テレワークや直行直帰といった柔軟な働き方が増える中で、企業にとって「正確で効率的な勤怠管理」は欠かせないものになっています。
その中でも注目されているのが、PCやスマホを使って手軽に出退勤を記録できる「Web打刻」です。
従来のタイムカードよりも柔軟性が高く、リアルタイムでの管理や不正打刻の防止にも対応できることから、導入する企業が増えています。
この記事では、Web打刻の基本から主な打刻方法、メリット・デメリットをわかりやすく解説。
さらに、無料で使えるWeb打刻対応の勤怠管理システム3選も紹介していますので、「コストをかけずに勤怠管理をデジタル化したい」という方はぜひ参考にしてください。
1. Web打刻とは？
働き方の多様化に伴い、勤怠管理の方法も進化しています。
その中でも、インターネットを活用した「Web打刻」は、多くの企業で導入が進んでいる手法です。
従来のタイムカードとは異なり、遠隔地からでも打刻できるため、オフィス勤務だけでなくテレワークにも適しています。
Web打刻の仕組みや打刻方法、そして需要が高まっている理由について詳しく見ていきましょう。
(1) 勤怠管理におけるWeb打刻の仕組み
Web打刻とは、インターネットを活用して出退勤を記録する勤怠管理の方法です。
従来のタイムカードと異なり、クラウド上にデータを保存するため、リアルタイムでの勤怠管理が可能になります。
管理者は遠隔からでも従業員の打刻状況を確認でき、労働時間の集計や不正打刻の防止にも役立つでしょう。
また、システムによってはGPSや生体認証を組み合わせることで、より正確な勤怠管理を実現できます。
(2) ICカードやスマホ、PCなどの打刻方法がある
Web打刻には、ICカード・スマホ・PCなどを利用したさまざまな方法があります。
ICカード打刻は、SuicaやFelicaをかざすだけで記録できるため、スムーズな運用が可能です。
スマホ打刻は専用アプリやブラウザを利用することで、場所を選ばずに出退勤を管理できます。
PCからの打刻も一般的で、オフィスワークの従業員に適しているでしょう。
このように、業態や勤務形態に応じて最適な打刻方法を選ぶことが大切です。
(3) Web打刻の需要が高まる理由
近年、Web打刻の需要は急速に高まっています。
テレワークの普及により、従来のタイムカードでは対応しきれないケースが増えたためです。
紙の勤怠管理では集計や修正に手間がかかり、業務負担が大きくなりがちでした。
Web打刻を導入すれば、管理の効率化が図れるだけでなく、不正打刻の防止にもつながるでしょう。
さらに、クラウドを活用することで、データの一元管理や給与システムとの連携も容易になります。
2. Web打刻の種類と特徴
Web打刻にはさまざまな種類があり、企業の勤怠管理の方針や従業員の働き方に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。
PCやスマホのブラウザを利用する方法もあれば、専用アプリやICカード、QRコード、GPSを活用した打刻方法もあります。
ここでは、代表的なWeb打刻の種類とその特徴について詳しく解説します。
・ブラウザ打刻（PC・スマホで打刻）
・アプリ打刻（専用アプリで打刻）
・ICカード打刻（SuicaやFelicaを活用）
・QRコード打刻（QRスキャンで出退勤記録）
・GPS打刻（位置情報を記録して打刻）
以下、それぞれについてまとめました。
(1) ブラウザ打刻（PC・スマホで打刻）
ブラウザ打刻は、PCやスマホのWebブラウザを利用して出退勤を記録する方法です。
インターネット環境があればどこからでも打刻できるため、リモートワークや外出が多い職種にも適しています。
専用の機器を導入する必要がないため、コストを抑えて運用しやすいでしょう。
ただし、不正打刻を防ぐために、IPアドレス制限やGPS機能を活用することが重要です。
(2) アプリ打刻（専用アプリで打刻）
アプリ打刻は、専用の勤怠管理アプリを利用して出退勤を記録する方法です。
スマホにアプリをインストールすれば簡単に利用でき、直感的な操作で打刻しやすいのが特徴です。
