勤怠管理とシフト管理を同時に効率化！システムを活用するメリットとは

1.なぜ勤怠管理とシフト管理が重要なのか

勤怠管理とシフト管理はどちらも労務業務の一種で、深い相関関係にあります。

この2つをシステムで一元管理することで、同時に効率化が可能です。

まずは勤怠管理とシフト管理がなぜ重要なのか、それぞれの役割を踏まえて説明します。

1-1.勤怠管理とは

勤怠管理は、従業員の出勤状況や労働時間を記録するのがメイン。

法令遵守を前提とした運用が求められるほか、人事評価や給与計算などにも影響します。

また、労働時間の分析や改善のための有用なデータを提供し、従業員の勤務態度やパフォーマンスを向上させます。

勤怠管理では担当者のコンプライアンス意識が求められます。管理が不十分だと法令違反や訴訟のリスクが高まったり、給与計算や人事評価のミスや不正にも繋がりかねません。

1-2.シフト管理とは

シフト管理は、従業員の能力や希望を考慮し、業務の需要に応じた人員配置を決めることで、業務効率化や品質向上を目指します。

従業員のキャリア育成やワークライフバランス向上にも影響があるため、現場でのコミュニケーションが重要です。
シフト管理が不適切だと、業務の遅延や停滞、職場全体のモチベーション低下などの悪影響が生じます。

2.勤怠管理システムの機能

従業員の出勤状況や労働時間を記録し、管理する勤怠管理システム。
多くのシステムでは以下の機能が用意されています。

• 出勤・退勤の打刻（ICカード、指紋、顔認証、PCやスマホなど）
• 労働時間の計算や集計の自動化
• 法令遵守や給与計算に必要なレポート作成
• 労働時間の分析や改善のためのダッシュボード提供

勤怠管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 出勤・退勤の記録や確認が簡単になる
• 労働時間の計算や集計が正確になる
• 法律に則った休憩時間や休暇付与がスムーズになる
• 労働時間の分析や改善が可能になる

3.シフト管理システムの機能

シフト管理システムは、シフト希望の収集やシフト作成の自動化、従業員の能力や希望を考慮した人員配置を可能にします。

主な機能は以下の通りです。

• シフトの作成・変更の自動化や簡略化
• シフト希望や欠員募集の申請・承認
• スマートフォン上でのシフト確認や通知
• 売上・季節・曜日・天候に応じた人員調整

シフト管理を効果的に行うことで、以下のようなメリットが得られます。

• 業務効率化やサービス品質向上
• 従業員のキャリア育成
• 従業員のワークライフバランスや満足度を向上
• 離職率の低減

4.勤怠管理とシフト管理をシステムで行うメリット

4-1.作業時間やコストの削減

システムを利用することで、勤怠データの入力や集計、シフトの作成や変更などの作業を自動化や簡略化することができます。
また、手作業でおこなっていた業務を自動化出来る分、作業時間の削減にも繋がります。

4-2.データや情報の品質や信頼性を向上させる

勤怠データの入力誤りや不正な改ざん、シフトのバランスや公平性の問題を解決することが可能です。
システムによって生成されたデータや情報は、正確で一貫性のあるものになります。

4-3.職場のコミュニケーションを促進する

勤怠データの確認や申請はPCやスマホで、シフトの通知や確認などはアプリ上でおこなえることがほとんどです。
口頭では伝えづらい内容も上長に共有できるので、社内コミュニケーションをスムーズに行うことができます。

また、システムによって共有されたデータや情報は、関係者の理解や協力を促すことになります。

5.システムの選び方と導入のポイント

勤怠管理とシフト管理を同時に効率化するには、どちらも可能なシステムを選択する、もしくは同一シリーズのシステムを利用する、などの方法があります。
システムを選ぶ際のポイントは以下の通りです。

5-1.自社の規模や業種・業態に合ったシステムを選ぶ

自社の規模や業種・業態によって、勤怠管理とシフト管理に求められる機能や性能は異なります。
5名以下の小規模事業者や、各拠点のスタッフ数が10名以下の場合は、シンプルで使いやすいシステムが望ましいでしょう。
一方、各拠点のスタッフが多い場合や、全国に拠点がある大企業の場合、高度で柔軟なシステムが必要です。
また、製造業や建設業など現場作業が多い業種の場合は現場での打刻や勤怠申請ができるシステムが便利です。
一方、IT業やコンサルティング業などのオフィスワークが多い業種の場合は、PCやスマホからの操作ができるシステムが必要です。
飲食業や小売業などのシフト制が多い業態の場合は、シフトの作成や変更が簡単にできるシステムが求められます。
自社のビジネスの規模や業種、業態に合ったシステムを選ぶことで、効率的で正確な勤怠管理とシフト管理ができるようになります。

5-2.自社の課題に応えられるシステムを選ぶ

システムを選択する際は自社の課題を中心に考えましょう。
例えば、勤怠データの誤入力や不正な改ざんに課題があるなら、PCログに沿って勤怠記録をするシステムが必要かもしれません。

また、テレワークの従業員が増えている場合は、PCやスマートフォンで打刻できる環境が必要です。

毎月のシフト作成が負担になっている、という課題であれば、シフトの自動作成に特化したシステムを選ぶべきです。
自社の勤怠管理とシフト管理のニーズや課題に応えられるシステムを選ぶことで、より満足度の高い業務効率化を実現できます。

5-3.既存のシステムやツールと連携できるシステムを選ぶ

給与計算や人事評価などで既にシステムを導入している場合、それらと連携できるシステムが便利です。
また、メールやチャットなどのツールと連携できれば、勤怠の申請状況やシフトに関する通知・確認が簡単になります。
自社の既存のシステムやツールと連携できるかどうか、検討段階で確認するようにしましょう。

5-4.自社の予算や導入期限に合わせたシステムを選ぶ

導入予算が限られている場合は、安価でコストパフォーマンスの高いシステムが求められます。
また、導入まで期限が迫っている場合は、運用が簡単でカスタマイズに時間のかからないシステムが必要でしょう。
自社の予算や期限に合わせたシステムを選ぶことで、より経済的で効率的な運用ができるようになります。

まとめ

勤怠管理とシフト管理を一つのシステムで運用することで、労務関連の業務を効率化することが可能です。
データの一貫性や正確性の向上、作業時間の節約、情報の共有やコミュニケーション改善のためにも、勤怠管理とシフト管理を両立できるシステム選択が重要です。