テレワーク導入企業必見！在宅勤務の勤怠管理を適正化する5つのポイント

テレワークの普及により、従業員の労働時間を正確に把握することが企業の重要な課題となっています。
在宅勤務は上司が直接確認できない分、見落としが起きやすく、労務リスクにつながりかねません。
また、労働基準法上、使用者には労働時間の適切な管理義務が課されています。
これは在宅勤務であっても例外ではありません。
本記事では、在宅勤務における勤怠管理の課題と、適正化に向けた5つのポイントを実務に即した形で解説します。

【関連記事】効果的なテレワークのための勤怠管理システムの導入ガイド

1. 在宅勤務で勤怠管理が難しくなる理由

在宅勤務環境では、オフィス勤務と異なり、始業・終業の境界が曖昧になりがちです。
その分、勤怠データの信頼性が低下しやすい傾向があります。
そもそもなぜ在宅勤務では勤怠管理が難しくなるのかを整理しました。
大きく3つの理由があります。

• 労働時間の可視化が難しい理由
• 打刻漏れ・自己申告頼りのリスク
• 管理者によるモニタリングの限界

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 労働時間の可視化が難しい理由

在宅勤務では、従業員が自宅という閉じた空間で業務を行うため、管理者が労働実態をリアルタイムで把握しにくい状況が生まれます。
オフィスであれば、入退室記録やPCログイン・ログアウトのタイミングを参照することで一定の客観性が担保可能です。
しかし自宅では、そうした物理的な記録手段が存在しないケースが多くあります。
労働時間の実態が申告頼りになりがちです。
業務と私生活の境界が曖昧なため、「何時から何時まで働いていたか」の定義そのものが難しくなるという構造的な問題があります。

(2) 打刻漏れ・自己申告頼りのリスク

多く見られる問題のひとつが、打刻漏れや自己申告による記録の不正確さです。
業務開始・終了のタイミングが流動的で、打刻を忘れたまま業務に入るケースが増えます。
自己申告制を採用している場合、実際の労働時間と申告に乖離が生じるリスクも否定できません。
過少申告による未払い残業、過大申告による人件費増加など、いずれも企業が無視できない問題です。

【関連記事】勤怠管理にはWeb打刻が有効！メリット・デメリットを解説

(3) 管理者によるモニタリングの限界

在宅勤務では、管理者が部下の業務状況をリアルタイムで把握することが構造的に困難です。
オフィスの場合、席を見回るだけで稼働状況をある程度確認できます。
テレワーク環境ではそれが叶いません。
チャットやビデオ会議での頻繁な確認は従業員への心理的負担となり、過剰な監視と受け取られる懸念もあります。
例えば、深夜帯に業務が発生していても管理者が翌日まで気づかないといった状況も起こりえます。
こうした構造的な監視の限界を前提として、仕組みによる管理体制を整えることが求められます。

2. 在宅勤務の勤怠管理に関する法的義務の整理

在宅勤務だからといって、労働時間管理の法的義務が緩和されるわけではありません。
使用者には、労働者の労働時間を把握し、適切に管理する責任があります。
この点を正しく理解していないと、気づかないうちに労働基準法違反の状態に陥るリスクがあります。
在宅勤務における法的義務の基本を以下の3点から確認します。

• 労働時間把握義務の根拠と対象範囲
• テレワークのガイドライン
• 時間外労働・深夜労働の管理義務

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】残業時間を把握するツールってある？勤怠管理システム導入の注意点

(1) 労働時間把握義務の根拠と対象範囲

労働安全衛生法では、「使用者はすべての労働者の労働時間を客観的な方法で把握すること」が義務づけられています。
この義務は雇用形態や就業場所を問わず適用されるため、在宅勤務者も当然その対象です。
厚生労働省のガイドラインでは、客観的な把握方法として、PCのログイン・ログアウト記録や、勤怠管理システムによる打刻記録の活用が例示されています。
自己申告制のみに頼る運用は「客観的な方法」とは認められないケースがあるため、注意が必要です。

