タイムカードの不正打刻には勤怠管理システムが有効！処分内容や対策も解説

従業員の労働時間を適正に管理するために欠かせないタイムカード。
しかし、正しく使われない場合、企業にとって深刻な問題を引き起こします。
それが「不正打刻」です。
不正打刻とは、実際の勤務状況とは異なる時間を打刻する行為のことで、これにより不当な給与支払いが発生するだけでなく、組織全体のモラルや信頼性に悪影響を与えます。
この記事では、不正打刻の具体的なパターンと、それがもたらす問題点、さらには不正を防止するための対策について詳しく解説します。

1.タイムカードの不正打刻とは？

タイムカードの不正打刻とは、実際の勤務状況と異なるように打刻を操作し、労働時間を偽る行為を指します。具体的には、以下のようなパターンが挙げられます。

• 不正パターン(1)遅刻や早退を通常通り勤務したように打刻
• 不正パターン(2)退社時の打刻を遅らせて残業したふり
• 不正パターン(3)他の人に代理で打刻してもらい勤務したように見せかける
• 不正パターン(4)打刻を忘れたふりをして、あとからシステム上で編集

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

(1) 遅刻や早退を通常通り勤務したように打刻

遅刻や早退をしたにもかかわらず、始業時間や終業時間を通常通りに打刻する不正です。
たとえば、10時に出社したにもかかわらず、システム上では9時に出社したことにするなど、遅刻や早退を隠すために行われます。
同僚に頼んで出社や退社の時間をごまかす、といった方法も考えられます。
実際には働いていない時間まで給与が支払われることになり、不正な労働時間の水増しが生じます。

(2) 退社時の打刻を遅らせて残業したふり

実際には定時に仕事を終えているにもかかわらず、退社の打刻をわざと遅らせることで、残業を行ったように見せかける不正です。
例えば、定時の18時に業務を終了しているのに会社に残り、20時に打刻を行い、残業代を不当に受け取ろうとするケースが該当します。
これは、残業代の不正受給に繋がり、企業にとっても大きな問題です。

(3) 他の人に代理で打刻してもらい勤務したように見せかける

自身が勤務していない時間に、他の従業員に頼んで代理で打刻してもらう不正です。
例えば、休んだ日に同僚に頼んで出勤の打刻をしてもらい、あたかも勤務したかのように見せかけるケースがあります。
出勤実態のない時間に対して給与が発生するため、企業にとっては損害につながります。

(4) 打刻を忘れたふりをして、あとからシステム上で編集

意図的に打刻を忘れたふりをして、後からシステム上で勤務時間を修正する不正です。
例えば、「うっかり退社時の打刻を忘れた」と言って、後からシステム上で残業した時間に打刻を変更するなど、勤務実態と異なる労働時間を記録しようとするケースです。
これもまた、企業の勤怠管理における信頼性を揺るがす行為といえます。

2.タイムカードの不正打刻がもたらす問題点

タイムカードの不正打刻が横行していると、組織全体に大きな悪影響が生じます。
具体的な問題点について、以下で詳しく説明します。

(1) 組織全体の意識低下

不正打刻が横行すると、組織全体のモラルが低下します。
不正が見過ごされる環境では、「多少のズルは許される」といった意識が広がり、結果として職場全体の規律が緩みます。
この状況が続くと、仕事に対する責任感や倫理観が薄れ、真面目に働いている従業員の士気も低下するでしょう。
組織全体の生産性やパフォーマンスの低下につながりかねない重大な問題です。

(2) 企業にとっての損害

不正打刻による虚偽の労働時間が給与に反映されることで、企業は無駄な人件費を支払うことになります。
さらに、実際の労働時間と記録された時間に乖離がある場合、企業は労働基準法違反として罰せられるリスクも高まります。
このような不正が繰り返されると、企業は信頼を損ない、場合によっては行政から指導や是正勧告を受ける可能性も。
企業のブランドイメージや経営にとって大きな損失です。

(3) 従業員間の不公平感の増大

不正打刻を行う一部の従業員が得をする状況は、他の従業員に不公平感を抱かせます。
真面目に働いている従業員が損をしているように感じると、職場の雰囲気が悪化し、チームワークにも悪影響を及ぼしかねません。
この不公平感が蔓延すると、従業員のモチベーション低下や離職率の増加を招く可能性があり、組織の成長を大きく妨げます。

