タイムカードで勤怠管理をしていて、「効率化したいけれど、何から始めればいいかわからない」という人事労務担当者は多いです。
毎月の締め日に打刻データをExcelへ転記し、残業時間や深夜労働時間を集計する作業に、多くの時間を割いている企業も少なくありません。
この記事では、タイムカードとExcelで勤怠管理する場合のおすすめの無料テンプレート、メリット・デメリット、運用時の注意点を紹介します。
あわせて、勤怠管理システムとExcelによる勤怠管理のちがいについてもまとめました。
勤怠管理システムを導入するメリットも解説するので、業務効率化の参考にしてください。
1.タイムカードの集計をExcelで行う無料テンプレート
タイムカードの集計をExcelで行う無料テンプレートは、Web上に多数公開されています。
テンプレートを活用すれば、Excelに詳しくない担当者でもすぐに運用を始められます。
ただし、自社に合わないテンプレートを選ぶと、かえって修正の手間が増えるため注意が必要です。
ここでは、以下の3つのサイトで提供されているテンプレートを紹介します。
(1)bizocean（ビズオーシャン）
bizocean（ビズオーシャン）は、ビジネスで使えるテンプレートを豊富にそろえたサイトです。
掲載されている書式は数万点規模にのぼります。
勤怠管理に関するテンプレートだけでも数百点がダウンロード可能です。
勤怠管理表には、土日祝日で時給が異なる場合に対応できる「曜日割増機能」付きのものや、残業手当が自動的に割増計算されるものなどがあります。
アルバイトの多い店舗や、曜日によって賃金体系が変わる事業所でも使いやすいのが魅力。
ダウンロードには会員登録が必要な場合もあるため、あらかじめ確認しておくとスムーズです。
(2)Microsoft Office
Microsoftの公式サイトでも、無料のテンプレートをダウンロードできます。
公式に用意されているだけあって、デザインや数式の品質が安定しています。
Excelで開いた際に表示が崩れにくいのが特徴です。
勤怠管理関連では「勤務管理表」「給与計算表」「タイムカード」などが提供されています。
Excelの「新規作成」画面からテンプレートを検索して開ける場合もあり、ファイルを探す手間がかかりません。
シンプルな構成が中心なので、自社で項目を追加するベースとして活用するのもおすすめです。
(3)EXCEL勤怠テンプレート
EXCEL勤怠テンプレートは、無料公開されているテンプレートをまとめて紹介しているサイトです。
タイトルに用途がわかりやすく示されており、目的に合ったものを探しやすくなっています。
深夜残業、休日残業、休日深夜残業などを分けて集計できるものや、英語表記のものも。
24時間営業の店舗や交替制勤務のある職場、外国人スタッフが在籍する事業所など、勤務形態が複雑な企業にとって心強い存在です。
複数のテンプレートを比較し、自社の勤務実態に最も近いものを選びましょう。
2.タイムカードとExcelで勤怠管理をするメリット
タイムカードとExcelによる勤怠管理は、手軽に始められる点が大きな魅力です。
新たなシステムを契約する必要がなく、既存の設備やソフトを活用できます。
従業員数が少ない企業や、勤怠管理の仕組みをこれから整える企業に選ばれています。
ここでは、タイムカードとExcelで勤怠管理をする主なメリットを3つにまとめました。
自社にとってどの程度の利点があるのか、確認しながら読み進めてください。
(1)コストがかからない
タイムカードとExcelによる勤怠管理は、コストをほとんどかけずに始められます。
ExcelはWindowsに導入されていることが多いため、新たにソフトを購入せず済みます。
Web上には集計表や勤怠管理表のテンプレートが多数公開されており、数式を組む手間も省けます。
タイムレコーダーやタイムカードの用紙代はかかるものの、月額料金が発生する勤怠管理システムと比べると、目に見える支出は抑えやすいのが実情です。
少額で勤怠管理を始めたい企業にとって、費用負担が少ない点は大きなメリットになります。
(2)自由度が高い
Excelは、自社の運用に合わせて柔軟にカスタマイズできる点も魅力です。
項目の追加や計算式の変更が事由なので、独自の手当やルールにも対応させやすいのがポイント。
部署ごとに異なる集計項目を設けたり、会社独自の休暇制度の取得日数を管理する列を加えたりといった調整も、Excelの知識があれば短時間で可能です。
勤怠管理システムの場合、標準機能にない項目を追加する際にオプション料金や個別開発の費用が発生するケースもあります。
自社で使い勝手を細かく調整できる点は、Excelならではの強みです。
(3)共有・保存が簡単
Excelは多くのビジネスパーソンが日常的に使っているソフト。
勤怠データを共有・保存しやすい点もメリットです。
基本操作が広く浸透しているので、担当者間で引き継ぎやすくなります。
ファイルをクラウドに保存しておけば、経理担当や社労士ともデータをやり取り可能です。
勤怠情報は、法律上5年間保管することが義務付けられています。
Excelなら紙の書類のように保管場所をとりません。
過去のデータを検索・参照しやすい点も、デジタルで管理する利点の一つです。