(2) テレワークのガイドライン

厚生労働省が策定した「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」では、労働時間管理に関するいくつかの重要な指針が示されています。
特に注目すべき点は、テレワーク中でも労働基準法の労働時間規制がそのまま適用されること。
そして、中抜け時間や移動時間の扱いにも明確なルールが求められることです。
長時間労働の抑制に向けて、時間外・深夜労働の原則禁止や上限設定を就業規則に盛り込むことも推奨されており、就業規則の整備もあわせて必要となります。

(3) 時間外労働・深夜労働の管理義務

在宅勤務においても、時間外労働や深夜労働（22時〜翌5時）が発生した場合、使用者は割増賃金を適切に支払う義務を負います。
問題は、在宅環境では業務終了後に再び業務を行う「隠れ残業」が発生しやすく、管理者が把握できないまま未払いが生じるケースがある点です。
このような事態を防ぐためには、システム上で一定時刻以降の打刻を制限する設定や、アラート通知によって長時間労働を自動検知する仕組みの導入が有効と言えます。

3. 在宅勤務の勤怠管理を適正化する5つのポイント

制度・ルール・ツールの三つの軸から対策を講じることで、適正な労務管理体制が構築できます。
在宅勤務における勤怠管理の課題を踏まえたうえで、実務担当者が取り組むべき具体的なポイントを5つに整理しました。

• クラウド型勤怠管理システムの導入
• 始業・終業ルールの明文化
• 中抜け時間の取り扱いルールの整備
• 管理者によるアラート・レポート活用
• 定期的な1on1・労務チェックの実施

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) クラウド型勤怠管理システムの導入

在宅勤務の勤怠管理において最も基盤となる対策が、クラウド型勤怠管理システムの導入です。
従業員がPC・スマートフォンから打刻できる環境を整えることで、場所を問わず正確な労働時間の記録が可能にな。
打刻時刻が自動でシステムに蓄積されるため、記録の改ざんリスクも低減されます。
管理者はリアルタイムで全従業員の出退勤状況を確認できるため、異常な労働時間を早期に検知し、適切な対応を取りやすくなります。

(2) 始業・終業ルールの明文化

在宅勤務において曖昧になりやすいのが、「いつ仕事を始め、いつ終えるか」という基本ルール。
就業規則や在宅勤務規程において、始業・終業時刻の打刻義務、連絡可能時間帯を明確に定めることが重要です。
例えば、「始業打刻から10分以内に業務開始の連絡をチームチャットに投稿する」といった運用ルールを設けることで、単なる打刻に実態を伴わせることができます。
ルールの周知徹底と、管理者による定期的な確認がセットで機能することで、形骸化を防ぎましょう。

(3) 中抜け時間の取り扱いルールの整備

在宅勤務特有の課題として、業務時間中に私用で離席する「中抜け」の扱いがあります。
育児や介護など家庭の事情を抱える従業員は、中抜けが日常的に発生することも少なくありません。
厚生労働省のガイドラインでは、中抜け時間を休憩時間として扱うか、時間単位の有給休暇として処理するかを就業規則に定めることが求められています。
いずれの方法を採用するにせよ、従業員が申告しやすい仕組みと、システム上で中抜けを記録できる環境を整えることが、正確な労働時間管理につながります。

(4) 管理者によるアラート・レポート活用

勤怠管理システムのアラート機能やレポート機能では、労務リスクの早期発見が可能です。
月間の時間外労働が一定時間を超えた従業員への通知、深夜打刻の自動検知、未打刻者へのリマインドなど、システムに任せられる管理業務は多岐にわたります。
機能を活用することで、管理者は例外的・要対応のケースにのみ集中できるように。
見落としのない労務管理体制が実現します。

(5) 定期的な1on1・労務チェックの実施

勤怠管理だけでなく、従業員との定期的なコミュニケーションも在宅勤務の労務適正化には欠かせません。
週次や隔週での1on1ミーティングを通じ、業務量の偏りや長時間労働の背景にある要因を管理者が直接把握することで、データには現れない実態を補完できます。
また、月次の労務チェックとして、勤怠レポートをもとに時間外労働の多い従業員や有休取得率の低い従業員を定期的に確認する運用を設けることも有効です。
ツールと対話の両輪で管理することが、持続可能な在宅勤務体制の構築につながります。

