残業時間を把握するツールってある？勤怠管理システム導入のメリットや注意点

「誰がどれくらい残業しているのか把握できていない」
「気づけば法定労働時間を超えていた」
などの状況は、企業にとって重大なリスクになりかねません。
長時間労働が常態化すれば、健康被害や訴訟リスクが発生し、企業の信頼そのものを損なうおそれもあるでしょう。

こうした問題を防ぐには、日々の残業時間を正確かつ簡単に把握する仕組みが欠かせません。
その手段として、多くの企業が導入を進めているのが「勤怠管理システム」です。
この記事では、残業時間の把握方法、システム導入のメリット、注意点を整理しました。
ぜひ参考にしてください。

1.残業時間を効率的に把握するには？
2.企業が残業時間を把握しないとどうなる？
3.勤怠管理システムを導入するメリットは？
4.勤怠管理システムを選ぶ際の注意点は？
残業時間把握に効果的な勤怠管理システム「R-Kintai」

1.残業時間を効率的に把握するには？

従業員の残業時間を正確に把握できない状態は、企業にとって大きなリスクです。
長時間労働の見逃しは、法令違反、健康への悪影響、人件費の増加につながりかねません。
日々の業務のなかで、いかに簡単かつ正確に残業時間を把握するかが重要になります。

最近では、デジタルツールを活用した管理方法も多く登場しました。
これらのツールでは、現場の負担を軽減しながら、見える化を実現することが可能です。

以下、特別な知識や手間をかけずに残業時間を把握するための方法を、実用的な視点から紹介します。

勤怠管理システムを活用する
残業アラート機能を使う
モバイル打刻を導入する
勤怠とシフトのズレをチェックする

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)勤怠管理システムを活用する

残業時間を簡単に把握するには、勤怠管理システムの導入が最も効率的な方法です。
出退勤データがリアルタイムで記録・集計されるため、手間もミスも減らせます。

たとえば、クラウド型の勤怠管理システムなら、店舗や支店の離れた拠点でも状況を即座に把握できます。
人手によるチェックが不要になり、正確な労働時間の把握が可能です。

(2)残業アラート機能を使う

残業時間を事前に抑制するには、アラート機能を活用するのが効果的です。
一定の労働時間を超える前に通知が出ることで、管理者も本人も意識できます。

たとえば、1日8時間を超える直前にアラートが表示されるよう設定すれば、自然と残業の抑制につながります。
「気づいたら長時間労働」という事態を防ぐには、有効な手段といえるでしょう。

(3)モバイル打刻を導入する

現場や外出先でも正確な打刻を行うには、スマートフォンを使った打刻が便利です。
紙のタイムカードやオフィスの打刻機だけでは、正確な労働時間を管理するのが難しくなる場合も。

直行直帰する際も、アプリで出退勤を記録すれば労働時間の全体像が見えやすくなります。
どこにいても正確な勤怠記録が取れる仕組みを整えることで、集計の手間も軽減できるでしょう。

(4)勤怠とシフトのズレをチェックする

シフトと実際の勤務時間にズレがないかを定期的に確認することで、不要な残業の早期発見につながります。
このズレを見逃すと、無自覚の残業やサービス残業が発生するリスクが高まります。

たとえば、18時終業予定のスタッフが毎回19時まで働いていれば、業務量や人員配置を見直す必要があるかもしれません。
システム上で予定と実績を突き合わせる習慣を持つことで、職場全体の働き方にも良い影響を与えるでしょう。

2.企業が残業時間を把握しないとどうなる？

残業時間の管理をおろそかにすると、深刻なリスクが及ぶ可能性があります。
「忙しいから仕方ない」「正確に把握できなくても問題ない」といった意識のままでは、重大なトラブルに発展するおそれも。

残業時間の未把握は法的トラブル、人材流出など多方面に悪影響を与えます。
ここでは、企業が見落としやすい「残業時間を把握しないことで生じるリスク」を4つに整理しました。

長時間労働による健康被害
法令違反による行政指導・罰則
残業代未払いによる訴訟リスク
モチベーション低下・離職の増加

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)長時間労働による健康被害

残業時間を把握しないまま放置すると、従業員の健康リスクが高まります。
過労が蓄積されても気づかず、慢性的な疲労やメンタル不調に至る可能性があるからです。

残業が月80時間を超える状態が続くと、「過労死ライン」を超えてしまうとされ、労災認定の対象にもなり得ます。
従業員の命や健康を守るためにも、労働時間の管理は不可欠です。

(2)法令違反による行政指導・罰則

残業の管理が不十分だと、労働基準法違反として行政指導や罰則を受けるおそれがあります。
法律では、36協定を超える残業や、労働時間の記録不備に対して厳しい基準が設けられています。

未把握の残業が常態化し、是正勧告を受けた企業は、社名が公表されるケースも。
企業の信頼低下や採用難につながるリスクは、軽視できません。

(3)残業代未払いによる訴訟リスク

残業時間を把握できないと、残業代未払いが発生し、訴訟につながる恐れがあります。
適正に記録されていない労働時間は、企業側が証明できず、トラブルの原因になりがちです。

