ハイブリッド勤務とは？メリット・デメリット・推進のポイントを解説

ハイブリッド勤務は、新型コロナウイルスの感染拡大に際して広く普及したテレワークとオフィスワークを掛け合わせた手法です。
企業や業務内容に応じて向き・不向きがあるため、導入すべきか悩んでいる企業は多いでしょう。
本記事では、ハイブリッド勤務の特徴やメリット・デメリット、推進のポイントなどについて詳しく解説します。
勤怠管理システムを利用するメリットについても紹介しますので、参考にしてください。

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1.ハイブリッド勤務とは

ハイブリッド勤務とは、新型コロナ感染拡大の影響を受けて定着した働き方の1つです。
オフィスワークとテレワークを組み合わせるスタイルで、緊急事態宣言の解除後も多くの企業で採用されました。週に1～2回程度オフィスで働き、他の日はテレワークで仕事を行います。

具体的には、「週2日出社・3日テレワーク」「チーム会議のある日だけ出社」など、企業や職種・個人の事情に応じて出社頻度を柔軟に設定するケースが一般的です。
在宅だけでなく、サテライトオフィスやコワーキングスペースを活用する形態も含まれます。

完全テレワークや完全出社と比べて選択肢の幅が広く、従業員のライフスタイルや業務の性質に合わせた運用ができる点が特徴です。
一方で、勤怠管理や情報セキュリティなど、運用面での整備が求められる働き方でもあります。

2.ハイブリッド勤務のメリット

ハイブリッド勤務は、従業員と企業の双方にさまざまなメリットをもたらします。
完全テレワークでも完全出社でもなく、両者を組み合わせることで、それぞれの良さを引き出しやすい点が特徴です。
以下、代表的な6つのメリットを詳しく見ていきましょう。

(1)ワークライフバランスを整えられる

ハイブリッド勤務では、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務とオフィス勤務を併用します。
従業員に柔軟な働き方を提供できるため、ワークライフバランスが整いやすくなります。
例えば、通勤時間を短縮できるため、子育てや介護との両立が容易になるでしょう。
また、自由時間を趣味やスキルアップに活用でき、従業員の生活の質を向上させることができます。

(2)従業員満足度が高まる

テレワークの方がワークライフバランスを整えられるうえに高い生産性を発揮できる従業員もいれば、オフィスでのコミュニケーションやチームワークを重視し、出社することでモチベーションが高まる従業員もいます。
ハイブリッド勤務は、従業員の好みやニーズに合った柔軟な働き方を提供できるため、従業員満足度の向上が期待できます。
その結果、生産性アップや退職率の低下などにより、企業の利益につながるでしょう。

(3)優秀な人材が集まりやすくなる

ハイブリッド勤務の採用によって、優秀な人材が集まりやすくなります。
働き方改革によるワークライフバランスの適正化については、企業だけではなく転職市場の人材も認識していることです。
そのため、働き方改革につながる仕組みを導入していない企業は、優秀な人材が応募を控える恐れがあります。
特に、専門スキルを持つ優秀な人材ほど、複数の選択肢の中から条件の良い企業を選ぶ余地があります。
居住地を問わず優秀な人材を採用できる点もハイブリッド勤務の強みです。
地方在住の人材や育児・介護中の人材など、採用が難しかった層にアプローチしやすくなります。

(4)従業員の当事者意識が高まる

ハイブリッド勤務は、近くに上司がいないため、従業員の自主性を重視することになります。
これが従業員の当事者意識を高めることにつながり、結果的に生産性と従業員満足が高まります。
スキルアップを目指した資格や検定の取得を目指す従業員も増え、企業活動が活性化することも期待できるでしょう。

