タイムカードは電子化できる？方法やメリット・注意点をまとめました

勤怠管理のデジタル化が進み、多くの企業が紙のタイムカードから電子システムへ移行しています。
手作業による集計の手間や打刻ミスなどの課題を解決し、より正確で効率的な管理が可能になるためです。

しかし、具体的にどのような方法で電子化を進めればよいのか、導入のメリットや注意点を知りたい方も多いでしょう。
本記事では、タイムカードの電子化方法やメリット、導入時の注意点、成功のポイントについて詳しく解説します。

1.タイムカードを電子化する方法

紙のタイムカードでは手作業での集計が必要で、不正打刻のリスクや業務負担が大きくなりがちです。
一方で、電子化することで勤怠記録が正確になり、管理業務を効率化できます。

具体的にどのような方法でタイムカードを電子化できるのか、主に3つ紹介します。

• ・勤怠管理システムを導入する
• ・スマートフォンアプリを活用する
• ・ICカードや生体認証を利用する

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1) 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入すると、勤怠の記録や集計を効率化できます。
紙のタイムカードでは集計や不正防止に手間がかかりますが、システムなら自動で集計し、リアルタイムで管理できます。
勤務時間のルール設定やアラート機能があり、長時間労働の防止にも役立ちます。
給与計算と連携できるため、労務管理の負担も軽減するでしょう。

(2) スマートフォンアプリを活用する

スマートフォンアプリを使えば、従業員が手軽に出退勤を記録できます。
シフト制の職場やリモートワークでも利用しやすく、出勤管理がスムーズになります。
GPS機能付きのアプリなら、不正打刻を防げるのもメリットです。
クラウドと連携すれば、管理者がリアルタイムで勤務状況を確認できます。

(3) ICカードや生体認証を利用する

ICカードや生体認証を使うと、スムーズな打刻が可能になります。
ICカードなら、交通系ICカードや社員証を活用でき、新たにカードを配布する必要がありません。
生体認証は指紋や顔認証を利用するため、なりすましやカードの紛失リスクを防げます。
導入コストはかかりますが、正確な本人確認ができ、勤怠管理の精度が向上するでしょう。

2.タイムカードを電子化するメリット

タイムカードを電子化すると、勤怠管理の効率が大幅に向上します。
紙のタイムカードでは、手作業での集計や確認が必要となり、管理者の負担が大きくなりがちです。

また、打刻ミスや不正打刻が発生しやすく、給与計算の精度にも影響を及ぼすことがあります。
タイムカードを電子化するメリットは主に以下の4つです。

• ・勤怠管理の自動化で業務負担を軽減
• ・打刻ミス・不正打刻の防止
• ・給与計算の精度向上と工数削減
• ・遠隔勤務・テレワークへの対応

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

(1) 勤怠管理の自動化で業務負担を軽減

タイムカードを電子化すると、勤怠管理が自動化され、業務負担が大幅に軽減されます。
紙のタイムカードでは、手作業で打刻時間を集計し、勤務時間を計算する必要がありました。
電子化すればシステムが自動で集計し、労働時間や残業時間を正確に記録できます。
その結果、管理業務の手間が減り、他の業務に時間を割くことができるでしょう。

(2) 打刻ミス・不正打刻の防止

電子化することで、打刻ミスや不正打刻のリスクを低減できます。
紙のタイムカードでは、打刻忘れや時間の記入ミスが発生しやすく、修正作業が必要でした。

さらに、他の従業員による代理打刻などの不正も防ぎにくいのが現状です。
電子化すれば、ICカードや生体認証を活用でき、本人以外の打刻を防ぐことができます。
正確な勤怠管理が可能になり、労務トラブルのリスクも軽減するでしょう。

(3) 給与計算の精度向上と工数削減

電子化すると、勤怠データが自動で集計され、給与計算の精度が向上します。
紙のタイムカードでは、手作業で集計を行うため、計算ミスが発生する可能性がありました。

勤怠管理システムを導入すれば、打刻データが給与計算システムと連携し、自動で正確な給与を算出できます。
計算ミスがなくなり、担当者の作業時間も大幅に削減できるでしょう。

