「労働時間管理」は、企業が従業員の健康を守り、生産性を向上させるために欠かせない取り組みです。
適切な管理を行うことで、法令遵守やトラブルの防止に加え、従業員の満足度向上にもつながります。
一方で、従来の手作業による勤怠管理は、記録ミスや不正打刻、リアルタイムでの状況把握の難しさなど、多くの課題を抱えています。
本記事では、労働時間管理の重要性や従来の問題点、そして企業が講じるべき対応策をまとめました。
勤怠管理システムを活用するメリットも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
1.労働時間管理の義務化とは？
労働時間の管理は企業にとって重要な課題の一つです。
労働時間の適正な把握と管理は、社員の健康と生産性の向上、法令遵守とリスク回避、ワークライフバランスの実現などに貢献します。
これまでは労働時間管理に関する法的な義務や基準が不十分であり、企業における労働時間の実態と記録が乖離している場合が多くありました。
この状況を改善するため、政府は労働時間把握の義務化を推進。
2019年4月より、企業が社員の労働時間を客観的な記録に基づいて把握することが法的に義務付けられました。
詳しくは以下の記事もご覧ください。
2.なぜ労働時間の管理が重要なのか
労働時間管理は、企業が従業員の健康や職場環境を守るために欠かせない取り組みです。
しかし、単に労働時間を記録するだけでは不適切です。
その目的や効果を正しく理解した上で運用することが求められます。
以下、なぜ労働時間の管理が企業にとって不可欠なのかについてまとめました。
(1) 従業員の健康を守るため
労働時間を適切に管理することは、従業員の健康を守るために欠かせません。
長時間労働はストレスや疲労の原因となり、最悪の場合、過労死やうつ病のリスクを高めます。
過重労働を未然に防ぐことで、従業員が安心して働ける職場環境を実現できるでしょう。
(2) 生産性の向上につながるため
適切な労働時間管理は、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すことにもつながります。
過剰な労働時間はミスや事故の原因となります。
一方、適切な休息を取ることで集中力が高まり、仕事の効率が向上するでしょう。
労働時間の管理は企業全体の生産性向上に繋がります。
(3) 法令違反を防ぐため
労働時間管理は、企業が法律を遵守するためにも重要です。
労働基準法に基づき、法定労働時間を超える勤務には適切な手続きを経る必要があります。
例えば、未払い残業や違法な長時間労働が発覚すると、罰則を受けるだけでなく、企業イメージにも深刻な影響を及ぼすでしょう。
これを防ぐためにも労働時間は適切に管理することが求められます。
(4) 従業員の満足度向上のため
適切な労働時間管理は、従業員の働きやすさを確保し、職場への満足度を高める要素でもあります。
不適切な労働時間管理は、職場に対する不信感を生む原因です。
労働時間が管理されていることで従業員は安心して仕事に集中できるようになります。
3.従来の勤怠管理方法の問題点
従来の勤怠管理方法は、紙やExcelを使った手作業が主流でしたが、現代の働き方や企業ニーズに対応しきれない課題が多く存在します。
記録ミスや不正打刻、リアルタイムでの状況把握の難しさなどは、企業の効率や信頼性に悪影響を与える要因です。
従来の勤怠管理方法が抱える具体的な問題点を整理し、解決の糸口を探ります。
より効果的な管理方法へのヒントとしてください。
(1) 手作業による管理ミスの発生
従来の紙やExcelを使った勤怠管理は、手作業が多いため記入漏れや計算ミスが起きやすいです。
こうしたミスは、給与計算の不正確さや従業員の不満を引き起こす原因となります
例えば、残業時間の集計ミスが発生した場合、従業員に適切な賃金が支払われず、トラブルにつながる可能性も。
これらのリスクを防ぐためにも、手作業に依存しない管理方法の導入が求められます。
(2) 不正な打刻を防げない
手動のタイムカードや紙記録では、不正な打刻や代理打刻が行われるケースがあります。
実際の労働時間と記録の間にズレが生じ、企業にとっても従業員にとっても不公平な状況が発生しかねません。
例えば、勤務していない時間が記録されていた場合、余分なコストがかかるだけでなく、職場全体の信頼関係が損なわれる恐れもあります。
この問題を解消するには、不正防止機能を備えた勤怠管理システムの導入が必要です。
(3) リアルタイムの状況把握が難しい
従来の方法では、勤怠データがリアルタイムで更新されず、労働時間の超過や不足への対応が困難です。
長時間労働が事前に発見されないと、従業員の健康に悪影響を与えるリスクが高まります。
これを防ぐには、リアルタイムで情報を確認できる仕組みを取り入れることが重要です。
