給与の算出を簡単にするために、勤怠や残業時間を「15分単位」で管理している会社は少なくありません。
しかし、的確に運用していなければ違法となる可能性があります。
この記事では、15分単位で業務時間を計算できるケースと、1分単位でなければいけないケースについて紹介します。
アルバイトやパートなど勤務形態ごとの管理の仕方も解説しますので参考にしてください。
1.勤怠管理の15分単位切り捨ては違法！
(1)15分や30分単位の切り捨てが違法となる根拠
原則として、15分単位、30分単位などで業務時間をまとめてしまうのは違法です。
根拠となるのは労働基準法第24条。
「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定められています。
例えば17:30が定時で、17:50まで働いた場合、15分単位での管理だと「17:45まで」の扱いとなり、5分間がなかったことになります。
これでは働いた分を全額を支払うことができません。
(2)労働時間は1分単位で計算する
労働基準法に則った運用のためには、労働時間は1分単位で管理・計算する必要があります。
1分単位で勤怠管理を行わなければ、労働の対価としての賃金が全額支給できません。
労働時間を切り捨てることで労働基準法違反となった判例や、労働組合による団体交渉で企業と争った事例はいくつも存在します。
また、労働基準法違反では30万円以下の罰金または6ヶ月以下の懲役が科されます。
従業員との信頼関係を保ち、企業のコンプライアンス遵守のためにも、労働時間は1分単位での管理を徹底すべきです。
(3)【補足】切り捨てが認められる場合もある
ここまで、労働時間を1分単位で管理する必要性を説明してきましたが、これは1日単位で計算する場合の話で、1ヶ月単位の場合は含まれません。
1ヶ月単位で時間外労働や休日労働を算出する場合は、1時間未満の端数をまるめる（切り捨てる）処理が認められています。
これは給与計算の手間を軽減するために設けられた仕組みです。
例えば1ヶ月の合計残業時間が7時間22分だった場合、「30分未満は端数」として処理をする場合は、残業時間を「7時間」として処理しても違法ではありません。
その逆で、例えば残業時間が7時間44分だった際に「30分以上は切り上げ」というルールで残業時間を「8時間」として計上することも可能です。
2.15分単位の勤怠管理で起こりうる問題
15分単位での勤務時間の切り捨てによって、労働時間分の賃金を全額支払わなかった場合に、法律違反としてさまざまな問題が起こり得ます。
ここでは代表的なものを3つ紹介します。
(1)労働基準監督署からの指摘
労働監督署では企業が労働環境を適切に管理しているか、実態を調査する権限を持っています。
調査は定期的に確認する「定期監督」と、労働災害発生後の「災害時監督」の他、従業員からの申告による「申告監督」、違反が見つかった場合に実施される「再監督」があります。
15分単位の勤怠管理は、労働基準監督署の調査で指摘される可能性があります。
是正勧告を受ければ、期日までに環境改善が求められます。
改善後は是正報告も必要です。
(2)従業員からの未払い残業代請求
従業員には、未払いの賃金や残業代を請求する権利があります。
請求権の時効は3年です。
時効を過ぎれば支払う義務はありませんが、従業員との信頼関係が崩れる事態になりかねません。
また、請求した従業員以外との関係性も不安定なものになるでしょう。
企業と従業員の関係を良好なものにするためにも、法律は遵守すべきです。
(3)企業の信用低下
賃金の未払いは従業員だけでなく社外からの信用も失いかねません。
投資家やマスメディアからは問題が発生した経緯や今後の対応について厳しく問われることになります。
取引先、一般市民、求職者からの印象も悪くなり、取引停止や従業員の離職、人手不足に繋がる可能性があります。
3.勤務形態ごとの残業時間
正しい残業時間の管理方法は勤務形態によって異なります。
パート・アルバイト、フレックスタイム制、裁量労働制など、働き方ごとの注意点をまとめました。
(1)パート・アルバイト
パートやアルバイトの時間外労働は、正社員と同じく割増賃金が加算されます。
また、労働基準法では1日および1週間の労働時間、休日日数を定めています。
1日8時間、週40時間以上労働をする場合、36協定の締結が必要です。
(2)フレックスタイム制