元従業員が過去の未払い残業代を請求し、数百万円規模の支払い命令が下される事例もあります。
法的リスクを防ぐには、証拠として残せる記録体制が必要です。

(4)モチベーション低下・離職の増加

残業が多くても正しく評価されなかったり、過重労働が続いたりすると、従業員のモチベーションは確実に低下します。
本人が疲れていても管理側が把握していない状況では、「見てもらえていない」という不満が生まれるからです。

評価制度やシフト調整に反映されず、働き損だと感じた人が退職を選ぶケースもあります。
人材の流出を防ぐには現場の状況を正確に把握することがスタートラインです。

3.勤怠管理システムを導入するメリットは？

勤怠管理システムは、残業時間の把握や労働時間の見える化に役立つツールですが、それだけではありません。
日々の勤怠業務全体を効率化し、組織運営に多くのメリットをもたらします。
導入の目的が「残業の管理」だったとしても、思わぬ部分で業務改善につながるケースも少なくないでしょう。

ここでは、残業時間の把握とは直接関係のない、勤怠管理システムの代表的なメリットを紹介します。

有給休暇の管理がしやすくなる
リモートワークや直行直帰にも対応できる
給与計算の手間が減る
勤怠データを自動で集計・分析できる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)有給休暇の管理がしやすくなる

勤怠管理システムを導入すると、有給休暇の取得・残日数の管理がスムーズになります。
紙や口頭での申請管理では、消化率の把握や取得漏れの確認が難しくなりがちです。
従業員がシステム上から申請し、管理者がワンクリックで承認するだけで、台帳が自動更新されます。
法令遵守や有給の取得促進にもつながるでしょう。

(2)リモートワークや直行直帰にも対応できる

勤怠管理システムを使えば、オフィス外での働き方にも柔軟に対応できます。
従来の打刻機では、現場や自宅での勤務を正確に記録するのが困難だったからです。
モバイル打刻機能を使えば、自宅でもスマホから出退勤を記録でき、リモートワークでも適正な管理が可能になります。
多様な働き方に対応するうえで、大きな支えとなるはずです。

(3)給与計算の手間が減る

勤怠データが自動で集計されることで、給与計算作業の効率が大幅に上がります。
Excelなどでの手入力や確認作業は、手間がかかるうえミスの温床にもなりがちです。
たとえば、残業代や深夜勤務手当なども自動で計算・反映できれば、経理担当者の負担は格段に軽減されます。
ヒューマンエラーの削減にもつながり、安心して任せられる体制が整います。

(4)勤怠データを自動で集計・分析できる

手作業での集計は時間がかかり、月末処理が属人化しやすいのが課題です。
勤怠管理システムは、集計や分析まで自動で行えるため、残業状況の全体像を把握しやすくなります。

部署別・日別・社員別の残業時間をワンクリックで出力できれば、傾向分析もすぐに実施できます。
数字に基づいた判断が可能になり、職場改善にもつながるでしょう。

4.勤怠管理システムを選ぶ際の注意点は？

勤怠管理システムは多くの企業で導入が進んでいますが、導入だけでは業務改善にはつながりません。
自社に合わないシステムを選んでしまうと、現場に混乱を招いたり、使われず放置される事態になりかねません。
システム導入をムダにしないためには、選定段階でいくつかのポイントをしっかりと押さえておく必要があります。

ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に特に注意すべき点を整理しました。

現場の業務フローに合っているか確認する
打刻ミスや漏れへの対処ができるか
残業申請や休暇申請との連携が取れるか
従業員への周知・教育が行いやすいか

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)現場の業務フローに合っているか確認する

勤怠管理システムを選ぶ際、自社の業務フローに合っているかを必ず確認すべきです。
どれだけ高機能なツールでも、現場の運用にフィットしなければ定着しにくいからです。
たとえば、スマホ打刻が必須の現場でPC専用のシステムを導入しても、実際には使われなくなる可能性があります。
導入前に、現場の声や実際の働き方を丁寧に拾うことが重要です。

(2)打刻ミスや漏れへの対処ができるか

どのような勤怠システムでも、打刻ミスや打刻忘れはゼロにはできません。
そのため、修正申請や承認フローの仕組みが備わっているかを確認しておくべきです。
たとえば、管理者がワンクリックで修正申請を承認できる仕組みがあれば、対応がスムーズになります。
トラブル時の柔軟な対応力は、システム選定時の大きな判断基準になります。

(3)残業申請や休暇申請との連携が取れるか

勤怠管理システムは、打刻機能だけでなく、各種申請との連携もスムーズである必要があります。
申請と承認が別の仕組みになっていると、確認漏れや処理遅延の原因になりやすいためです。
システム上で残業や有給申請を行い、そのまま承認フローに乗せられる仕組みであれば、管理の手間も最小限に抑えられます。
勤怠の一元管理を目指すなら、申請機能の連携性にも目を向けるべきでしょう。

(4)従業員への周知・教育が行いやすいか

どれだけ優れた勤怠管理システムでも、使いこなせなければ意味がありません。
とくに操作が複雑なツールは、現場での混乱や定着率の低下につながります。
スマホ1つで直感的に操作できるインターフェースであれば、マニュアルを見なくても自然に使えるようになります。
導入時の研修やヘルプサポートの体制も含めて、使いやすさを確認しておくと安心です。