(5)適度なコミュニケーションを取れる

テレワークでは、メンバー間のコミュニケーションの密度が下がりがちです。
ハイブリッド勤務であれば適度にコミュニケーションを取ることができます。
出社日に業務に関する質問や意見交換、雑談などを通じて、チームの一体感を高めることができるでしょう。
また、コロナ禍が終息し、社外でのイベントや食事会などが再び実現できるようになると、社内外でのコミュニケーションの幅が広がります。
「毎日出社は負担だが、たまになら積極的に交流したい」と感じる従業員にとって、ハイブリッド勤務は理想的なバランスを実現する働き方と言えるでしょう。

(6)オフィスの維持にかかるコストを削減できる

テレワークの頻度が高まれば、オフィスに常時全員が揃う必要がなくなり、スペースの縮小・集約が可能に。
賃料や光熱費、清掃費、設備保守費といった固定コストの削減が見込め、経営の効率化につながります。
また、出社日数が減ることで従業員への通勤手当や交通費の支給額も抑制でき、人件費の観点からもコストメリットが得られます。
削減した経費を設備投資や人材育成に再配分できれば、企業としての競争力向上にも貢献するでしょう。

3.ハイブリッド勤務のデメリット

メリットが多い一方で、ハイブリッド勤務には運用上の課題も存在します。
導入前にデメリットを正しく理解し、対策を講じておくことが、スムーズな定着につながります。
ここでは、特に注意すべき4つのデメリットをまとめました。

(1)セキュリティに不安が残る

テレワークでは、従業員が自身のパソコンやスマートフォン、Wi-Fiなどを使用するため、万全のセキュリティ対策が難しい事情があります。
企業ではセキュリティ対策として高度なツールや設定を取り入れていても、テレワークでは強制できません。
セキュリティの脆弱性のあるデバイスやインターネット回線を利用することで、不正アクセスのリスクが高まります。
例えば、従業員が古いオペレーティングシステムを使用しており、脆弱性が修正されていない場合、サイバー攻撃に対するリスクが増加するでしょう。
また、不正なWi-Fiネットワークに接続することで、悪意のある第三者が業務データにアクセスしようとする可能性があります。

(2)勤怠管理が煩雑になる

テレワークの導入に際して、勤怠管理の方法に悩む企業は多いでしょう。
ハイブリッド勤務では、出勤時とテレワーク時の両方を管理する必要があるため、管理方法が複雑になる可能性があります。
また、残業や中抜け（業務時間中の離席）の管理が難しくなるため、適切な労務管理の観点からも課題が生じます。
こうした問題を解消するには、場所を問わず統一的に勤怠を記録・管理できる仕組みが重要です。

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(3)従業員間で不平等が生じる

ハイブリッド勤務のメリットを享受できるのは、デスクワーク中心のスタッフに限られます。
工場や店舗、医療・介護の現場など、物理的な場所での業務が必須のフロントラインワーカーは、テレワーク自体が難しいため、柔軟な働き方の恩恵を受けられません。
この働き方の格差は、従業員間の不満や不公平感を生みやすく、組織の一体感を損なうリスクがあります。
ハイブリッド勤務の導入にあたっては、対象者の範囲を明確にしたうえで、テレワーク非対応職種の従業員に向けた別途の処遇や福利厚生の整備も合わせて検討することが望ましいでしょう。

(4)チームメンバーの管理が煩雑になる

チームメンバーがさまざまな場所に分散していると、進捗管理やモチベーションなどの確認が難しくなります。
小さな問題が放置されると次第に大きな問題へとつながる懸念もあります。
また、結果だけではなく過程も評価対象としている場合、出社頻度が低い従業員を正当に評価することも難しくなるでしょう。
マネジメント側には、タスク管理ツールの活用や定期的な1on1ミーティングの実施など、リモート環境でも適切にチームを把握・支援するためのスキルと仕組みが求められます。

4.ハイブリッド勤務の推進するポイント

ハイブリッド勤務を形式だけで終わらせないためには、運用の整備が欠かせません。
ルールや環境が整っていなければ、せっかく導入しても現場に混乱をきたすことになります。
ここでは、スムーズな推進に向けて押さえておきたい2つのポイントを解説します。

