勤怠管理は従業員の労働時間や休暇を記録し、給与計算や労働法遵守に活かすための重要な業務です。
勤怠管理を手書きやExcelでおこなっている会社では、さまざまな問題が生じています。
本記事では、勤怠管理の基本的な悩みをはじめ、勤怠管理システムの導入に伴う悩み、勤怠管理システム活用における悩みを紹介します。
それぞれ解決するためのアプローチも提案しますので参考にしてください。
1.手書きやExcelの勤怠管理に関する3つの悩み
手書きやExcelを使った勤怠管理には、多くの企業が共通して抱える課題があります。
ここでは代表的な3つの悩みをまとめました。
それぞれがどのような形で業務に影響するのかを解説します。
(1) 手作業でとにかく時間がかかる
紙やエクセルでの勤怠管理は、普段の記録や集計に時間がかかります。
また、集計ミスや入力ミスが生じやすいのもデメリット。
従業員による勤怠表の紛失や書き忘れ、勤怠表の集計やエクセルの数式誤り、コピー・ペースト時のミスなどがその代表例です。
手作業が多いとメインの業務よりも勤怠管理に時間を取られ、職場全体にとって大きなマイナス要素となります。
(2)記録が不正確になりやすい
手書きやエクセルでの勤怠管理は、正確性に欠ける場合があります。
遅刻や欠勤した従業員が勤務時間をごまかしたり、間違えることもあるでしょう。
また、時間外労働や休暇取得を紙で申請するフローの場合、管理者による承認や勤怠情報への反映は毎回の手間です。
労働時間の記録が不正確だと、給与計算に誤りが発生したり、労働基準法違反のリスクが高まります。
(3)労働時間や休暇取得日数が不透明
紙やExcelだと、今月どのくらい働いたのか、休暇取得日数はどのくらい残っているかなどが把握しにくいのも問題です。
特に当月の残業時間が把握できていないと、知らないうちに月45時間以上の残業をしている可能性があります。
また、有給休暇の残り日数がわからない場合、計画的に休暇を取得するのが困難です。
労働時間に対する報酬や評価が可視化できない分、不公平に感じる従業員も出てきます。
管理者も従業員自身も勤務時間を把握しなければ、気づかぬうちにストレスや疲労を蓄積して体調を崩す恐れがあります。
2.勤怠管理システム導入時によくある悩み
前項で紹介した勤怠管理業務の悩みは、いずれも勤怠管理システムの導入で解決することができます。
勤怠管理システムは、紙やエクセルでは手動だった部分の自動化が可能です。
従業員による休暇申請や管理者側の承認も全てシステム内で完結。
給与計算システムと連携させることで労務管理全般のコスト削減を実現します。
システムは最新の法律に基づいて設計されているため、法令遵守やセキュリティ確保などのメリットがあります。
一方で、勤怠管理システム導入時には、スムーズにいかない部分も。
システム導入時によくある悩みを以下で3つ紹介します。
(1)システム選定が難しい
勤怠管理システムは、国内のメジャーなものだけで30種類以上存在しています。
それぞれのシステムは、機能や価格、サポートやセキュリティなどの面で特徴が異なります。
どのシステムが自社のニーズに最適かを判断するのは容易ではありません。
金額の安さやシステムの知名度だけで選んでも、自社のニーズを満たせなければ無駄になってしまいます。
システム選定時には候補となりそうなシステムを絞り込んだ上で、試用版を評価する必要があるでしょう。
(2) 社内に浸透させるのが大変
勤怠管理システム導入は、従業員の勤怠管理方法が変わることを意味します。
新しい方法に慣れるまでは時間がかかり、不満が発生するかもしれません。
本部の労務スタッフやシステム担当スタッフは。従業員が操作方法やルールを理解できるよう、導入研修やフォローアップを行う必要があります。
システム導入を成功へ導くためにも、きめ細かい対応が必要です。
(3) データ移行の問題
勤怠管理システムの導入には、既存のデータを新システムに移行する作業が必要です。
データ移行はデータの量や形式、品質などによって複雑さが異なります。
システム提供側との連携を重視しながら、スムーズに移行できるよう準備しましょう。
3.勤怠管理システムの活用における悩み
勤怠管理システム導入後、活用における悩みで多いのが以下の3つです。
紙やExcelから利便性が向上する一方、使い方や管理方法に課題が出てくるかもしれません。
以下を参考に、起こり得る問題をシミュレーションしてみましょう。
(1)正確性に個人差が出る恐れ
