勤怠管理とシフト作成を効率化！勤怠管理システムの活用で業務改善

勤怠管理やシフト作成は、企業の運営に欠かせない日常業務の一つですが、大きな手間と労力を伴うタスクです。
手動での管理ではミスや不正打刻の発生、シフトの不公平感など、様々な課題が発生しやすく、労務トラブルや従業員のモチベーション低下につながる可能性もあります。

そこで注目されているのが、勤怠管理システムの活用です。
勤怠管理とシフト作成の課題を解決し、業務効率化を実現するための具体的なポイントと、システム導入のメリットについて詳しく解説します。

1.勤怠管理でよくある課題

勤怠管理は重要な業務ですが、現場ではさまざまな課題が発生しやすい分野です。
不正打刻や残業時間の把握不足、シフトの不公平感など、勤怠管理にまつわる問題は企業の規模や業種に関わらず共通して見られます。

こうした課題を放置すると、従業員のモチベーションの低下や労務トラブルを引き起こしやすくなるため、迅速かつ効果的な解決が求められます。

勤怠管理における代表的な課題を具体的に取り上げ、それぞれの問題に適した解決策についてまとめました。

(1) 不正打刻の発生

勤怠管理でよくある課題の一つに、不正打刻の発生があります。
手動の打刻が多い職場では特に問題になりやすく、打刻漏れや代行打刻が発生しやすい状況です。

遅刻した従業員が他の人に代理打刻を依頼するケースでは、管理者が実際の勤務時間を把握できず、正確な給与計算が難しくなります。
このような課題には、指紋認証や顔認証などで打刻を行うシステムの導入が効果的です。

(2) 残業時間の把握が困難

従業員の残業時間を正確に把握することは非常に難しい課題です。
手動での勤怠管理や複数の勤務場所があると、残業の記録漏れや過少申告が起きやすくなります。

例えば、オフィス以外での作業が多い従業員に対しては、残業申請を自己報告に頼ることが一般的ですが、実際の働きすぎが見逃される場合も少なくありません。
こうした状況には、リアルタイムで勤怠を把握できるシステムの導入が解決策となります。

(3) 休暇申請の管理が複雑

休暇申請や調整の煩雑さも、管理者が直面しやすい問題です。
手動での申請や調整ではミスが生じやすく、休暇希望が反映されないこともあります。

紙ベースの休暇申請では、誰が何日休むのかの管理が難しく、結果として業務の偏りが発生することも少なくありません。
休暇申請の自動化や調整機能を備えた勤怠管理システムで対応する必要があります。

(5) 勤務時間の正確な記録が難しい

勤務時間を正確に記録することも多くの企業で課題となっています。
紙や手動での記録はヒューマンエラーが起きやすいため、従業員の実際の働き方と乖離する場合があるからです。

手書きの勤怠表で出退勤時間が曖昧になると、従業員の働き方の実態が把握できず、勤怠管理が不正確になります。
打刻データを自動で記録し、一元管理するツールが有効です。

2.シフト作成でよくある課題

シフト作成をスムーズに行うためにはさまざまな課題をクリアする必要があります。
シフトが偏ることで生じる不公平感や、急な欠勤による調整負担、繁忙期と閑散期で異なる人員の確保など、シフト管理には多くの悩みがつきものです。

これらの課題を解決することは、生産性向上と従業員の満足度向上に欠かせません。
シフト作成におけるよくある課題を具体的に取り上げ、効率的な対応策を解説します。

(1) シフトの偏りによる不満

シフト作成でよくある課題の一つが、特定の従業員に負担が偏ることです。
特に週末や夜勤などの負担が大きいシフトが特定のメンバーに集中すると、不満が生じやすくなります。

週末・夜勤のシフトを同じ人が担当し続けると、他のスタッフとの不公平感が強まり、モチベーション低下や離職につながるリスクが高まります。
こうした不満を解消するためには、シフト管理システムを活用してバランスよく配置することが重要です。

(2) シフト希望の調整が困難

多くの職場で、シフト希望の調整が難航することも課題の一つです。
従業員の希望をすべて反映するのが難しく、調整に時間と手間がかかります。

シフトを多く希望する人と、少ないシフトを希望する人が分かれると、全体のスケジュールを組むのが難しくなります。
問題を軽減するには、希望を効率的に集約し、全体のバランスを考慮したシフト調整が必要です。

(3) シフト作成の手間と時間の負担

シフト作成にかかる時間が膨大になるのもよくある課題です。
手動でシフトを組む場合、従業員の希望や稼働時間のバランスを考慮するのに大きな労力がかかるからです。

各スタッフの稼働日数や希望休をすべて確認しながら調整するには、多くの時間が割かれてしまいます。
一部を自動化するだけでも、シフト作成の時間と労力を大幅に削減できます。

(4) 突発的な欠勤対応の難しさ

急な欠勤や遅刻が発生した際の対応もシフト作成での課題です。
突然のシフト変更が必要になると、他の従業員に負担がかかるケースが多くなります。

急にシフトに入れないスタッフが出た場合、代替要員を確保するのに管理者が多くの時間と労力を要することがあります。
こうした事態に備え、対応可能な従業員をすぐに確認できる仕組みを整えることが効果的です。

(5) 繁忙期と閑散期のバランス調整

繁忙期と閑散期で必要なシフト人数が大きく異なるため、シフトのバランスを取るのが難しいこともあります。
特に、季節ごとに変動が激しい業種では、この調整が重要になります。

例えば、夏や年末年始などの繁忙期にスタッフ数が足りないと、現場が過密になりサービスの質が低下するリスクがあります。
この問題には、シフト管理システムを用いて過去のデータに基づき、最適な人数を配置することが効果的です。

