アルバイトの勤怠管理における課題とは？勤怠管理システム活用のポイントも紹介

シフト勤務や短時間労働が中心となるアルバイトの管理は、柔軟性が求められる一方で、勤怠の記録や確認が煩雑になりやすい業務の一つです。
とくにアルバイトが入れ替わり立ち替わり働く現場では、「打刻漏れ」「ミスの多さ」「不正のリスク」など、日常的にさまざまな問題が発生しやすくなります。

こうした状況に対応するには、現場で使いやすく、管理者の負担を軽減できるツールの導入が不可欠です。
本記事では、アルバイトの勤怠管理における課題とその解決策を詳しく解説します。

1.アルバイトの勤怠管理が重要な理由
2.アルバイトの勤怠管理でよくある課題
3.勤怠管理システム活用のメリット
4.アルバイト勤怠に活用するシステム選びのポイント
アルバイトの勤怠管理はおまかせ！「R-Kintai」

1.アルバイトの勤怠管理が重要な理由

正社員に比べて雇用形態が柔軟なアルバイトは、シフトの変動や働き方にばらつきが出やすいのが特徴です。
そのため、勤怠管理が曖昧になりがちですが、適切な管理を怠ると、法令違反や給与計算ミスなどのトラブルに発展しかねません。
ここでは、アルバイトの勤怠管理がなぜ重要なのか、企業側が押さえておくべき基本的なポイントを解説します。

・労働時間の正確な把握が法律上求められているから
・勤務実態を把握して不正やミスを防げるから
・給与計算の精度や業務効率が改善できるから

以下、それぞれについてまとめました。

(1)労働時間の正確な把握が法律上求められているから

アルバイトであっても、労働時間の管理は法律上の義務です。
労働基準法では、企業が労働時間や休憩、休日を正確に把握・管理することが求められています。
タイムカードや打刻記録が不十分だった場合、未払い残業や労働時間の過少申告など、労務トラブルにつながるリスクがあります。
適切な勤怠管理は、法令遵守のためだけでなく、会社の信頼を守るうえでも不可欠です。

(2)勤務実態を把握して不正やミスを防げるから

正しい勤怠管理によって、アルバイトの勤務実態を正確に把握できます。
打刻ミスや不正打刻が発見しやすくなり、トラブルの予防につながるからです。
他のスタッフが代理で打刻したり、早く帰ったのに退勤を記録し忘れていたりするケースは、目視では見逃されやすいもの。
勤怠の可視化によって、従業員の意識も変わり、不正やミスの抑止効果が期待できます。

(3)給与計算の精度や業務効率が改善できるから

勤怠管理をしっかり行うことで、給与計算の正確性が高まります。
勤務時間や休憩時間などのデータが明確になり、手計算や修正作業が減るためです。
紙やExcelでの集計を行っていると、ミスや確認作業に時間がかかり、給与支払いのタイミングにも影響が出てしまいます。
正確な給与を支給できれば、従業員の信頼も得られ、管理業務も効率化されます。

2.アルバイトの勤怠管理でよくある課題

アルバイトはシフトや働き方が柔軟な分、勤怠管理が煩雑になりやすいのが実情です。
手作業で管理している場合、打刻ミスや確認漏れなどが発生しやすく、給与計算や労務対応にまで影響を及ぼすことがあります。

ここでは、現場で実際に起こりがちなアルバイト勤怠管理の課題を整理し、なぜそれが問題になるのかを見ていきましょう。

　・打刻忘れ・打刻ミスが多い
　・シフト変更・遅刻・早退などの変動が激しい
　・手書きや紙ベースの記録では集計が大変
　・不正打刻のリスクがある
　・管理者の確認・対応工数が増える

以下、それぞれについてまとめました。

(1)打刻忘れ・打刻ミスが多い

アルバイトの勤怠管理では、打刻忘れやミスが頻繁に発生します。
シフト制で働く中で出退勤の時間が一定でないことや、勤怠の意識が正社員ほど高くない場合があるためです。
たとえば、忙しい時間帯に出勤して慌てて仕事を始めた結果、打刻を忘れてしまうといったケースもよく見られます。
このようなミスを防ぐには、打刻しやすい仕組みやアラート機能のある勤怠管理システムが効果的です。

(2)シフト変更・遅刻・早退などの変動が激しい

アルバイトは勤務時間の変動が多く、勤怠管理が複雑になりやすいです。
急なシフト変更や遅刻、早退といったイレギュラーが頻繁に発生し、管理者が状況を正確に把握しにくくなります。
たとえば、前日にシフト変更の連絡があったにもかかわらず、勤怠データに反映されておらず、給与計算に差異が出てしまうこともあります。
こうした変動に柔軟に対応するには、シフト管理と連携できる勤怠管理システムがあると安心です。

(3)手書きや紙ベースの記録では集計が大変

紙のタイムカードや出勤簿を使っていると、集計や確認に多くの手間がかかります。
入力内容の確認や転記ミス、記入漏れといったヒューマンエラーが起きやすく、正確な勤怠管理が難しくなります。
集計作業に何時間もかけているうえに、給与支払い時に不備が発覚し、修正対応に追われるといったケースも少なくありません。
業務負担を減らすためにも、デジタル化による効率的な管理が求められています。

(4)不正打刻のリスクがある

アルバイト勤怠では、不正打刻のリスクも無視できません。
他のスタッフが代わりに打刻する「代理打刻」や、実際より早く出勤・遅く退勤したように装う行為は、実際に起こりうる問題です。
知り合い同士のアルバイトが口裏を合わせて出勤時間を偽装する、などの不正が起きる場合も。
不正を防ぐためには、顔認証やGPSなどの本人確認機能が備わった勤怠管理ツールの活用が有効です。