勤怠管理システムは、従業員の勤怠データを自動的に記録・集計・分析しますが、正確性は使い方に左右されます。
勤怠管理システムの打刻はICカードやパソコン・スマートフォンで行いますが、後で修正可能です。
遅刻しても打刻修正でなかったとするケースや、早退の際に打刻せず終日勤務していたとするケースも考えられます。
正確性を保つためには、ごまかしのきかない環境整備が重要です。
打刻修正の申請内容を管理職や労務担当が確認するようにし、あまりに多い場合は口頭で注意するなどの対応も考えましょう。
(2)システムの維持・管理コストの問題
勤怠管理システムは、定期的なアップデートやメンテナンスが必要です
買い切り型ではなく月額課金型のため、毎月のランニングコストもかかります。
初期費用だけなく継続的に発生する費用も見積もりをとった上で、予算にあったシステムを選ぶようにしましょう。
システムによっては「ユーザー1名につき◯◯円」のような課金方法もあります。
今後増員の可能性が高い企業であれば、人事計画との照らし合わせをおすすめします。
(3)使いづらさの問題
勤怠管理システムによっては、画面レイアウトや操作性が直感的でない場合があります。
また、従業員間での使い方のばらつきがある場合があります。
システムの使い勝手に不満を持つ従業員が多いと、継続的な運用が難しくなります。
導入前のテスト段階で、操作性に問題がないかチェックするようにしてください。
本部のスタッフだけでなく、現場のスタッフにもテストしてもらうようにしましょう。
4.勤怠管理システム導入時のポイント
勤怠管理システムの導入をスムーズに進めるためには、選定段階から準備を整えておくことが欠かせません。
ここでは、導入時に押さえておきたい2つのポイントを紹介します。
(1)システム選定前に条件を洗い出す
勤怠管理システムを選ぶ際は、まず自社のニーズや予算を明確にすることが出発点です。
条件があいまいなまま比較を始めると、機能過多で使いこなせなかったり、逆に必要な機能が不足したりする恐れがあります。
機能や価格、サポート体制、セキュリティの強度などは必ず確認すべき項目でしょう。
無料トライアルや有料の試用版を活用し、操作性まで細かく見ておくことをおすすめします。
(2)従業員への教育・サポート
システム導入を成功させるには、従業員への丁寧な説明とサポートが不可欠です。
目的やメリットを事前に共有しておくことで、現場の心理的な抵抗を和らげられるためです。
導入後は使い方マニュアルを配布したり、部署ごとにレクチャーを行ったりするなど、現場に寄り添った対応が求められます。
実際に利用するメンバーからフィードバックをこまめに集める仕組みも整えておきましょう。
5.勤怠管理システムを会社全体で活用するコツ
システムは導入して終わりではなく、運用を重ねながら会社全体に根づかせていくことが重要です。
ここでは、システムを組織的に活用していくための3つのコツを紹介します。
(1)システム開発会社との連携
勤怠管理システムの多くは完成品ではなく、ユーザーの声をもとに継続的な改善が重ねられています。
そのため、機能の使いやすさだけでなく、開発会社との相性も重視すべきポイントです。
現場で気づいた不便な点や要望を開発側へ伝え、風通しの良い関係を築くことが、システムの機能向上につながります。
長く付き合うパートナーとして、対応の丁寧さも比較検討の材料にしましょう。
(2)運用ルールを明文化し社内に浸透させる
システムを会社全体で活かすには、打刻や申請に関するルールを明文化しておくことが欠かせません。
部署や拠点ごとに運用が異なると、データの正確性が損なわれたり、従業員間で不公平感が生まれたりします。
マニュアルや運用ガイドラインを整備し、定期的な研修や周知を通じてルールを浸透させましょう。
統一されたルールのもとで運用することが、システム本来の効果を引き出す土台になります。
(3)継続的な見直しとフィードバック体制の構築
勤怠管理システムは、導入後も定期的に運用状況を見直すことで効果を最大化できます。
現場の使い方や課題は時間とともに変化するため、一度整えた運用方法が常に最適とは限らないためです。
管理者と現場スタッフが意見交換する場を設け、改善点を吸い上げる体制を作りましょう。
継続的な改善のサイクルを回すことが、会社全体でシステムを使いこなす近道です。
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