3.勤怠管理とシフト作成を同時に効率化するコツ

従業員のシフト調整や残業管理、休暇の管理など、これらをスムーズに行うためには、効率的な管理方法が必要です。

近年では、勤怠管理とシフト作成を一貫して行えるシステムの活用が進んでおり、業務の効率化だけでなく、従業員の働きやすい環境づくりにも貢献しています

勤怠管理とシフト作成を同時に効率化するための具体的なコツを紹介し、現場の業務負担軽減に役立つポイントをお伝えします。

(1) 勤怠データとシフト情報の一元管理

勤怠管理とシフト作成を効率化するためには、データを一元管理することが効果的です。別々のシステムで管理する場合、情報が重複したり、ミスが発生しやすくなるからです。

勤怠データを基に自動的にシフトが調整されるシステムなら、手作業のミスが減り、正確かつ迅速に対応できます。
シフトと勤怠が一貫性を持って管理され、業務効率も向上します。

(2) シフト希望と勤務実績のリアルタイム反映

従業員のシフト希望や勤務実績をリアルタイムで反映させると、急なシフト調整が必要な際に素早く対応できます。
手動で更新を行っている場合、情報の遅延が発生しやすく、実際の勤務状況に合わないシフトが組まれてしまうことも。

シフト管理システムを使えば、従業員が申請したシフト変更が即時に反映され、管理者が迅速に確認・調整できます。
スタッフ間の調整負担を軽減し、無理なく業務を進めることが可能です。

(3) 休暇や残業をシフトに組み込みやすくする

勤怠管理の効率化には、休暇や残業をシフトに組み込みやすくすることも重要です。
これにより、勤務状況を把握しやすくなり、シフト作成時に無理のないスケジュールを組めるようになります。

例えば、休暇の申請がシフト表に自動で反映されるシステムを活用すれば、手動での入力ミスが防げ、休暇管理も簡単になります。
こうした仕組みを導入することで、スムーズなシフト調整が可能です。

(4) 勤怠状況を可視化するツールの活用

勤怠状況を可視化できるツールを使うことで、従業員の稼働状況を直感的に把握でき、シフト作成時に役立ちます。
日々の勤務状況が見えないと、過労のリスクが高まり、不公平な配置が起きやすくなります。

稼働時間やシフトをグラフで示してくれるツールを使えば、視覚的に無理のないスケジュールを考慮できます。
可視化を行うことで、従業員の健康とシフトの公平性を両立しやすくなるでしょう。

(5) シフト調整機能のある勤怠管理システムを導入する

シフト調整機能を備えた勤怠管理システムの導入も、効率化に効果的です。
シフトと勤怠管理を同じシステムで行えるため、シフトの調整が必要なときにスムーズに対応できます。

シフト希望や稼働状況に応じてシステムが自動で調整を提案してくれる機能があれば、作業時間の短縮と正確性が向上します。
業務効率を大幅に改善し、負担軽減に役立つでしょう。

4.勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理は日々の業務の中でも特に煩雑でミスが起こりやすい分野です。
手動での勤怠管理では、打刻ミスや不正打刻、労務トラブルが発生しやすく、管理者にとっても大きな負担となります。

こうした問題を解決するために、勤怠管理システムの導入が注目されています。
システムを導入することで、勤怠データの正確な記録やシフト調整の効率化、不正打刻の防止など、多くのメリットが得られ、企業全体の生産性向上にもつながります。

以下、勤怠管理システムを導入する具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

(1) 勤怠データの正確な記録

システムを導入する最大のメリットは、勤怠データを正確に記録できることです。
手動での記録にはヒューマンエラーがつきもので、時には打刻漏れや誤入力が発生するためです。

自動打刻機能があれば、従業員の出退勤時間が正確に記録され、管理者が手入力する手間も削減されます。
データの信頼性が高まり、給与計算の精度も向上します。

(2) 不正打刻の防止

勤怠管理システムは、不正打刻を防止するためにも効果的です。
手動の打刻では、同僚による代理打刻などの不正が発生しやすいためです。

指紋や顔認証を利用したシステムであれば、本人確認が自動で行われ、打刻の正確性が保証されます。
不正打刻が防げることで、職場の透明性が保たれます。

(3) シフト調整の効率化

勤怠管理システムを使えば、シフト調整も効率化できます。
シフト作成を手動で行うと、従業員の希望や稼働時間を考慮するのに時間がかかり、ミスも発生しやすくなるものです。

システム上でシフト希望を収集し、自動的に調整を行う機能を活用することで、管理者の負担が軽減されます。
迅速かつ公平なシフト作成が実現でき、業務の効率が向上します。

(4) 残業時間の管理が簡単に

残業時間の管理も、システム導入によって大幅に簡略化できます。
手作業での管理では、残業時間の集計に手間がかかるほか、ミスが発生することもあるためです。

システムが自動で残業時間を計算し、労働基準法に違反しないよう警告する機能があれば、過重労働の未然防止が可能です。
従業員の働きすぎ防止にもつながり、健康的な労働環境が実現できます。

(5) 労務リスクの低減

勤怠管理システムを導入することで、労務リスク低減も可能です。
手動の管理では、労働時間の記録ミスや残業の過小申告などが原因で、法的な問題を引き起こすリスクが高まるためです。例えば、正確な勤怠データを保管し、いつでも確認できるシステムを導入すれば、労務トラブルが発生した際に適切な証拠として活用できます。
企業はコンプライアンスを守りつつ、リスクの軽減が可能です。

シフトと勤怠両方を管理するなら「R-Kintai」