3.タイムカードの不正打刻が発覚した場合の処分内容

不正打刻が発覚した場合、行為の悪質性や期間に応じて、企業は適切な処分を行う必要があります。
具体的には以下のような処分が考えられます。

(1) 長期間の不正は懲戒解雇もありうる

不正打刻が長期間にわたり行われていた場合や、悪質な手段で勤務時間を大幅に偽っていた場合、懲戒解雇を含む厳しい処分を行うケースも存在します。
懲戒解雇は、企業にとって最も重い処分であり、不正を働いた従業員に対して強い警告を発する意味でも重要です。
組織内で不正を許さないという明確な姿勢を示すためにも、長期間の不正は厳格な対処が求められます。

(2) 懲戒解雇の場合は監視カメラやPCのログなど証拠が必要

懲戒解雇を行うためには、不正行為を裏付ける明確な証拠が必要です。
監視カメラの映像やPCのログ、勤怠管理システムの記録など、不正打刻の事実を示す客観的な証拠を収集する必要があります。
証拠が不十分なまま懲戒解雇を行うと、従業員からの訴えにより、企業が不当解雇で訴えられるリスクもあります。
懲戒処分を検討する際は、十分な調査と証拠の確保が不可欠です。

(3) 意図的でない不正打刻の場合は残業代返還や始末書などが妥当

不正打刻が意図的でなく、単なるミスや勘違いによるものであった場合には、懲戒解雇のような重い処分は適さないことがあります。
その場合、まずは従業員に不正な打刻によって過剰に支払われた残業代の返還を求めることが一般的です。
また、始末書の提出などにより、本人の反省を促すことが妥当です。
企業は、悪意がなかった場合でも、再発防止のために適切な指導や教育を行う必要があります。

4.不正打刻を防ぐための対策

タイムカードの不正打刻を防ぐためには、企業側での対策が不可欠です。以下に、効果的な対策をいくつか紹介します。

(1)勤怠ルールの周知を徹底する
(2)就業規則に打刻ミスをした場合の対応を明記する
(3)生体認証による打刻
(4)社員証やICカードを使った打刻
(5)スマホのGPS機能を使った打刻
(6)打刻の編集行為を監視する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 勤怠ルールの周知を徹底する

不正打刻の防止には、勤怠ルールの周知徹底が欠かせません。
就業開始時間や終業時間、休憩の取り方、残業の申請方法など、勤怠に関わる規則を従業員全員に正しく理解してもらう必要があります。
定期的な説明会やマニュアルの配布を通じて、不正打刻の抑止力を高めましょう。

(2) 就業規則に打刻ミスをした場合の対応を明記する

就業規則に、打刻ミスをした場合の対応を具体的に記載しておくことも重要です。
例えば、「打刻忘れがあった際の報告方法」や「故意による不正打刻が発覚した場合の処分内容」などを明確にしておくことで、従業員に対して規則を守る重要性を認識させることができます。
また、規則に記載することで、不正打刻が発生した際に適切な処分を行いやすくなります。

(3) 生体認証による打刻

不正打刻の代表的な手法である代理打刻を防ぐために、指紋認証や顔認証などの生体認証を利用した打刻システムを導入するのも効果的です。
生体認証は、個人を確実に特定できるため、他人による代理打刻を防止できます。
システム導入の初期費用はかかりますが、長期的な不正防止と勤怠管理の精度向上に繋がります。

(4) 社員証やICカードを使った打刻

社員証やICカードを用いた打刻も、手軽で効果的な不正防止策です。
カードを使うことで、従業員の出退勤時間を自動的に記録でき、カードの貸し借りが発覚した場合には不正行為の追跡も容易になります。
また、社員証やICカードは他のシステム（入退室管理など）とも連携できるため、オフィス全体のセキュリティ向上にも役立ちます。

(5) スマホのGPS機能を使った打刻

リモートワークや外回りの多い業務では、スマートフォンのGPS機能を活用した打刻が有効です。
GPSを利用すれば、打刻時の位置情報を取得できるため、勤務開始時や終了時に適切な場所から打刻されているかを確認できます。
出張先や自宅での不正打刻を防ぐことが可能です。

(6) 打刻の編集行為を監視する

打刻データの編集行為を監視することも、不正打刻を防ぐための重要な対策です。
勤怠管理システムには、打刻データの変更履歴を記録する機能が備わっている場合が多く、誰がいつどのような変更を行ったかを追跡できます。
この機能を活用することで、不自然な編集行為を早期に発見し、不正行為の抑止力とすることができます。

不正打刻をさせない勤怠管理システム「R-Kintai」