勤怠管理システムにはどんな種類がある？それぞれのメリット・注意点を紹介

勤怠管理システムの選び方でお悩みではありませんか。
勤怠管理システムは、クラウド型やオンプレミス型といったシステムの違いに加え、打刻方法にもさまざまな選択肢があります。
導入にあたっては、企業規模やコスト、使いやすさなども考慮する必要があります。

本記事は、勤怠管理システムの種類や特徴、それぞれのメリット・注意点についてまとめました。
自社に最適なシステムを選び、勤怠管理の効率化を図るための参考にしてください。

1. 勤怠管理システムの種類と特徴

企業の労務管理において、勤怠管理は非常に重要な業務のひとつです。
従業員の労働時間を正確に把握するためには、勤怠管理システムの導入が欠かせません。

勤怠管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれに特徴やメリット、注意点があります。
クラウド型やオンプレミス型といったシステムの形態の違いに加え、打刻方法にも多くの選択肢があるため、自社に最適なシステムを選ぶには慎重な検討が必要です。

勤怠管理システムの主要な種類を紹介し、それぞれの特徴や導入のメリット、注意点について詳しく解説します。

(1) クラウド型勤怠管理システムとは

クラウド型勤怠管理システムは、インターネット経由でアクセスできるため、場所を問わず利用できるのが特徴です。
サーバーの管理が不要で、定期的なアップデートも自動的に実施されます。

メリット

クラウド型システムを導入することで、リアルタイムで勤怠データを確認できます。
リモートワークや複数拠点の管理がスムーズになる点も強みです。
また、ソフトウェアのインストールが不要なため、初期導入の手間を削減できるのも利点です。

注意点

インターネット環境に依存するため、通信障害が発生すると利用できなくなるリスクがあります。
また、クラウド上にデータを保存するため、セキュリティ対策を十分に講じる必要があります。

(2) オンプレミス型勤怠管理システムとは

オンプレミス型勤怠管理システムは、企業のサーバー内にインストールして運用する方式です。
クラウド型とは異なり、外部ネットワークに依存せず、社内環境で完結できる点が特徴です。

メリット

自社のポリシーに沿ったカスタマイズが可能で、高度なセキュリティ対策を講じやすい点がメリットです。
また、外部へのデータ流出リスクを低減できるため、情報管理が厳しい業界でも安心して利用できます。

注意点

システムの構築やメンテナンスに専門知識が求められ、導入コストや運用コストが高くなる傾向があります。
また、ソフトウェアのアップデートを自社で行う必要があるため、継続的な管理が欠かせません。

2.勤怠管理システムの打刻方法

勤怠管理システムを導入する際、どのように出退勤を記録するかは重要なポイントです。
従業員の働き方や企業の業務形態に応じて、最適な打刻方法を選ぶことで、管理の効率化や不正防止が期待できます。

現在、さまざまな打刻方法があり、それぞれに特徴やメリット、注意点があります。
主要な打刻方法についてまとめましたので、参考にしてください。

(1)タイムカード式

特徴

紙のタイムカードを使用し、出退勤時に打刻機で記録する方式です。
手軽に運用できる点が特徴です。

メリット

導入コストが低く、従業員が直感的に使えるため、研修の手間を省けます。

注意点

手作業での集計が必要となるため、管理負担が大きくなります。
打刻の不正も防ぎにくい点が課題です。

(2)ICカード・交通系カード式

特徴

ICカードや交通系カードを用いて、専用端末で勤怠打刻を行う方式です。

メリット

改札のように簡単に打刻でき、物理カードを活用することで不正打刻を抑制できます。

注意点

カードの紛失リスクがあり、システム導入には端末の設置が必要になります。

(3)指紋認証・生体認証式

特徴

指紋や顔認証を利用し、個人を識別して勤怠を記録する方式です。

メリット

個人識別が確実で、不正打刻を防げます。
カード不要のため、管理負担が軽減されます。

注意点

機器の導入コストが高く、認証精度が環境要因（手荒れ・マスク着用など）に左右されることがあります。

(4)スマホ・アプリ打刻式

特徴

スマホアプリを利用し、出退勤を記録する方式です。
GPS機能と連携できるものもあります。

メリット

従業員のスマホを活用できるため、専用機器の導入が不要です。
リモートワークにも対応できます。

注意点

スマホを持たない従業員には利用が難しく、個人端末の使用ルールを明確にする必要があります。
また、GPSの精度にばらつきがあり、正確な位置情報を取得できない場合があります。