(4) 集計や分析に時間がかかる
紙やExcelでの管理では、勤怠データの集計や分析に多くの時間がかかります。
この作業負担は、他の重要業務に割ける時間を奪う原因になります。
例えば、給与計算の締め日にデータ集計が間に合わないと、支払遅延が発生する可能性もあるでしょう。
非効率性を解消するには、迅速な集計や分析が可能なツールを導入する必要があります。
4.企業に求められる労働時間管理の対応
労働時間を適切に管理するためには、企業が具体的な対応策を講じることが求められます。
特に以下の取り組みは、労働環境の透明性と効率性を高める上で重要です。
・出社・退社時間の正確な記録
・時間外労働の申請制
・「就業している」と見なす範囲の明確化
企業が取り組むべき具体的な対応策について詳しく解説します。
(1) 出社・退社時間を勤怠管理システムなどで正確に記録する
労働時間を適切に管理するためには、出社・退社時間を正確に記録することが基本です。
手作業による記録ではミスや不正が生じやすいため、勤怠管理システムを導入することで精度と信頼性を高められます。
例えば、システムで打刻されたデータを活用することで、時間外労働や遅刻などの問題を正確に把握可能です。
正確な記録を行うことで、労働時間の透明性が向上し、従業員の信頼獲得につながります。
(2) 時間外労働を上司への申請制にする
時間外労働の発生を抑えるためには、事前に上司への申請を義務付ける仕組みを導入することが効果的です。
これにより、不要な残業を防ぎつつ、業務の優先順位を明確化できます。
例えば、事前承認を得るプロセスを設けることで、業務量の偏りや無駄な作業が見直されるきっかけになるでしょう。
申請制を取り入れることで、計画的な業務運営が実現し、労働時間の適正化が図れます。
(3) 「就業している」と見なす範囲を明確化する
労働時間管理では、「就業している」と見なす範囲を明確に定めることも重要です。
業務開始前の準備作業や、休憩時間中の電話対応などを労働時間に含めるかどうかを曖昧にすると、従業員とのトラブルの原因になります。
例えば、具体的な規定を就業規則に明記し、従業員全員に周知することで、企業と従業員の間で労働時間に対する認識のズレを防げます。
こうした対応により、適正な労働時間管理が可能となり、職場の公平性が保たれます。
5.勤怠管理システムで労働時間を管理するメリット
勤怠管理システムは、労働時間管理を大きく変える可能性を秘めています。
手作業による管理では対応しきれなかった課題を解決し、労働時間の正確な把握や効率的なデータ活用が実現できます。
不正打刻の防止や法令遵守のサポートとしても効果的です。
勤怠管理システムを活用することで得られる具体的な利点についてまとめました。
(1) 労働時間の正確な把握が可能
手作業による記録ではミスや不正が発生しやすいもの。
勤怠管理システムを使えば自動でデータが記録・集計され、ヒューマンエラーを大幅に減らせます。
例えば、タイムカードや手書き記録に比べて、出退勤時刻や休憩時間が正確に反映されるため、労働時間の透明性が向上します。
このような正確な記録は、従業員と企業双方の信頼関係を築く基盤となるでしょう。
(2) 効率的なデータ集計と分析が可能
勤怠管理システムは、膨大な勤怠データを効率的に集計・分析する機能を持っています。
従来の手作業では時間がかかる集計作業も、システムなら短時間で処理可能です。
残業時間や欠勤率のデータを簡単に可視化できるため、労働時間の傾向を把握しやすくなります。
効率化により、企業はデータを活用して迅速な意思決定ができるようになります。
(3) 不正打刻や記録ミスを防止できる
勤怠管理システムには、不正打刻や記録ミスを防ぐ仕組みが備わっています。
例えば、生体認証やGPS機能を活用することで、代理打刻や勤務時間の誤魔化しを防げます。
労働時間の管理精度が向上し、公平な労働環境の維持が可能です。
こうした機能は、企業のコンプライアンス強化にもつながります。
(4) 法令遵守のリスクを軽減できる
勤怠管理システムは、法令に基づいた管理機能を持っています。
例えば、36協定を超える労働時間が発生した場合にアラートを出す機能や、時間外労働の自動集計機能などです。
企業が知らないうちに法律違反を犯すリスクを軽減できます。
(5) 従業員とのトラブルを防げる
労働時間の記録がシステムで一元管理されることで、従業員とのトラブルを未然に防ぐことが可能です。
「残業時間が記録されていない」「勤務時間が正しく反映されていない」といった不満が起こりにくくなります。
正確で透明性のある管理により、従業員の信頼感が向上し、職場の雰囲気が改善します。
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