勤怠管理システムの乗り換えで後悔しないための4つの注意点

「勤怠管理システムを乗り換えたいけれど、費用や移行の手間を考えると一歩を踏み出せない」という労務担当者の方は少なくありません。
特に多拠点展開する小売業・サービス業では、乗り換え後の運用が現場に定着せず、かえって業務負荷が増えてしまうケースも見られます。
本記事では、勤怠管理システムの乗り換えで後悔しないための注意点と、スムーズに進めるためのステップについて解説します。

1. 勤怠管理システムの乗り換えが増えている背景

近年、勤怠管理システムを乗り換える企業が増えています。
背景には、労働関連法令の改正へ迅速に対応する必要性や、業務効率化を目的としたDX推進、AI活用の流れがあるでしょう。
既存システムのままでは、こうした変化に十分対応しきれないと感じている企業も少なくありません。
以下、それぞれの背景について詳しく見ていきましょう。

(1) 法改正・コンプライアンス対応の必要性

勤怠管理システムの乗り換えが進む大きな要因のひとつが、労働関連法令の改正への対応です。
近年、時間外労働の上限規制や有給休暇の取得義務化など、労務管理に関わる制度改正が相次いでいます。
古いシステムでは新しい制度に対応した集計やアラート機能が不足しており、担当者が手作業で補完せざるを得ない場面も出てきます。
手作業によるチェックはミスや対応漏れのリスクを高め、法令違反につながりかねません。
そのため、最新の法改正に自動で対応できるシステムが求められています。

(2) DX推進による業務効率化ニーズ

業務効率化を目的としたDX推進も、乗り換えの大きな動機となっています。
紙のタイムカードやExcelでの勤怠集計を続けている企業では、月末の集計作業に多くの時間を割いているケースが珍しくありません。
クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、打刻データの自動集計やシフトとの連携により、集計業務の大幅な負荷軽減が期待できます。
労務担当者はより付加価値の高い業務に時間を充てられるようになるでしょう。
DXの流れは今後も勤怠管理システムの乗り換えを後押しする要因になると考えられます。

2. 乗り換えでよくある失敗パターン

勤怠管理システムの乗り換えは、進め方を誤ると新たな問題を招くことがあります。
比較検討が不十分なまま導入を決めてしまったり、移行作業を軽視してしまったりすると、思わぬトラブルにつながりかねません。
また、現場に定着せず形骸化してしまうケースも見受けられます。
以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 比較検討不足による機能不足

乗り換えでよく見られる失敗が、比較検討が不十分なまま導入を決めてしまうことです。
価格や知名度だけでシステムを選ぶと、自社に必要な機能が不足してしまうおそれも。
特に多拠点展開する小売業やサービス業では、拠点ごとの勤務形態やシフトパターンに対応できるかどうかが重要な判断基準となるでしょう。
導入後に機能不足が判明すると、追加のカスタマイズ費用や再度の乗り換えが必要になります。
事前に自社の業務要件を洗い出し、複数のシステムを比較したうえで選定することが欠かせません。

(2) データ移行時のトラブル

システムを乗り換える際には、既存の勤怠データや従業員情報の移行作業が発生します。
この作業を軽視すると、データの欠損や重複といったトラブルが起きやすくなります。
給与計算と連携している場合、移行時のミスがそのまま給与計算の誤りにつながるリスクもあるでしょう。
移行作業をベンダー任せにせず、社内でも移行前後のデータを確認する体制を整えておくことが望ましいです。
事前のテスト移行を実施しておけば、本番移行時のトラブルを未然に防ぎやすくなります。

(3) 現場への定着不足

新しいシステムを導入しても、現場の従業員が使いこなせなければ効果は半減してしまいます。
操作方法の周知が不十分なまま運用を開始すると、打刻漏れや入力ミスが増え、結果的に労務担当者の負担が増えてしまうケースも少なくありません。
特にパートやアルバイトなど多様な雇用形態のスタッフが多い職場では、誰にとっても分かりやすい操作性が求められます。
導入前の説明会やマニュアルの整備など、現場への定着を見据えた準備を行うことが重要です。