一定期間についてあらかじめ決められた総労働時間の中で、従業員が始業・終業時刻、労働時間を決めることが出来る制度を「フレックスタイム制」といいます。
フレックスタイム制の場合、1日8時間・週40時間を超えてもただちに残業時間とはならないのが特徴です。
フレックスタイム制では1日単位での残業時間を割り出すことはできません。
会社が定めた総労働時間に対してどれほど実労働時間が超過しているかで残業時間を計算します。
あらかじめ労働すべき時間を定めた1ヶ月〜3ヶ月の「清算期間」があり、この期間において労働すべき時間が「総労働時間」です。
総労働時間を超えて働いた分が残業時間とみなされます。
(3)裁量労働制
裁量労働制は、あらかじめ決められた時間を労働したとみなす勤務体系です。
求人では「勤務時間：裁量労働制（みなし労働時間8時間／日）」といった表現がされます。
朝8時出社や昼12時出社など、個人の裁量で毎日の始業・終業時刻を管理できるのが裁量労働制のメリットです。
賃金は「みなし労働時間」に基づいて支払われ、残業についてもみなし労働時間に含まれます。
ただし、22時以降の深夜残業や休日労働があった場合はその分の割増賃金を支払う必要があります。
4.残業時間の正しい管理方法
残業時間は労働時間同様、1分単位で管理するのが基本です。
法定労働時間である1日8時間、週40時間を超えた労働には、1時間あたりの賃金を25%割増した「割増賃金」を労働時間数分払わなければいけません。
正しい残業時間を算出するための基本知識を以下にまとめました。
(1)時間外労働と法内残業の違い
残業は、時間外労働と法内残業の2種類に分けられます。
| 時間外労働 | 法内残業 |
| ・法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えた場合の残業 ・1時間あたりの賃金×1.25で計算する | ・法定労働時間（原則1日8時間、1週40時間）を超えない場合の残業 ・賃金の割増は適用外 |
「時間外労働」は労働基準法第37条に基づく法定労働時間（1日8時間、週40時間）を越えた分の労働を指します。
「法内残業」は企業の就業規則で定めた所定労働時間を超えて働いた分の残業を指します。
1日8時間、週40時間を超えていない場合の残業（短時間勤務のスタッフが残業した場合など）にはこちらが当てはまります。
法内残業の場合は割増賃金は適用されません。
例えば、時給1,100円で週3回1日3時間働くアルバイトが、たまたま1日4時間働いた場合、その日の給料は1,100円×4時間=4,400円となります。
(2)深夜時間帯などの割増の種類
時間外労働以外にも深夜時間帯や法定休日労働などで「割増賃金」が発生します。
労働の種類と割増率は以下の通りです。
| 労働の種類 | 定義 | 割増率 |
| 法内残業 | ・1日8時間、週40時間以内 ・1日の所定労働時間が7時間以下 (アルバイトなど) | 0% |
| 時間外労働 （法定外残業） | 1日8時間、週40時間を超える労働 | 25% |
| 1ヶ月60時間以上 | 月60時間を超える時間外労働 | 50% |
| 法定休日労働 | 法定休日での労働 | 35% |
| 深夜労働 | 22時～5時の労働時間 | 25% |
特に注意したいのが深夜時間帯（22時〜5時）の時間外労働の場合です。
割増賃金の計算方法は「1時間あたりの賃金×1.5(時間外労働1.25+深夜労働0.25)×時間数」です。
22時以降の残業は、合計50%の割増賃金となります。
例えば、1時間あたりの賃金2,000円のスタッフが、18時から24時まで時間外労働をした場合、
18時〜22時(4時間)までの残業代は
2,000円×1.25×4時間＝10,000円
22時〜24時(2時間)までの残業代は
2,000円×1.5×2時間＝6,000円
と計算できます。
5.正しい勤怠管理にはシステムを活用しよう
勤怠管理において15分単位での切り捨ては違法となることをお伝えしました。
働き方改革関連法が施行され、企業には適切な労務管理が求められています。
コロナ禍以降、テレワークや時差出勤などで勤務形態や雇用形態が多様化し、管理方法が複雑化する中で、エクセルに手入力での勤怠管理方法には限界があります。 従業員の勤怠や残業時間を正しく管理するためにも、勤怠管理システムの活用をご検討ください。
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