでした。
働き方改革関連法の改正により、2019年4月以降は労働時間を把握していないと法令違反となります。
罰則規定はありませんが、労働基準監督署の是正勧告の対象です。
特に、今回重要なのが「客観的な把握」の部分です。
法令を遵守するためにはどのような勤怠管理をすべきなのか、次項で解説します。
4.勤怠管理を適切に行う方法
厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署より、「労働時間の適正な把握のために」というタイトルの資料が公開されています。
こちらに基づき、適切な勤怠管理の方法について紹介します。
(1)始業・終業時間を記録する
企業側は従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することが求められます。
労働時間を把握する上では、1日何時間働いたかだけでなく、始業時刻や終業時刻、休憩時間の記録から確定させなければいけません。
(2)タイムカードやICカードでの記録が基本
これからの勤怠管理では、タイムカードやICカード等の客観的な記録が基本です。
指紋認証や顔認証による勤怠管理、パソコンからのシステムへの打刻なども客観的な記録に含まれます。
時間外労働については、残業命令書などによって記録したものと、実際にタイムカードなどで記録されたものとを突き合わせ、合致していることが重要です。
(3)自己申告制の場合
(2)の方法が取れず、自己申告制となってしまう場合は、以下の措置が必要です。
- 自己申告制導入前に、対象者に対して労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなど十分に説明すること。
- 自己申告の労働時間と時祭の労働時間が合致しているか、必要に応じて実態調査をすること。
- 労働者の労働時間の正しい申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定したりしないこと。
（例：月の残業時間が50時間だった社員に対して「今月は30時間で申告して」と指示をするなど）
特に3つ目は、割増賃金の予算や時間外労働の目安時間が設定されてる職場で「残業が多い人は賞与を減額する」などの取り扱いをする例が過去にあったことから、労働基準監督署も注意を促しています。
5.勤怠管理はExcelよりシステムがおすすめ
これまで勤怠管理をExcel上で実施していた、という企業は多いかと思います。
2019年4月以降、労働時間の把握には客観的な記録が求められるようになり、従来の運用では法律違反になる可能性もあります。 適切な労働時間の管理や従業員の働き方の多様化のためにも、勤怠管理システムの導入をおすすめします。
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