(4) 遠隔勤務・テレワークへの対応

勤怠管理を電子化すると、遠隔勤務やテレワークにも柔軟に対応できます。
従来の紙のタイムカードでは、オフィスに出社しなければ打刻できませんでした。
しかし、スマートフォンアプリやクラウド型のシステムを導入すれば、自宅や外出先からでも打刻が可能に。
管理者もリアルタイムで勤務状況を確認できるため、適切な勤怠管理を維持しやすくなるでしょう。

3.タイムカードの電子化に伴う注意点やデメリット

タイムカードの電子化には多くのメリットがありますが、導入にあたって注意すべき点もあります。
例として代表的なものが4つが挙げられます。

• ・システム導入コストの問題
• ・運用ルールの明確化が必要
• ・法律や労働基準法の対応
• ・システム障害やデータ消失のリスク

それぞれについて、以下にまとめました。

(1) システム導入コストの問題

タイムカードを電子化するには、システムの導入コストがかかります。
特にICカードや生体認証を取り入れる場合、専用機器の購入費用やシステム開発費が発生します。
クラウド型の場合は月額料金が必要になるため、長期的なコストを考慮することが重要です。
企業の規模や業務内容に合ったシステムを選ぶことで、無駄なコストを抑えられるでしょう。

(2) 運用ルールの明確化が必要

電子化したタイムカードを正しく運用するには、ルールを明確にする必要があります。
従業員が新しいシステムを正しく使えなければ、勤怠管理のミスや混乱が発生する可能性があります。

例えば、スマートフォン打刻を導入する場合、不正打刻を防ぐための運用ルールを決めることが重要です。
導入前に研修や説明会を実施し、従業員に使い方を理解してもらうことが欠かせません。

(3) 法律や労働基準法の対応

電子化した勤怠データは、労働基準法に基づいた管理が求められます。
適切な記録を残さなければ、労働時間の過少申告や未払い残業などの問題が発生する可能性があります。

従業員が打刻し忘れた場合の対応ルールを決めておかないと、労務トラブルにつながるかもしれません。
法令を遵守しながら運用できるよう、専門家のアドバイスを受けるのも有効でしょう。

(4) システム障害やデータ消失のリスク

電子化することで利便性は向上しますが、システム障害やデータ消失のリスクもあります。
クラウド型の場合、インターネット環境が不安定だと打刻できないことも。

データが破損したり消失したりすると、勤怠記録の復旧が難しくなる可能性があります。
定期的なバックアップを取り、トラブル時の対応マニュアルを整備することが重要です。

4.タイムカードの電子化を成功させるポイント

タイムカードの電子化を成功させるには、適切な準備と運用が欠かせません。
システムを導入するだけでは、逆に業務負担が増える可能性もあります。
スムーズな移行を実現するために、押さえるべきポイントをまとめました。

• ・企業に合った勤怠管理システムを選ぶ
• ・従業員への周知・教育を徹底する
• ・バックアップ体制を整える
• ・無料トライアルを活用する

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1) 企業に合った勤怠管理システムを選ぶ

タイムカードの電子化を成功させるには、自社に合った勤怠管理システムを選ぶことが重要です。
システムによって機能や料金が異なり、すべての企業に最適なものは存在しません。
例えば、シフト制の職場なら柔軟なシフト管理機能があるシステムが適しています。
また、リモートワークが多い企業では、スマートフォン打刻やGPS機能が役立つでしょう。
導入後の運用をスムーズにするためにも、業務フローに合ったシステムを選ぶことが大切です。

(2) 従業員への周知・教育を徹底する

システムを導入するだけでは、勤怠管理の改善にはつながりません。
従業員が正しく利用できるよう、周知と教育を徹底する必要があります。

システムへの抵抗感を減らすため、導入前にマニュアルを用意するとよいでしょう。
また、運用開始後も定期的にフォローし、問題点があれば改善が求められます。

(3) バックアップ体制を整える

電子化によってデータ管理は便利になりますが、システム障害やトラブルのリスクも考慮する必要があります。
突然のシステムダウンやデータ消失に備え、バックアップ体制を整えることが重要です。
定期的にデータを保存できる機能があるかを確認するとよいでしょう。

(4) 無料トライアルを活用する

システム導入後に「想定していた使い方と違った」とならないよう、無料トライアルを活用するとよいでしょう。
多くの勤怠管理システムでは、一定期間無料で試せるプランを提供しています。
実際に試すことで、機能や操作性が自社の業務に合っているかを確認できます。
導入前に使用感を確かめることで、スムーズな移行が可能になるでしょう。

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