(1)勤怠管理システムを導入する

テレワークにおいても従業員の労働時間の把握が必要です。
しかし、出社とテレワークを組み合わせたハイブリッド勤務では、勤怠管理が煩雑になります。
勤務開始・終了時にメールや電話などで上司に報告するほか、エクセルやスプレッドシートなどに記録する必要があります。
本来ならば不要な業務が増えることは企業と従業員の双方にとって負担になるため、勤怠管理システムを導入することが大切です。

(2)テレワーク環境の整備のガイドラインを提供する

テレワークの導入においては業務の平等性を確保するためにIT環境を整える必要があります。
月々のインターネット費用を負担し、リモートワーク向けのノートパソコンの購入などの準備をしましょう。
また、既存環境を利用する場合は、テレワーク環境の整備のガイドラインを従業員に提示し、セキュリティ対策も含めて準備するように通達することが大切です。

5. 勤怠管理システムを活用するメリット

ハイブリッド勤務の定着において、勤怠管理システムの活用は特に効果を発揮する領域です。
「導入したいが、具体的に何が改善されるのかイメージしにくい」という声も聞かれますが、実際には労務管理の幅広い課題を解決できます。
ここでは、勤怠管理システムを導入・活用することで得られる主なメリットを4点ご紹介します。

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(1) 場所を問わず打刻・勤怠記録を一元管理できる

クラウド型の勤怠管理システムであれば、オフィス・自宅・サテライトオフィスなど、勤務場所にかかわらず同じ方法で打刻・記録ができます。
従業員はスマートフォンやパソコンから出退勤を打刻でき、管理者はリアルタイムで確認可能です。
場所ごとに異なる管理方法を使い分ける必要がなくなるため、担当者の集計作業が大幅に効率化されます。
また、記録の抜け漏れやエクセルへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも低減でき、正確なデータに基づいた労務管理が実現します。

(2) 労働時間の可視化により法令順守を徹底できる

勤怠管理システムを活用することで、従業員一人ひとりの労働時間・残業時間・休暇取得状況をリアルタイムで可視化できます。
これにより、時間外労働が上限に近づいている従業員を早期に把握し、適切な対応を取ることが可能になります。
2019年施行の働き方改革関連法により、残業時間の上限規制が罰則付きで義務化されました。
ハイブリッド勤務では労働時間の管理が難しくなりがちなだけに、システムによる自動アラートや月次レポートの活用は、法令違反リスクの低減に大きく貢献します。
労務コンプライアンスの観点からも、管理システムの導入は不可欠な取り組みと言えるでしょう。

(3) 給与計算・人事システムとの連携で業務を効率化できる

多くの勤怠管理システムは、給与計算ソフトや人事管理システムとのデータ連携に対応しています。
勤怠データを自動で給与計算に反映させることで、手入力による転記作業をなくし、計算ミスのリスクを大幅に軽減できるでしょう。
特にハイブリッド勤務では、出社日・テレワーク日・休暇・中抜けなど、管理すべき勤怠データの種類が増えるもの。
手動での集計・転記はミスや工数の増大につながりやすくなります。
システムの連携によって、給与明細の電子配付や申請・承認フローのデジタル化も合わせて実現でき、バックオフィス全体の効率化につながります。

(4) 申請・承認フローのデジタル化で管理負荷を軽減できる

有給休暇の申請や残業申請、シフト変更の届け出といった各種申請業務を、紙や口頭ではなくシステム上で完結できます。
申請者はスマートフォンからいつでも手続きでき、承認者もシステム上で確認・承認を行えるため、テレワーク中でも滞りなく運用可能です。
申請状況はシステムが自動で記録・管理するため、「申請を出したかどうか分からない」「承認したのに反映されていない」といったコミュニケーションの行き違いも防止できます。
ペーパーレス化による書類保管コストの削減や、申請履歴の追跡が容易になる点も、労務管理担当者にとって大きなメリットとなるでしょう。

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