勤怠管理システムの選び方とは？基本機能やメリット・注意点を紹介

勤怠管理システムの導入を検討する際、メリットや注意点を把握することは非常に重要です。
システムが自社のニーズに合っていない場合、期待した効果を得るどころか、かえって運用が煩雑化することもあります。

この記事では、勤怠管理システムを選ぶ際に見逃せないポイントを解説します。
自社に最適なシステムを選ぶために押さえておきたい注意点も紹介しますので、参考にしてください。

1. 勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理は、従業員の労働時間や休暇、給与計算などを効率的に行う重要なプロセスです。

近年では、勤怠管理システムを導入することで、これらの業務を簡略化し、精度を高める企業が増えています。

特に、出退勤の記録やシフト管理、有給休暇の申請管理といった基本機能が充実しているシステムは、多くの企業で活用されています。

勤怠管理システムが持つ代表的な機能について、それぞれのメリットや活用方法をまとめました。

• 出退勤の記録
• シフト管理機能
• 有給休暇や休暇申請の管理
• 残業時間や法定労働時間の集計
• 勤務状況のリアルタイム確認
• 給与計算との連携

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 出退勤の記録

勤怠管理システムは、正確な出退勤の記録を簡単に行えます。
従業員が手動で記録する場合、打刻漏れや不正記録が発生するリスクがあります。
さらに、手作業での集計はミスや手間の原因となります。

システムを活用すれば、スマートフォンやICカードで簡単に打刻でき、記録がリアルタイムで自動保存されます。
管理者は迅速に勤怠情報を確認可能です。
この仕組みによって、作業負担が軽減されるとともに業務の効率化が実現します。

(2) シフト管理機能

勤怠管理システムのシフト管理機能は、スムーズなスケジュール作成をサポートします。
手動でのシフト作成では、従業員の要望や法規制を考慮するのが困難です。
また、不公平が生じやすく、従業員の不満を招く原因にもなります。

従業員の希望休や過去のシフト履歴を反映して自動作成が可能です。
さらに、調整が必要な場合も、視覚的に把握しやすいインターフェースが役立ちます。
結果として、管理者の負担を軽減し、シフト管理の精度と公平性が向上します。

(3) 有給休暇や休暇申請の管理

有給休暇や休暇申請の管理も勤怠管理システムの強みの一つです。
従業員が紙ベースや口頭で申請を行う場合、承認プロセスが煩雑になることがあります。
その結果、申請ミスや承認遅れが発生することも少なくありません。

システムを導入すれば、従業員がオンラインで簡単に申請を行い、管理者は承認を迅速に行えます。
休暇残日数が自動で計算され、従業員と管理者双方がリアルタイムで状況を把握可能です。
休暇管理の透明性と効率性が大幅に向上します。

(4) 残業時間や法定労働時間の集計

勤怠管理システムは、残業時間や法定労働時間を正確に集計します。
手動での集計では、入力ミスや計算漏れが発生するリスクがあります。
複雑な労働時間規定に対応する際、負担が大きくなるでしょう。

システムでは、勤務時間を自動で集計し、規定を超えた労働時間が即座に検出されます。
これにより、労働基準法に準拠した管理が容易になり、リスクの軽減が可能です。
正確なデータに基づいて労務管理を行えるため、コンプライアンス意識も向上します。

(5) 勤務状況のリアルタイム確認

勤務状況をリアルタイムで確認できるのも勤怠管理システムの特徴です。
勤務状態を把握するのに時間がかかると、緊急対応が遅れることがあります。
システムを活用すれば、勤務開始や終了の打刻情報が即座に反映されます。

管理者は必要に応じて即座にシフトの調整や応援の手配が可能です。
また、従業員の状況を把握することで、業務全体の効率化が図れます。
迅速な対応が可能になることで、企業の信頼性や顧客満足度の向上にも寄与します。

(6) 給与計算との連携

勤怠管理システムは、給与計算システムと連携することで効率化を実現します。
手動でのデータ入力では、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。
締め日に間に合わせるために時間がかかることも少なくありません。

システム連携により、勤怠データが自動的に給与計算に反映されます。
残業代や深夜手当など、複雑な計算も正確に行えるため、安心して運用できます。
これにより、給与処理にかかる時間を短縮可能です。