4.タイムカードをExcelで管理するデメリット
タイムカードとExcelによる勤怠管理には、さまざまな課題もあります。
特に、従業員数の増加や働き方の多様化、法改正への対応が求められる場面では、手作業を前提とした仕組みに限界が生じやすくなります。
ここでは、タイムカードをExcelで管理する際に注意したいデメリットを4つ紹介します。
現在の運用に当てはまるものがないか、確認してみてください。
(1)手作業が多くミスが発生しやすい
タイムカードをExcelで管理する場合、ミスが発生しやすい点が大きなデメリットです。
Excelへの転記や計算式の修正など、多くの工程を人の手で行わなければなりません。
打刻時刻の打ち間違い、数式の参照範囲のずれなど、ミスの余地はいたるところにあります。
勤怠記録は給与計算や労働基準法の遵守に関わる重要な情報です。
わずかな誤りが未払い賃金の発生や従業員との信頼関係の悪化につながりかねません。
従業員とのトラブルや法令違反のリスクを避けるためにも、ミスには十分な警戒が必要です。
(2)多様な働き方の対応が難しい
近年はテレワークやフレックスタイム制、直行直帰など、働き方が多様化しています。
職場のタイムレコーダーで打刻する仕組みだと、出社しない働き方に対応しにくいのが実情です。
在宅勤務の日はメールや自己申告で始業・終業時刻を報告する運用になりがちで、記録の正確性も揺らぎます。
フレックスタイム制では、清算期間ごとの総労働時間や過不足時間の計算が必要となり、Excelの設定がさらに複雑に。
働き方の選択肢が広がるほど、タイムカードとExcelだけでは対応しきれなくなる恐れがあります。
(3)不正打刻や改ざんを防ぎにくい
タイムカードとExcelによる勤怠管理は、不正打刻や改ざんを防ぎにくいという課題もあります。
紙のカードは本人以外でも打刻でき、Excelのデータは後から書き換え可能です。
同僚に代わりに打刻してもらう、業務終了後に打刻を遅らせて残業時間を水増しするといった行為は、タイムカードでは見抜くことが困難です。
データを修正して労働時間を少なく見せた場合も、履歴が残らなければ検証できません。
勤怠記録の信頼性を保つには、誰がいつ修正したのかを追跡できる仕組みが求められます。
(4)担当者に業務が集中し属人化しやすい
Excelでの勤怠管理は、特定の担当者に業務が集中し、属人化しやすい点もデメリットです。
関数やマクロを多く組み込んだファイルほど、作成者以外には構造が理解しにくくなります。
担当者の退職や異動後、修正できないまま使い続けるケースは珍しくありません。
締め日前後に集計作業が集中すると、担当者の残業が増えるうえ、休暇も取りにくくなります。
業務の継続性を確保する観点からも、特定の人に依存しない体制づくりが重要です。
4.タイムカードとExcelで勤怠管理をする際の注意点
タイムカードとExcelで勤怠管理を行う場合は、工夫を重ねることが欠かせません。
勤怠記録は給与計算の根拠となるだけでなく、労働基準監督署の調査などで提出を求められる重要な資料です。
ここでは、押さえておきたい注意点を2つ紹介します。
正確で信頼性の高い勤怠管理を実現するため、自社の運用を見直すきっかけにしてください。
(1)ミス防止の対策を講じる
勤怠記録の信頼性を確保するには、ミスや不正を防ぐ対策を仕組み化することが重要です。
担当者の注意力だけに頼ると、繁忙期や担当者交代時にチェックが甘くなりやすいもの。
タイムカードの打刻は必ず従業員本人が行うようルールを定め、Excelへの転記後は別の担当者によるダブルチェックやトリプルチェックを実施しましょう。
数式が入ったセルに保護をかけて上書きされないようにする、打刻漏れを色付けで知らせる条件付き書式を設定するなども効果的です。
人によるチェックとExcelの機能を組み合わせ、ミスが起こりにくい運用を整えましょう。
(2)法改正に合わせて内容を更新する
働き方改革関連法の施行以降、労働者を取り巻く法律は大きく変化しています。
変化に対応するには、Excelの計算式や管理項目を更新し続ける必要があります。
2019年4月から時間外労働の上限規制が順次適用され、2024年4月には建設業や自動車運転の業務、医師にも上限規制が適用されました。
月60時間を超える時間外労働の割増賃金率も、2023年から中小企業に50％以上が適用されています。
年5日の年次有給休暇の取得義務を含め、残業時間や休暇取得日数の管理は重事項です。
法改正のたびに運用方法や計算式を見直し、法に則った管理を行いましょう。
5.勤怠管理システムとExcelによる勤怠管理のちがい
ここまで、タイムカードとExcelによる勤怠管理のメリット・デメリットを見てきました。
手作業の多さや法令対応の難しさといった課題を感じた方も多いかもしれません。
こうした課題を解決する手段として、多くの企業で導入が進んでいるのが勤怠管理システムです。
ここでは、勤怠管理システムとExcelによる勤怠管理のちがいを4つの観点から比較します。
(1)打刻・データ収集の方法
勤怠管理システムでは打刻と同時にデータが記録されます。
打刻した時刻がそのまま勤怠データとして保存されるので、転記自体が不要に。
打刻方法も幅広く、パソコンやスマートフォン、タブレット、ICカード、生体認証など、職場の環境に合わせて選べます。
