勤怠管理とシフト管理を同時に効率化！システムを活用するメリットとは

勤怠管理やシフト管理は手間がかかる上、正確性が求められる業務です。
勤怠管理は従業員の出勤状況や労働時間を記録し、法令遵守を求められます。
シフト管理は従業員の能力や希望を考慮して、業務の需要に応じた人員配置を行う必要があります。
この記事では、勤怠管理とシフト管理の役割を整理し、効率的な方法について解説します。

1.なぜ勤怠管理とシフト管理が重要なのか
2.勤怠管理システムの機能とメリット
3.シフト管理システムの機能とメリット
4.勤怠管理とシフト管理をシステムで行うメリット
5.システムの選び方と導入のポイント
6.勤怠・シフト管理システム導入のポイント
シフト制の職場向け勤怠管理システム「R-Kintai」

1.なぜ勤怠管理とシフト管理が重要なのか

勤怠管理とシフト管理は、どちらも労務業務の中核を担う存在です。
一見すると別々の業務に思えますが、実際には従業員の働き方全体を支える両輪と言えるでしょう。
どちらか一方が不十分だと、法令違反や現場の混乱といった具体的な問題に直結します。
ここでは、それぞれがなぜ重要なのか、具体的な理由を踏まえて説明します。

(1)勤怠管理が重要な理由

勤怠管理が重要な最大の理由は、労働基準法をはじめとする法令遵守と、給与計算の正確性に直結するためです。
労働時間の記録は、時間外労働の上限規制や休憩・休日の付与状況を証明する唯一の根拠になります。
記録が曖昧だと、未払い残業代の発生や労働基準監督署からの是正勧告といったリスクを避けられません。
実際、打刻漏れや手入力による集計ミスが積み重なった結果、数か月分の残業代を遡って支払うことになったというケースは珍しくないでしょう。
こうした事態は企業の信用にも影響しかねません。
だ日々の勤怠を正確かつリアルタイムに把握できる仕組みは、コンプライアンスを守るための土台として欠かせないのです。

(2)シフト管理が重要な理由

シフト管理が重要な理由は、人員配置の質が現場の生産性やサービス品質、さらには従業員の定着率にまで影響を及ぼすためです。
必要な時間帯に適切な人数を配置できなければ、繁忙時間帯の対応が遅れたり、特定の従業員に負担が集中したりする恐れがあります。
負担の偏りは不満の蓄積につながり、モチベーション低下や離職の引き金になることも少なくありません。
例えば、シフト作成の属人化によって作成担当者が急な欠員に対応しきれず、当日になって人手不足が発覚するといった事態が起こりがちです。
結果として顧客対応の質が下がり、機会損失を招くケースもあるでしょう。
シフト管理は単なる人員配置の作業ではなく、現場の安定運営と従業員満足度を左右する重要な業務と言えます。

2.勤怠管理システムの機能とメリット

勤怠管理システムとは、従業員の出勤状況や労働時間を記録・集計し、法令に沿った運用を支援するためのツールです。
手作業による記録では抜け漏れやミスが起こりやすく、担当者の負担も大きくなりがちですが、システムを導入することでこれらの課題を大きく軽減できます。
多くの勤怠管理システムには、以下のような機能が用意されています。

出勤・退勤の打刻（ICカード、指紋、顔認証、PCやスマホなど）
労働時間の計算や集計の自動化
法令遵守や給与計算に必要なレポート作成
労働時間の分析や改善のためのダッシュボード提供

勤怠管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

出勤・退勤の記録や確認が簡単になる
労働時間の計算や集計が正確になる
法律に則った休憩時間や休暇付与がスムーズになる
労働時間の分析や改善が可能になる

3.シフト管理システムの機能とメリット

シフト管理システムとは、従業員の希望や能力、業務の需要を踏まえて人員配置を最適化するためのツールです。
紙やExcelでのシフト作成は担当者の経験に頼る部分が大きく、調整に多くの時間がかかりがちですが、システムを使えば作成から共有までを効率化できます。
主な機能は以下の通りです。