4. 在宅勤務規程の整備と就業規則への反映

勤怠管理の仕組みをいくら整えても、それを支える規程・制度が整備されていなければ、運用の一貫性が保てません。
在宅勤務を制度として定着させるためには、就業規則とは別に在宅勤務規程を作成し、労働条件や管理ルールを明文化することが重要です。
規程整備において押さえておくべき以下の3点を解説します。

• 在宅勤務規程に盛り込むべき主要事項
• 就業規則との整合性確保
• 労使協定・36協定との関係

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 在宅勤務規程に盛り込むべき主要事項

在宅勤務規程には、対象者の要件、申請・承認手続き、就業場所の条件（自宅・サテライトオフィスなど）、費用負担の扱い（通信費・光熱費など）、そして勤怠管理の方法を明記することが基本です。
特に勤怠管理に関しては、打刻方法・中抜けの扱い・連絡体制など、在宅特有の事項を規定しておく必要があります。
規程の内容が曖昧であると、従業員ごとに解釈が異なり、管理上のばらつきが生じやすくなります。
明確な規程が、公平で一貫した運用の基盤となります。

(2) 就業規則との整合性確保

在宅勤務規程を新たに設ける場合、既存の就業規則との整合性を確認することが不可欠です。
例えば、フレックスタイム制や裁量労働制を採用している場合、在宅勤務時の適用範囲や条件を就業規則上で明確に定める必要があります。
また、在宅勤務規程は就業規則の「付属規程」として位置づけることが一般的で、労働基準監督署への届出義務が生じる場合も。
実態に即した規程を整備するために、社会保険労務士など専門家との連携も検討しましょう。

(3) 労使協定・36協定との関係

在宅勤務においても、時間外労働・休日労働には36協定（時間外・休日労働に関する協定）の締結と届出が必要です。
在宅勤務の普及により、従業員が自発的に深夜や休日に業務を行うケースが増える傾向があります。
使用者が知りながら黙認していた場合、労働基準法上の義務が発生します。
在宅勤務における時間外労働の上限設定と管理方法について、36協定と整合させることが重要です。
協定の内容が形骸化しないよう、実態に即した上限設定と定期的な見直しが求められます。

5. 在宅勤務における勤怠管理ツール選定のポイント

在宅勤務の勤怠管理を適正化するにあたって、ツール選定は非常に重要な意思決定です。
市場にはさまざまな勤怠管理システムが存在しますが、在宅勤務特有の要件を満たしているかどうかを見極めることが選定の鍵となります。
ツール選定において確認すべき以下の3つの観点を解説します。

• 打刻方法の柔軟性
• 労働時間の集計・アラート機能
• 既存システムとの連携

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 打刻方法の柔軟性

在宅勤務者が多様なデバイスを使用することを前提に、PC・スマートフォン・タブレットなど複数のデバイスから打刻できるシステムを選ぶことが基本です。
また、GPS打刻やIPアドレス制限など、就業場所の実態に応じた打刻方法の選択肢が豊富なツールであれば、不正打刻のリスクを低減しながら正確な記録が可能になります。
従業員の利便性と管理精度を両立できるツールを選定することが重要です。

(2) 労働時間の集計・アラート機能

在宅勤務の管理負担を軽減するうえで、労働時間の自動集計機能とアラート機能は必須です。
月次の時間外労働集計が自動で行えるか、一定時間を超えた際に管理者へ通知が届くか、未打刻者へのリマインドが自動送信されるかといった点を確認しましょう。
これらの機能が充実しているほど、管理者が個別に確認・対応する工数が減り、ミスのない労務管理が実現します。

(3) 既存システムとの連携

勤怠管理システムを単独で導入するだけでなく、給与計算システム・人事管理システム・シフト管理ツールとの連携性も選定時に確認すべき重要な要素です。
システム間の連携が自動化されれば、手入力のミスや転記作業の工数を大幅に削減できます。
また、シフト管理との連携が可能なら、予定と実績の差異をリアルタイムで把握でき、労務コストの可視化にもつながります。
導入後のサポート体制やカスタマイズ対応の柔軟性も含め、自社の業務フローに合ったツールを選ぶことが長期的な運用安定性を左右します。

勤怠管理を効率化するなら「R-Kintai」