勤怠管理システム導入を検討する際、「サブスク型ではなく買い切り型の方がいいのでは？」と感じたことはありませんか？
小規模事業者やコストを抑えたい企業にとって、初期費用だけで長く使える買い切り型の勤怠管理ソフトは魅力的な選択肢のひとつです。
ただし、買い切り型にもメリットとデメリットがあり、クラウド型との違いをきちんと理解しておくことが大切です。
本記事では、買い切り型の特徴から、クラウド型との比較、導入時の注意点、そしてそれぞれの選び方までを解説します。
1.買い切り型の勤怠管理ソフトの特徴
勤怠管理ソフトには大きく分けて「クラウド型(サブスクリプション型)」と「買い切り型」の2種類があります。
なかでも買い切り型は、一度導入すれば継続的な利用料金が発生しない点が特徴で、コスト重視の企業を中心に選ばれています。
また、ネット環境を必要としないケースが多く、オフライン環境でも運用できるのもメリットです。
一方で、機能の柔軟性や法改正への対応には注意も必要です。
この章では、買い切り型ソフトならではの代表的な特徴を4つに整理しました。
・初期費用のみで継続的なランニングコストがかからない
・インターネット接続なしでも利用できる
・操作がシンプルで導入しやすい
・カスタマイズ性や法改正対応に限界がある
以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
(1)初期費用のみで継続的なランニングコストがかからない
買い切り型の最大の特徴は、一度購入すれば基本的に追加料金が発生しない点です。
サブスクリプション型と異なり、毎月の利用料が発生しないため、長期的なコストを抑えやすくなります。
たとえば、3万円で買い切りできるソフトを5年間使えば、月あたり500円程度のコストに抑えられる計算です。
一定期間以上使い続ける予定であれば、コスト面で非常に有利な選択肢といえます。
(2)インターネット接続なしでも利用できる
オフライン環境でも使えるのは、買い切り型の強みです。
多くの買い切り型ソフトはPCにインストールして使うため、クラウドに接続しなくても機能が使えます。
工場や建設現場など、ネット接続が安定しない環境でも勤怠管理が可能です。
場所を選ばずに使える点は、現場作業の多い企業にとって大きなメリットとなります。
(3)操作がシンプルで導入しやすい
買い切り型ソフトは、機能が限定されている分、操作がシンプルなものが多いです。
複雑な設定や画面操作が不要なため、PCに不慣れなスタッフでも使いこなしやすくなっています。
特に中小企業やアナログ管理からの移行を検討している現場にとっては、スムーズな導入が期待できます。
2.買い切り型とクラウド型の勤怠管理ソフトの違い
勤怠管理ソフトを導入する際、多くの企業が悩むのが「買い切り型」と「クラウド型」のどちらを選ぶべきかという点です。
それぞれに特徴があり、自社の働き方や予算、運用体制によって適したタイプは異なります。
特にコスト面や法改正への対応力、ネット環境の必要性といった点は、導入後の使いやすさに大きく影響します。
この章では、主な違いを以下の4つに分けて整理しました。
・コスト構造の違い
・アップデートや法改正対応のしやすさ
・利用環境と運用の自由度
・サポート体制と導入後の安心感
以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
(1)コスト構造の違い
買い切り型は初期費用が高くても、その後のランニングコストがかからないのが特徴です。
一方、クラウド型は初期費用を抑えられるものの、月額・年額の利用料が継続して発生します。
たとえば3年間使った場合、クラウド型はトータルで買い切り型を上回る費用になるケースもあります。
長期的に使い続けるなら、買い切り型の方がコストパフォーマンスに優れる可能性があります。
(2)アップデートや法改正対応のしやすさ
クラウド型は常に最新のバージョンで利用できるため、法改正や制度変更への対応がスムーズです。
一方で、買い切り型はアップデートが限定的なため、対応が遅れることも少なくありません。
たとえば、割増賃金率の引き上げや年休取得義務の変更があった際、クラウド型なら自動的に反映されるケースが多いです。
制度変更が頻繁な現代では、法対応の柔軟性も重要な検討ポイントとなります。
(3)利用環境と運用の自由度
買い切り型はインストール型が多く、自社サーバーやPCで完結するためネット接続が不要なこともあります。
一方、クラウド型はインターネットを前提とした運用が基本で、場所を選ばずアクセスできるのが利点です。
たとえば、在宅勤務や多拠点展開の企業では、クラウド型の方が管理がしやすくなります。
現場の業務環境や働き方に合わせて、適したタイプを選ぶことが求められます。
(4)サポート体制と導入後の安心感
クラウド型は定期的なアップデートやオンラインサポートが整っているものが多く、トラブル時にも迅速に対応してもらえます。
対して買い切り型は、サポート期間が限られていたり、別料金がかかることもあります。