シフトの作成・変更の自動化や簡略化
シフト希望や欠員募集の申請・承認
スマートフォン上でのシフト確認や通知
売上・季節・曜日・天候に応じた人員調整

シフト管理を効果的に行うことで、以下のようなメリットが得られます。

業務効率化やサービス品質向上
従業員のキャリア育成
従業員のワークライフバランスや満足度を向上
離職率の低減

4.勤怠管理とシフト管理をシステムで行うメリット

勤怠管理とシフト管理をそれぞれ個別に手作業で行っている企業も少なくありませんが、両者をシステムで一元管理することで得られるメリットは多岐にわたります。
作業負担の軽減はもちろん、データの正確性向上や社内コミュニケーションの円滑化など、経営面にも良い影響をもたらすでしょう。
ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。

(1)作業時間やコストの削減

システムを利用する最大のメリットは、これまで手作業で行っていた業務を自動化・簡略化し、作業時間そのものを大幅に削減できる点です。
勤怠データの入力や集計、シフトの作成や変更といった業務は、担当者が毎月一定の時間を割いて対応せざるを得ない作業でした。
システムを導入すれば、これらの多くを自動処理に置き換えられます。
例えば、これまで丸一日かけていた月次の勤怠集計が数分で完了したり、シフト作成担当者の残業がほぼなくなったりする例も珍しくないでしょう。
空いた時間は、人材育成や現場改善といった、より付加価値の高い業務に充てられます。
結果として、担当者の負担軽減だけでなく、人件費や運用コストの最適化にもつながるのです。

(2)データや情報の品質や信頼性を向上させる

システム化によって得られるもう一つの大きなメリットは、勤怠データやシフト情報の正確性と信頼性が高まることです。
手作業での入力や集計には、ヒューマンエラーや不正な改ざんが入り込む余地がどうしても残ります。
特に複数の担当者が関わる場合、記録の食い違いや二重管理といった問題が起こりやすいでしょう。
システムであれば、打刻データが自動で反映されるため入力ミスが発生しにくく、修正履歴も残るため不正な改ざんも防ぎやすくなります。
シフトについても、希望や条件をもとに機械的に調整することで、特定の担当者の裁量による不公平感を抑えられるでしょう。
このように、システムが生成するデータは常に正確で一貫性のあるものになり、給与計算や人事評価の根拠としても安心して活用できます。

(3)職場のコミュニケーションを促進する

勤怠データの確認や申請はPCやスマホで、シフトの通知や確認などはアプリ上でおこなえることがほとんどです。
口頭では伝えづらい内容も上長に共有でき、社内コミュニケーションをスムーズにします。
システムによって共有されたデータや情報は、関係者の理解や協力を促すことにもなるでしょう。
急な欠勤やシフト変更の連絡もアプリ上で完結するため、伝達漏れのリスクも軽減できます。

5.システムの選び方と導入のポイント

勤怠管理とシフト管理を同時に効率化するには、どちらも可能なシステムを選択する、もしくは同一シリーズのシステムを利用するといった方法があります。
ただし、自社に合わないシステムを選んでしまうと、かえって現場の負担が増えることもあるため注意が必要です。
ここでは、システムを選ぶ際に押さえておきたい3つの観点を紹介します。

(1)自社の規模や業種・業態に合ったシステムを選ぶ

自社の規模や業種・業態によって、勤怠管理とシフト管理に求められる機能や性能は異なります。
5名以下の小規模事業者や、各拠点のスタッフ数が10名以下の場合は、シンプルで使いやすいシステムが望ましいでしょう。
一方、各拠点のスタッフが多い場合や、全国に拠点がある大企業の場合は、高度で柔軟なシステムが必要です。
また、製造業や建設業など現場作業が多い業種の場合は、現場で打刻や勤怠申請ができるシステムが便利です。
一方、IT業やコンサルティング業などオフィスワークが多い業種の場合は、PCやスマホから操作できるシステムが求められます。
飲食業や小売業などのシフト制の業態であれば、シフトの作成や変更が簡単にできるシステムが適しているでしょう。
自社のビジネスの規模や業種、業態に合ったシステムを選ぶことで、効率的で正確な勤怠管理とシフト管理が実現できます。