指紋認証や顔認証といったセキュリティ機能が搭載されているアプリもあり、不正打刻の防止につながります。
(3) ICカード打刻（SuicaやFelicaを活用）
ICカード打刻は、SuicaやFelicaなどのICカードを専用リーダーにかざして打刻する方法です。
物理的なカードを使用するため、他の方法に比べて打刻ミスが少なく、操作がシンプルなのが魅力です。
また、オフィスの入退室管理と連携することで、より正確な勤怠管理が可能になります。
ただし、ICカード紛失時の再発行や、専用リーダーの設置コストには注意が必要です。
(4) QRコード打刻（QRスキャンで出退勤記録）
QRコード打刻は、個別に発行されたQRコードをスマホや専用端末でスキャンすることで出退勤を記録する方法です。
コードを紙に印刷したり、スマホ画面に表示させたりすることで、特別な機器を導入せずに運用できます。
また、従業員ごとに異なるQRコードを発行することで、なりすまし打刻を防止できるでしょう。
ただし、QRコードの読み取りにはカメラ機能が必要なため、端末の性能によってはスムーズに打刻できない場合もあります。
(5) GPS打刻（位置情報を記録して打刻）
GPS打刻は、スマホの位置情報を利用して、出退勤を記録する方法です。
従業員の打刻場所を記録できるため、直行直帰の多い営業職や、テレワークを導入している企業に適しています。
また、一定範囲内でのみ打刻を許可する「ジオフェンス機能」を活用すれば、不正打刻の防止にもつながるでしょう。
一方で、GPSの精度に依存するため、通信環境や位置情報の誤差によっては、正確に記録できないこともあるため注意が必要です。
3. Web打刻のメリット4つ
勤怠管理を効率化するうえで、Web打刻は多くの企業にとって有益な選択肢となっています。
従来のタイムカードや手書きの出勤簿と比べ、導入のしやすさやリアルタイムでの管理機能、コスト削減効果など、さまざまな利点があります。
不正打刻を防ぐための機能も充実しており、労務管理の精度は高めです。
Web打刻を導入することで得られる代表的な4つのメリットについて詳しく解説します。
・簡単に導入できる
・出退勤のリアルタイム管理が可能
・ペーパーレスでコスト削減
・不正打刻の防止機能が充実
以下、それぞれについてまとめました。
(1) 簡単に導入できる
Web打刻は、特別な機器を用意しなくてもPCやスマホを使って簡単に導入できるのが大きなメリットです。
クラウド型の勤怠管理システムを活用すれば、インターネット環境があるだけで運用を開始できます。
そのため、初期費用を抑えつつ、スムーズに勤怠管理のデジタル化を進めることができるでしょう。
従業員の負担も少なく、すぐに運用を開始できる点も魅力です。
(2) 出退勤のリアルタイム管理が可能
Web打刻を導入すると、従業員の出退勤状況をリアルタイムで把握できます。
従来の紙のタイムカードでは、集計に時間がかかり、打刻データの反映にタイムラグが生じることもありました。
しかし、Web打刻ならば即時にデータが記録されるため、管理者はどこにいても勤務状況を確認できます。
これにより、シフト調整や労働時間の管理がスムーズに行えるでしょう。
(3) ペーパーレスでコスト削減
Web打刻を活用することで、紙のタイムカードや手書きの出勤簿が不要になり、ペーパーレス化が進みます。
印刷コストや用紙の管理にかかる手間がなくなり、企業全体の業務効率が向上するでしょう。
さらに、データはクラウド上に保存されるため、過去の勤怠記録を探しやすく、管理業務の負担も軽減されます。
このように、コスト削減と業務の効率化を同時に実現できる点は大きなメリットです。
(4) 不正打刻の防止機能が充実
Web打刻には、なりすましや代行打刻を防ぐためのさまざまな機能が備わっています。
例えば、GPS機能を利用すれば、指定された範囲内でのみ打刻が可能となり、不正打刻のリスクを抑えられます。
また、指紋認証や顔認証を活用することで、本人以外の打刻を防ぐ仕組みも導入できるでしょう。
このようなセキュリティ機能を活用することで、正確な勤怠管理を実現できます。