2. 勤怠管理システムを活用するメリット

勤怠管理システムは、業務の効率化だけでなく、現代の多様な働き方への対応ツールとしても注目されています。

従来の手作業による勤怠管理では対応が難しかった課題を解消できるのは、従業員と管理者双方にとって大きなメリットです。

勤怠管理システムを活用することで得られる具体的なメリットは以下の5つです。

• 労務管理の効率化
• エラーや不正の削減
• 働き方改革への対応
• スタッフ間の透明性の向上
• リモートワークやハイブリッド勤務への対応

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 労務管理の効率化

システムを活用することで、労務管理の効率が大幅に向上します。
従来の手作業による勤怠記録や集計は、入力ミスや手間が多く、時間がかかることが課題でした。

システムの導入で、出退勤データや残業時間を自動集計でき、作業負担が軽減されます。
さらに、必要なデータを簡単に検索・出力できるため、給与計算や法定帳票の作成もスムーズに行えます。
他の重要な業務にリソースを集中させることが可能です。

(2) エラーや不正の削減

勤怠管理におけるエラーや不正の削減にも効果的です。
手動での入力作業では、記録漏れや計算ミスが発生するリスクが避けられません。
さらに、従業員の不正打刻や勤務時間の改ざんが問題となるケースもあります。

システムでは、出退勤の記録がリアルタイムで保存され、修正履歴もすべて記録されるため、不正が難しくなります。
また、自動集計機能により、正確なデータを即座に把握できる点も安心です。
管理者は信頼性の高いデータを基に労務管理を行えます。

(3) 働き方改革への対応

勤怠管理システムは、働き方改革への対応をサポートします。
長時間労働の是正や、柔軟な勤務形態への対応が求められる中、従来の管理方法では限界がありました。
システムでは、残業時間の自動警告や、多様な勤務形態への対応機能が搭載されており、効率的な運用が可能です。

フレックスタイム制やリモートワークの勤怠も容易なため、法令順守を徹底できます。
結果として、従業員の働きやすさが向上し、企業のイメージアップにもつながります。

(4) スタッフ間の透明性の向上

スタッフ間の透明性を高めるのにも勤怠管理システムが役立ちます。
従来の手動管理では、シフトや休暇申請の公平性に対する不満が発生しがちでした。
システムを利用することで、シフトや勤怠情報が全員に公開され、状況を誰でも簡単に確認できるようになります。

休暇の取得状況やシフトの偏りも一目で把握できるため、不公平感の解消に寄与します。
透明性が確保されることで、従業員間の信頼感が高まり、職場環境の改善が見込まれるでしょう。

(5) リモートワークやハイブリッド勤務への対応

近年増加しているリモートワークやハイブリッドへの対応も得意分野です。
これまでのオフィス中心の勤怠管理では、離れた場所で働く従業員の勤務状況を正確に把握するのが難しいという課題がありました。

システムを導入すれば、従業員はスマートフォンやパソコンを使って打刻が可能に。
管理者はリアルタイムで状況を確認できます。

さらに、位置情報の記録機能により、適正な勤務管理が行える点も安心です。
働き方の多様化を支えつつ、企業全体の生産性向上が期待できます。

3. 自社にあった勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際、どのような基準で選定すればよいのか迷うことはありませんか？

システムの導入は、労務管理の効率化や業務負担の軽減に直結します。
一方で、自社の業務内容や規模に合わないものを選んでしまうと、十分な効果を得られない可能性も。

勤怠管理システムを選ぶ際に押さえておきたい具体的なポイントを解説します。

• 会社の規模や業種に合ったシステムを選ぶ
• 必要な機能をリストアップする
• コストパフォーマンスを比較する
• 導入サポートやカスタマーサービスの確認
• 他社の口コミや評判を調査する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 会社の規模や業種に合ったシステムを選ぶ

勤怠管理システムは、会社の規模や業種に応じて適したものを選ぶことが重要です。
中小企業と大企業では、求められる機能や対応できるユーザー数が異なります。
業種ごとの特性も考慮する必要があるでしょう。

例えば、シフトが頻繁に変わる小売業では柔軟なシフト管理機能が求められます。
一方、製造業では作業時間の詳細な記録機能が必要です。
自社の業務形態に合致するシステムを選ぶことで、効率的な運用が可能になります。

(2) 必要な機能をリストアップする

システムを選定する前に、必要な機能を具体的にリストアップすることが大切です。
全ての機能が充実しているシステムを選ぶと、使い切れない機能が多くなり、無駄なコストがかかります。