(5)バーコード打刻式

特徴

従業員コードを表すバーコードをスマホなどで読み取ることで勤怠を記録する方式です。

メリット

低コストで導入でき、端末が不要なため設置場所を選びません。

注意点

名札にバーコードを印字しておく等、事前の準備が必要となります。

3. 勤怠管理システムの選び方

どの勤怠管理システムを選ぶかは企業の業務効率に大きく影響します。
機能が豊富でも自社に合わなければ、逆に管理の負担が増えることもあるでしょう。

選定のポイントとして、企業規模や法改正への対応状況を考慮することが重要です。
また、給与計算やシフト管理との連携、コストのバランス、スタッフの使いやすさも無視できません。
勤怠管理システムを選ぶ際に押さえるべき5つのポイントを解説します。

(1) 企業規模に合ったシステムを選ぶ

企業の規模に応じたシステムを選ぶことが重要です。
小規模な企業にはシンプルな機能のシステムが向いています。
一方、大規模な企業では、複数拠点の管理や詳細なデータ集計が求められます。

例えば、数十人規模ならクラウド型が便利です。
数千人規模なら、カスタマイズ可能なシステムの方が管理しやすくなります。

適切なシステムを選ぶことで、業務の効率化が期待できます。

(2) 法改正や労務管理の対応状況を確認する

残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務など、労働基準法の改正が進んでいます。
システムが対応していないと、適切な管理ができず、法的リスクが発生する恐れも。

法改正や労務管理の要件に対応しているかを確認しましょう。

例えば、残業時間の自動集計や有給取得状況を管理できるシステムなら、コンプライアンス強化につながります。
法改正に応じたアップデートが提供されるクラウド型なら、常に最新の状態を保てます。

導入前に、法的要件を満たしているかをしっかり確認することが大切です。

(3) 給与計算・シフト管理との連携しやすさもチェック

給与計算やシフト管理とスムーズに連携できるシステムを選びましょう。

勤怠データが給与システムと連携していないと、手入力が増え、ミスの原因になります。
シフト管理と連携できないと、変更が反映されず、正確な労働時間の把握が難しくなります。

例えば、給与計算ソフトと自動連携できるシステムなら、作業負担を軽減できます。
シフト作成機能が統合されていれば、変更も即時反映され、管理がスムーズになります。

勤怠管理を効率化するには、他のシステムとの連携を確認することが重要です。

(4) 導入コストとランニングコストを比較する

導入費用だけでなく、運用コストも考慮しましょう。

システムによっては、初期費用が安くても月額料金が高い場合があります。
オンプレミス型はサーバー管理費がかかるため、長期的なコストも見極める必要があります。

例えば、低コストで運用したいなら、クラウド型の月額制システムが適しています。
大企業で長期運用を考えるなら、オンプレミス型の方がコストメリットが出ることもあります。

導入前に、必要な機能とコストのバランスをしっかり比較しましょう。

(5) スタッフの使いやすさを考慮する

システムは管理者だけでなく、従業員も使うため、操作のしやすさが重要です。

操作が複雑だと、打刻ミスや記入漏れが発生しやすくなります。
使い勝手が悪いと、現場の負担が増え、定着までに時間がかかることも。

スマホやタブレットから簡単に打刻できるシステムなら、リモートワークにも対応可能です。
また、管理画面がシンプルなら、担当者の負担も軽減されます。
導入前に無料トライアルを活用し、現場の意見を取り入れることが成功の鍵です。

クラウド型の勤怠管理システム「R-Kintai」