4. Web打刻のデメリット3つ
Web打刻には多くのメリットがありますが、導入にあたって注意すべき点も存在します。
通信環境に依存するため、インターネットが不安定な場合に打刻ができないリスクがあります。
また、セキュリティ対策が不十分だと情報漏えいの危険もあるでしょう。
ここでは、Web打刻を導入する際に気をつけるべき3つのデメリットについて解説します。
・通信環境に依存する
・セキュリティリスクがある
・システムが合わないと運用が難しい
以下、それぞれについてまとめました。
(1) 通信環境に依存する
Web打刻はインターネットを利用するため、通信環境が不安定な場合、正しく打刻できない可能性があります。
特に、Wi-Fiがつながりにくい場所や、モバイルデータ通信の制限がある環境では、打刻に時間がかかることもあるでしょう。
また、ネットワーク障害が発生すると、一時的に打刻ができなくなるリスクもあります。
こうした問題を防ぐために、オフラインでも記録できるバックアップ機能があるシステムを選ぶことが大切です。
(2) セキュリティリスクがある
Web打刻はクラウド上でデータを管理するため、セキュリティ対策を怠ると情報漏えいや不正アクセスのリスクがあります。
特に、パスワードの使い回しや端末の紛失が原因で、勤怠データが外部に流出する可能性も否定できません。
企業としては、二段階認証の導入や、アクセス制限を設けるなどの対策が求められるでしょう。
システム選定時には、データの暗号化やセキュリティ機能が充実したサービスを選ぶことが重要です。
(3) システムが合わないと運用が難しい
Web打刻システムは種類が豊富ですが、企業の勤務形態や業務フローに合わないものを選ぶと、運用がスムーズに進みません。
例えば、シフト制の職場では、出退勤の変更が頻繁に発生するため、柔軟に対応できるシステムが求められます。
また、従業員のITリテラシーによっては、新しいシステムの操作に慣れるまで時間がかかることもあるでしょう。
導入前に無料トライアルを活用し、自社に適したシステムかどうかを見極めることが大切です。
5. 無料で使えるWeb打刻対応の勤怠システム3選
ここからは、無料で使えるWeb打刻対応の勤怠管理システムを3つ紹介します。
少人数の職場であれば、無料版でも十分活用が可能です。
ぜひ参考にしてください。
(1)スマレジ・タイムカード
「スマレジ・タイムカード」は、給与計算、休暇管理、シフト管理、プロジェクト管理、勤怠管理の枠を超えた勤怠管理サービスです。
勤怠の打刻だけでなく、シフト作成・管理、給与計算も網羅しています。
初期費用は無料。勤怠管理機能だけなら30名まで0円で利用可能です。
(2)HRMOS勤怠
「HRMOS（ハーモス）勤怠」は、幅広い業界に対応した勤怠管理システム。
PC･スマホ/LINE･Slack･ICカード、QRコード、生体認証など、働き方や環境に合わせて、柔軟な打刻方法が用意されています。
利用料金は登録人数30名まで無料、31名からは1名ごとに税抜100円の月額料金がかかります。
Web給与明細やシフト登録などの機能も魅力です。
(3)フリーウェイタイムレコーダー
「フリーウェイタイムレコーダー」は、10名まで完全無料の勤怠管理システムです。
有料プランと同様の機能を使用できます。
企業独自のルール設定も可能で、基本的な就業規則のカスタマイズに対応。
法律に準拠した勤怠管理を可能にします。
Web打刻機能搭載の勤怠管理システム「R-Kintai」
「R-Kintai(アール勤怠)」は、小売業やサービス業に特化した勤怠管理システム。
徹底的な「見える化」と「負荷軽減」で、働く人の満足度アップを実現します。
打刻・勤怠集計・分析などの基本機能はもちろん、シフト管理システム「R-Shift」と連携することで、高精度の予実管理が可能です。
詳しくは以下のページをご覧ください。
簡単な入力でダウンロードできる資料も用意しております。
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