(5)管理者の確認・対応工数が増える

手動で勤怠を管理していると、確認作業や修正対応に多くの時間を取られます。
出勤状況のチェック、ミスの確認、修正依頼など、すべて管理者の負担になってしまいます。
たとえば、月末にまとめて勤怠表を確認した際、複数人分の打刻ミスが発覚して対応が深夜にまで及ぶことになるでしょう。
効率的な運用のためには、ミスを自動検知し、リアルタイムで把握できる仕組みが欠かせません。

3.勤怠管理システム活用のメリット

アルバイトの勤怠管理を正確かつ効率的に行うには、勤怠管理システムの活用が効果的です。
紙やExcelでの手作業による管理には限界があり、ミスや手間が生じやすくなります。

システムを導入すれば、リアルタイムでの状況把握や打刻ミスの防止など、多くのメリットが得られます。
ここでは、実際にどのような利点があるのかを具体的に見ていきましょう。

・リアルタイムで出勤状況が確認できる
・打刻漏れの自動アラートでミスを防げる
・シフトと勤怠を一元管理できる
・従業員も自分の勤務状況を把握しやすい

以下、それぞれについてまとめました。

(1)リアルタイムで出勤状況が確認できる

勤怠管理システムの大きなメリットは、出勤状況をリアルタイムで把握できる点です。
管理者が常に勤務メンバーを把握できるため、業務の調整や急な対応がしやすくなります。
たとえば、予定のシフトに出勤していない人がいれば、すぐに連絡を取って状況確認が可能です。
その場で対応できる仕組みがあれば、業務の混乱を未然に防ぐことができます。

(2)打刻漏れの自動アラートでミスを防げる

打刻忘れやミスを減らすには、自動アラート機能のある勤怠管理システムが有効です。
従業員や管理者に通知が届くことで、打刻忘れをすぐに修正できるからです。
たとえば、「退勤打刻がされていません」といった通知がスマホやPCに届けば、その場で修正でき、大きな手間に発展するのを防げます。
ミスに気づきやすい仕組みを取り入れることで、勤怠情報の正確性が格段に高まります。

(3)シフトと勤怠を一元管理できる

勤怠管理システムには、シフトと勤怠の両方をまとめて管理できるものが多くあります。
別々のツールで運用していると、確認や転記に手間がかかり、ミスも起きやすくなるためです。
出勤予定と実績が一目で比較できれば、遅刻や欠勤の確認がスムーズに行えます。
情報が一箇所にまとまることで、業務効率と精度がどちらも向上します。

(4)従業員も自分の勤務状況を把握しやすい

勤怠管理システムは、従業員自身が自分の出勤状況や勤務時間を確認できる点も大きな利点です。
「いつ何時間働いたか」を把握できることで、モチベーション維持や働き方の見直しにもつながります。
スマホアプリで当月の勤務時間を確認し、「今月は残業が多かった」と気づければ、自主的に調整しようという意識が生まれます。
個人の自己管理を促すことで、職場全体の労務トラブル防止にもつながるでしょう。

4.アルバイト勤怠に活用するシステム選びのポイント

勤怠管理システムは数多く存在しますが、どれでもいいというわけではありません。
アルバイト中心の職場では、業種や働き方の特性に合ったシステムを選ばなければ、せっかく導入しても現場でうまく活用されないことがあります。
ここでは、アルバイト勤怠の運用を成功させるために押さえておきたいシステム選定のポイントを紹介します。

・スマホ対応の使いやすさ
・シフト管理と連携できるか
・人数や業種に応じた柔軟性
・コストや導入のしやすさ

以下、それぞれについてまとめました。

(1)スマホ対応の使いやすさ

勤怠管理システムを選ぶ際は、スマホでも簡単に操作できるかどうかが重要です。
アルバイトの多くはスマートフォンでの操作に慣れており、打刻や確認作業をスマホで行えるとストレスが少なくなります。
アプリを開くだけで出退勤ができる仕組みがあれば、わざわざパソコンを立ち上げる必要もなく、打刻忘れも減らせます。
現場での運用を考えると、スマホ対応のしやすさは現代の勤怠管理に欠かせない条件と言えるでしょう。

(2)シフト管理と連携できるか

勤怠とシフトを一緒に管理できるかどうかも、システム選びでは見逃せないポイントです。
シフトと勤怠が別のツールだと、確認や集計に手間がかかってしまいます。
出勤予定と実際の出勤状況を一つの画面で見られると、遅刻や無断欠勤の把握がすぐにできます。
シフト管理と連携しているシステムなら、管理者の負担を大幅に軽減できます。

(3)人数や業種に応じた柔軟性

職場の規模や業種に合うかどうかも、システムを選ぶうえで重要です。
飲食店や小売業、倉庫作業など、アルバイトの働き方は業種によって大きく異なります。
複数店舗でシフトを共有したい、曜日や時間帯によって時給が異なるといった業態には、柔軟に対応できるシステムが必要です。
どんな現場でも無理なく使えるよう、カスタマイズ性や拡張性もチェックしておきたいポイントです。

(4)コストや導入のしやすさ

勤怠管理システムは長期的に使うものだからこそ、費用対効果と導入のしやすさをしっかり見極める必要があります。
月額料金が高いシステムでは、導入後に継続できなくなるリスクもありますし、初期設定が複雑だと現場に浸透しにくくなります。
無料トライアルがあるサービスを活用して使い勝手を確認することで、自社に合ったシステムを選びやすくなります。
無理なく導入できて、現場でもすぐに使いこなせるものを選ぶことが、スムーズな運用の鍵となります。