3. 後悔しないための4つの注意点

勤怠管理システムの乗り換えを成功させるためには、事前に押さえておくべきポイントがあります。
対応してほしい業務範囲やコスト構造、サポート体制、そして移行のスケジュールなど、選定段階から意識しておくべき観点は多岐にわたります。
こうした点を見落とすと、導入後に思わぬ後悔につながりかねません。
以下、４つの注意点をまとめましたので参考にしてください。

(1) 対応業務範囲を明確にする

乗り換え先のシステムを選ぶ際は、自社が対応してほしい業務範囲を明確にしておくことが大切です。
勤怠管理だけで良いのか、シフト作成や給与計算との連携まで必要なのかによって、最適なシステムは変わってきます。
範囲を曖昧にしたまま選定を進めると、導入後に「思っていた機能がなかった」という事態に陥りかねません。
自社の課題を洗い出し、必須要件と希望要件を分けて整理しておくと、システム選定の判断基準が明確になるでしょう。

(2) 導入コストとランニングコストを比較する

勤怠管理システムの費用は、初期導入費用だけでなく月額利用料や追加機能のオプション費用など、複数の要素で構成されています。
初期費用の安さだけで選んでしまうと、長期的に見て割高になってしまう可能性もあるでしょう。
従業員数の増減やオプション機能の追加によって費用がどう変動するかも、事前に確認しておきたいポイントです。
トータルコストを見据えたうえで比較検討することが、後悔しない選定につながります。

(3) サポート体制を確認する

システム導入後、操作に関する疑問やトラブルが発生した際に、どこまでサポートを受けられるかも重要な判断基準です。
サポート窓口の対応時間や問い合わせ方法、導入時の設定サポートの有無などは、ベンダーによって差があります。
特に複数拠点で運用する場合、拠点ごとの個別対応が可能かどうかも確認しておくと安心でしょう。
サポート体制が不十分だと、現場で発生した問題が長期化し、業務に支障をきたす恐れがあります。

(4) 移行スケジュールに余裕を持たせる

乗り換え作業は、想定以上に時間がかかることが少なくありません。
データ移行や従業員への周知、テスト運用など、複数の工程を経る必要があるためです。
繁忙期に移行作業が重なると、現場の負担が一時的に増加してしまう恐れもあります。
給与計算の締め日や決算期などを避けたタイミングで、余裕を持ったスケジュールを組んでおくことが望ましいと言えます。

4. 乗り換えをスムーズに進めるステップ

勤怠管理システムの乗り換えを成功させるには、段階を踏んで計画的に進めることが欠かせません。
現行システムの課題を整理したうえで、導入後の運用体制まで見据えた準備が重要です。
以下、スムーズな乗り換え方法を3ステップにまとめました。

(1) 現行システムの課題整理

乗り換えの第一歩は、現在利用しているシステムのどこに課題があるのかを明確にすること。
集計作業に時間がかかっている、法改正への対応が遅れている、現場からの不満が多いなど、課題を具体的に洗い出しましょう。
課題が明確になれば、新しいシステムに求める要件も自然と定まります。
関係部署や現場担当者へのヒアリングを行うことで、見落としていた課題が見つかることもあるでしょう。

(2) 比較検討・トライアル導入

課題が整理できたら、複数のシステムを比較検討する段階に進みます。
資料請求やデモを通じて、機能や操作性が要件に合っているか確認しましょう。
一部の拠点や部署でトライアル導入を行い、実際の運用感を確かめることも有効です。
トライアルを経ることで、本格導入後のトラブルを事前に洗い出せるというメリットがあります。

(3) 導入後の運用体制構築

システムを導入した後は、安定的に運用できる体制を整えることが求められます。
操作マニュアルの整備や問い合わせ窓口の設置など、現場が困ったときに対応できる仕組みを用意しましょう。
定着状況を定期的に確認し、必要に応じて追加の説明やフォローアップを行うことも大切です。
運用体制を整えることで、乗り換えの効果を最大限に引き出せるようになります。

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