GPS機能を使えば、在宅勤務や直行直帰の場合も、場所を記録しながら出退勤を管理できます。
データ収集の手間と正確性の両面で、勤怠管理システムには大きな優位性があります。
(2)集計・給与計算の正確さとスピード
集計作業の正確さとスピードも、両者の大きなちがいです。
Excelでは担当者が関数を設定し、締め日ごとに集計を行う必要があります。
勤怠管理システムでは打刻データがリアルタイムで自動集計されます。
残業時間や深夜労働時間などが自動で区分されるため、誤りやずれが生じる心配はありません。
給与計算ソフトとの連携機能を備えたシステムであれば、集計結果をデータで受け渡せます。
締め日から給与支払いまでの作業期間を大幅に短縮できるでしょう。
毎月の集計業務にかかる時間をどれだけ削減できるかは、比較の重要なポイントです。
(3)法令対応・アラート機能
法令への対応力という点でも、勤怠管理システムはExcelより優れています。
Excelでは法改正のたびに担当者が自ら情報を集め、計算式や項目を修正しなければなりません。
クラウド型システムの多くは、法改正に合わせてベンダー側で機能がアップデートされます。
さらに、残業時間が36協定（時間外・休日労働に関する労使協定）の上限に近づいた際や、年次有給休暇の取得日数が不足している従業員がいる際に、アラートで知らせる機能を備えたシステムもあります。
法令違反を未然に防ぐ仕組みを持てる点は、労務担当者にとって大きな安心材料です。
(4)コストの考え方
比較の際には目に見えない費用も考慮しましょう。
Excelは費用こそかからないものの、転記や集計、確認作業にかかる人件費が毎月発生し続けます。
担当者が月に10時間を勤怠集計に費やしている場合、その時間分の人件費に加え、ミスが起きた際の修正対応や未払い賃金のリスクも見えないコストとして積み上がっていきます。
勤怠管理システムは月額料金がかかるものの、従業員1人あたり数百円程度から利用できるサービスも少なくありません。
表面的な費用だけでなく、作業時間やリスクを含めたコストで判断することが大切です。
6.勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムは、単に打刻をデジタル化するだけのツールではありません。
勤怠データの収集から集計、法令対応までを一元的に管理できるため、労務管理全体の質を高めることにつながります。
近年はクラウド型のサービスが主流となり、中小企業でも手頃な料金で導入しやすくなりました。
ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られる主なメリットを4つ紹介します。
(1)集計・転記作業の手間を大幅に削減できる
最大のメリットは、勤怠集計にかかる作業時間を大幅に削減できることです。
打刻データが自動で集計されるので、Excelへの転記や関数の設定、計算結果の確認といった作業が不要になります。
システム上で集計結果を確認・承認するだけで業務を完了できます。
担当者の負担を軽減し、業務全体の生産性向上につなげられる点は大きな魅力です。
(2)労働時間を客観的に把握できる
勤怠管理システムを使えば、従業員の労働時間を客観的な記録に基づいて把握できます。
2019年に施行された改正労働安全衛生法により、企業は労働時間の状況把握が義務付けられました。
タイムカードやパソコンの使用時間の記録など、客観的な方法による把握が原則です。
システムの記録は改ざんが難しく、修正した場合も履歴が残るため、記録の信頼性を高めることが可能です。
客観的な記録があれば、長時間労働を早期に察知し、従業員の健康管理にも役立ちます。
法令遵守と従業員の健康確保を両立できる点は、システムならではのメリットです。
(3)多様な働き方に柔軟に対応できる
勤怠管理システムは、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方にも柔軟に対応できます。
スマートフォンやパソコンから打刻できるため、オフィス以外の場所で働く従業員の勤怠も正確に記録できるのが強みです。
フレックスタイム制の清算期間における総労働時間の計算や、変形労働時間制、シフト制の勤務管理なども、設定に沿って自動で処理されます。
複数の拠点や店舗を持つ企業でも、全従業員の勤怠状況をリアルタイムで一元管理できます。
働き方の選択肢を広げながら、勤怠管理の正確さを保てる点は大きなメリットです。
(4)法改正への対応がスムーズになる
勤怠管理システムを導入すると、法改正への対応もスムーズになります。
クラウド型のシステムでは、法改正に合わせてベンダーが機能をアップデートするのが一般的。
時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、近年の法改正にも多くのシステムが機能追加で対応してきました。
担当者が法改正の情報を追いかけ、Excelの計算式を作り直す負担から解放されます。
法改正が続くなかでも、常に最新の法令に沿った勤怠管理を続けられる体制を整えられるでしょう。
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