(2)自社の課題に応えられるシステムを選ぶ

システムを選択する際は、自社が抱える課題を中心に考えることが大切です。
機能の豊富さだけでシステムを選んでしまうと、実際に使いたい場面で必要な機能が見当たらない、あるいは逆に使わない機能ばかりで操作が複雑になる、といったミスマッチが起こりがちです。
例えば、勤怠データの誤入力や不正な改ざんに課題があるなら、PCログに沿って勤怠記録をするシステムが適しているかもしれません。
テレワークの従業員が増えている場合は、PCやスマートフォンで打刻できる環境が欠かせないでしょう。
毎月のシフト作成が負担になっているという課題であれば、シフトの自動作成に特化したシステムを選ぶべきです。
自社の勤怠管理とシフト管理のニーズや課題に応えられるシステムを選ぶことで、より満足度の高い業務効率化を実現できます。

(3)既存のシステムやツールと連携できるシステムを選ぶ

給与計算や人事評価などで既にシステムを導入している場合、それらと連携できるシステムを選ぶことが重要です。
連携ができないシステムだと、せっかく勤怠やシフトのデータを自動で取得できても、給与計算のたびに手作業で転記し直す手間が残ります。
これでは効率化の効果が半減してしまうでしょう。
また、メールやチャットなどの社内ツールと連携できれば、勤怠の申請状況やシフトに関する通知・確認も簡単に。
既存の業務フローを大きく変えずに導入できる点も、現場への浸透をスムーズにする要素です。
既存システムやツールと連携できるかどうか、検討段階で必ず確認しましょう。

6.勤怠・シフト管理システム導入のポイント

自社に合うシステムが見つかったとしても、導入の進め方を誤ると、現場に定着しないまま形骸化してしまうことがあります。
ここでは、システムを選んだ後、実際に導入・運用していく際に押さえておきたいポイントを紹介します。

(1)自社の予算や導入期限に合わせて選ぶ

導入予算が限られている場合は、初期費用や月額料金を含めたコストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことが求められます。
高機能なシステムほど費用も高くなるため、必要な機能を見極めずに選んでしまうと、コストがかさんで運用が続かなくなる恐れも。
導入まで期限が迫っている場合は、設定や初期登録に時間のかからない、運用がシンプルなシステムを選ぶ必要があります。
例えば、繁忙期の直前に切り替えを行うと現場が混乱しやすいため、比較的落ち着いた時期に導入スケジュールを組むのが望ましいと言えます。
自社の予算や期限に合わせたシステムを選ぶことで、無理のない経済的な運用が可能になります。

(2)現場への浸透を見据えて導入を進める

システムをスムーズに定着させるためには、導入前から現場への説明や周知を丁寧に行うことが欠かせません。
どれほど優れたシステムでも、現場の従業員が使い方を理解していなければ、かえって混乱や反発を招いてしまいます。
特に、シフト管理システムはパートやアルバイトなど多様な立場の従業員が日常的に触れるもの。
操作のわかりやすさや説明の丁寧さが重要になるでしょう。
例えば、導入初期に説明会や操作マニュアルを用意し、質問を受け付ける窓口を設けることで、現場の不安の声を減らせます。
一部店舗で試験導入し、運用ルールを固めて全社展開する進め方も有効かもしれません。
導入時に現場の理解を得られるかどうかが、その後の定着度を大きく左右します。

(3)サポート体制やトライアル導入の有無を確認する

システム選定の段階では、導入後のサポート体制やトライアル導入の可否も確認したいポイントです。
運用を始めてから疑問点やトラブルが生じた際、問い合わせへの対応が遅いシステムでは、現場の不満が募りやすくなります。
無料トライアル期間が用意されているシステムであれば、本格導入前に自社の業務フローに合うかどうかを実際に確かめられるでしょう。
操作性や機能の過不足を事前に把握できれば、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
サポート体制やトライアルの有無を比較検討することで、導入後も安心して運用を続けられるシステムを選べます。