たとえば、インストールトラブルやデータ不具合が起きた際、クラウド型ならチャットや電話での対応が可能です。
運用中の安心感を重視する企業には、サポート体制の充実度も見逃せない要素です。
3.買い切り型の勤怠管理ソフトを選ぶメリット
クラウド型のシステムが主流となりつつあるなかでも、買い切り型の勤怠管理ソフトには独自の強みがあります。
特に中小企業やスタンドアロン運用を前提とする事業所では、コスト面や操作性、管理のしやすさといった観点から選ばれるケースが多く見られます。
シンプルな要件で十分な企業にとっては、過剰な機能を避けられるのも大きな利点です。ここでは、買い切り型を選ぶことで得られる主なメリットを4つにまとめました。
・長期的なコスト削減につながる
・自社環境で完結できセキュリティ管理がしやすい
・オフライン環境でも運用できる
以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
(1)長期的なコスト削減につながる
買い切り型は初期費用を支払えば、その後は基本的に追加の利用料が不要です。
毎月課金されるクラウド型と比べ、長期間使うほどコストパフォーマンスが高くなります。
たとえば5年以上使い続ければ、クラウド型と比較して数万円単位の差が生まれるケースもあります。
限られた予算内で最大の効果を出したい企業にとって、大きなコストメリットが得られます。
(2)自社環境で完結できセキュリティ管理がしやすい
買い切り型はPCへのインストール型が多く、社内のネットワーク内で完結できます。
外部サーバーに情報が保存されるクラウド型よりも、自社でセキュリティレベルをコントロールしやすい特徴があります。
たとえば、社外との通信を制限している業種でも安心して運用できるのは大きな強みです。
情報漏洩リスクを最小限に抑えたい場合に適した選択肢といえるでしょう。
(3)オフライン環境でも運用できる
買い切り型ソフトは、インターネットに接続しなくても使用できるケースが多く見られます。
ネットワーク環境が不安定な場所や、外部接続が制限されている施設でも問題なく運用が可能です。
工場や倉庫などのネットが届きにくいエリアでもスムーズに勤怠管理が行えます。
インフラに依存せず、安定した運用ができるのは買い切り型ならではの利点です。
4.勤怠管理システムはクラウド型がおすすめ！その理由
勤怠管理システムで近年主流となっているのがクラウド型です。
法改正への柔軟な対応や複数拠点でのリアルタイムなデータ共有、そしてデータの安全性など、クラウド型ならではの利点が多数あります。
業種や働き方が多様化するなかで、変化に強く、安定した運用ができる点でも選ばれています。
クラウド型をおすすめする理由は主に4つです。
・常に最新の状態で法改正に対応できる
・リモートワークや複数拠点でも一元管理ができる
・自動バックアップでデータ消失のリスクが低い
・多機能で成長に合わせた拡張性がある
以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
(1)常に最新の状態で法改正に対応できる
クラウド型の勤怠管理システムは、サーバー側で常にアップデートが行われるため、利用者側で手間をかける必要がありません。
法改正や労務制度の変更があっても、自動的に対応内容が反映されるため安心です。
時間外労働の割増率が引き上げられた場合も、設定変更なしで最新の計算方法に対応できます。
法対応に手間をかけたくない企業にとっては、大きなメリットとなります。
(2)リモートワークや複数拠点でも一元管理ができる
クラウド型はインターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能なため、リモート勤務や多拠点展開の企業と非常に相性が良いです。
本社と支社、在宅勤務スタッフの勤怠情報をリアルタイムで把握・管理できます。
営業所ごとの出勤状況を本社で一括確認できるなど、管理負担の軽減にもつながります。
多様な働き方に対応するには、クラウド型の柔軟性が有利に働きます。
(3)自動バックアップでデータ消失のリスクが低い
クラウド型では、サーバー側で定期的な自動バックアップが行われるため、万が一のデータ消失にも備えることができます。
自分でバックアップの仕組みを用意する必要がなく、ITに詳しくない担当者でも安心です。
社内PCが故障しても、インターネット経由で再びログインすれば勤怠データにアクセスできます。
重要な情報を守るうえでも、クラウド型の信頼性は見逃せません。
(4)多機能で成長に合わせた拡張性がある
クラウド型の勤怠管理システムは、基本機能に加えて給与計算やシフト管理、打刻機能との連携など、さまざまな拡張が可能です。
企業の成長や業務変化に応じて、必要な機能を段階的に追加していける柔軟性があります。
最初は勤怠だけを管理していた企業が、後に人事情報や休暇申請機能も連動させるといった使い方も可能です。
変化に対応できる仕組みがあることで、長く使い続けやすくなります。
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