例えば、「出退勤の記録」「残業時間の自動集計」「シフト管理」など、自社で必須と考える機能を明確にしましょう。
機能を優先順位付けしておくことで、選定時に迷いが減り、自社に最適なシステムが見つかりやすくなります。

(3) コストパフォーマンスを比較する

システムを導入する際は、価格だけでなくコストパフォーマンスを重視することが必要です。
安価なシステムは初期費用が抑えられる反面、必要な機能が不足している場合もあります。一方、高額なシステムでも、自社の規模や用途に合わなければ十分な効果を発揮しません。

価格だけでなく、機能やサポート内容を含めた総合的な価値を比較し、無駄のない投資がを心がけましょう。

(4) 導入サポートやカスタマーサービスの確認

勤怠管理システムをスムーズに導入するには、サポート体制の充実度が不可欠です。
導入時にシステムの設定や従業員への説明が不足すると、運用開始後にトラブルが発生するリスクが高まります。

運用中に問題が発生した場合、迅速に対応してくれるサポート窓口があると安心です。
事前にサポート内容を確認し、必要に応じてトライアル期間を活用することで、導入後のトラブルを未然に防げます。

(5) 他社の口コミや評判を調査する

他社の口コミや評判を参考にすると、より実践的な情報を得られます。
公式サイトやカタログではメリットが強調されがちですが、実際の利用者の声を知ることで、隠れたデメリットを把握できます。

例えば、オンラインのレビューサイトや導入事例のインタビュー記事なら、リアルな使用感がわかるでしょう。
他社の経験を活かしながら自社に適した選択をすることで、システム選定の失敗を防げます。

4. 勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

勤怠管理システムを導入する際には、多くの選択肢がある中で何に注意すべきかを理解しておくことが重要です。
システムが自社に適していない場合、期待した効果が得られず、かえって管理が複雑化することもあります。

勤怠管理システムを選ぶ際に陥りがちな失敗を防ぐための注意点は以下の5つです。

• 必要以上に高機能なシステムを選ばない
• セキュリティ対策が万全か確認する
• 現場での使いやすさを重視する
• 他のシステムとの連携性をチェックする
• 実際の運用コストを試算しておく

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 必要以上に高機能なシステムを選ばない

勤怠管理システムを選ぶ際、必要以上に高機能なものを選ばないことが重要です。
多機能なシステムは魅力的に見えますが、全ての機能を使いこなせるとは限りません。

例えば、大企業向けの高性能なシステムを中小企業で導入すると、使わない機能が多く、かえって管理が煩雑になることも。
自社に必要な機能を明確にし、シンプルで操作性の良いシステムを選ぶことで、効率的な運用が可能になります。

(2) セキュリティ対策が万全か確認する

勤怠管理システムの選定において、セキュリティ対策の確認は欠かせません。
従業員の個人情報や勤怠データは重要な情報です。
不適切な管理は情報漏洩のリスクを高めます。

例えば、通信の暗号化やアクセス権限の設定がしっかりしているシステムを選ぶことで、セキュリティの向上が期待できます。
情報管理の安全性を担保することで、従業員の信頼を得ることにもつながります。

(3) 現場での使いやすさを重視する

現場での使いやすさを重視することは、システムを効果的に活用するための鍵です。
いくら高性能なシステムでも、複雑な操作が必要であれば現場での導入が進まない可能性があります。

従業員が使う上では、直感的に操作できるインターフェースや、スマートフォンから簡単に打刻や確認ができる機能が求められます。
現場の意見を反映したシステムを選ぶことで、スムーズな導入と運用が実現可能です。

(4) 他のシステムとの連携性をチェックする

他のシステムとの連携性をチェックすることも、重要なポイントです。
勤怠データは給与計算や人事管理システムと連動するケースが多くあります。
連携がスムーズに行えないと業務の効率が低下します。

API連携やCSVファイルのインポート・エクスポート機能が搭載されているシステムであれば、データの共有が容易です。
連携性を確認することで、既存のシステムを活かしながら効率的な運用が可能になります。

(5) 実際の運用コストを試算しておく

実際の運用コストを事前に試算しておくことは、予算管理の観点から非常に重要です。
初期費用が安くても、月額料金や追加機能の利用料が高額になるケースもあります。例えば、従業員の増加に伴い料金が上がるシステムの場合、将来的なコストを見落とすと予算オーバーのリスクがあるでしょう。
運用コストを詳細に試算し、長期的な視点で選定することで、無駄な支出を防ぐことができます。