勤怠管理システムの機能一覧！導入前に押さえたい基本と選び方

勤怠管理システムの導入を検討し始めたものの、製品ごとに搭載機能の幅が広く、何を基準に比較すればよいか迷っている担当者の方は少なくありません。
働き方改革関連法の施行以降、労働時間の客観的な把握や年次有給休暇の取得管理など、企業に求められる労務管理の水準は年々高まっています。
自社に必要な機能を見極めないまま導入すると、現場に定着せず運用が形骸化するおそれも。
本記事では、勤怠管理システムの主な機能一覧と、導入前に押さえたい選び方について解説します。

1. 勤怠管理システムとは？導入が求められる背景
2. 勤怠管理システムの基本機能一覧
3. 法令遵守を支える管理機能
4. 運用効率を高める応用機能
5. 導入前に押さえたい勤怠管理システムの選び方
便利な機能満載の勤怠管理システム「R-Kintai」

1. 勤怠管理システムとは？導入が求められる背景

勤怠管理システムの機能を比較する前に、そもそもシステムがどのような役割を担い、なぜいま導入が求められているのかを整理しておくことが大切です。
基本的な役割を理解しておけば、各機能の必要性も判断しやすくなります。
あわせて、法改正によって労働時間の客観的な把握が義務化された経緯や、紙のタイムカードやExcelによる手作業管理に潜むリスクを知ることで、自社がシステム化に踏み切るべき理由も明確になるでしょう。

(1) 勤怠管理システムの基本的な役割

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や休憩、休暇の取得状況などを記録・集計し、労働時間を正確に管理するための仕組みです。
労務担当者の集計作業を効率化するだけでなく、法令に沿った労働時間管理を支える基盤としての役割を担っています。
勤怠データは給与計算や36協定の遵守状況の確認、人件費管理などの起点となる存在です。
元データが不正確であれば、後工程のすべてに誤りが波及しかねません。
多店舗展開の小売業では、店舗ごとに締め処理を行い、本部で取りまとめる運用が少なくないでしょう。
システム化によって各店舗の打刻データがリアルタイムに集約されれば、締め日の集計負担は大きく軽減されます。
勤怠管理システムは単なる記録ツールではなく、正確な労務管理を実現するための土台です。

(2) 法改正で高まる客観的な労働時間把握の重要性

2019年4月施行の改正労働安全衛生法により、企業には「労働時間を客観的な方法で把握すること」が義務付けられました。
対象は管理監督者や裁量労働制の適用者にも及びます。
いまや労働時間の客観的把握はすべての企業にとって避けて通れない課題です。
義務化の狙いは、長時間労働を防ぎ、医師による面接指導などの健康確保措置を確実に実施すること。
厚生労働省のガイドラインでも、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録といった客観的な記録を基礎とすることが原則とされています。
自己申告制を採用している場合は、申告内容と実態に乖離がないか定期的に調査する必要があります。
担当者の負担は決して小さくありません。
客観的な記録を自動で残せる勤怠管理システムは、法令対応を効率的に進めるうえで有効な手段です。

(3) 手作業管理に潜むリスク

紙やExcelによる勤怠管理は手軽に始められる一方、集計ミスや不正打刻、法令違反の見落としといったリスクを抱えています。
従業員数や拠点数が増えるほど、こうしたリスクは顕在化しやすくなるもの。
手作業では転記や計算の工程が多く、人為的なミスを完全に防ぐことは困難です。
また、残業時間の累計をリアルタイムで把握しにくいのも弱点。
36協定の上限に達してから気づくといった事態も起こり得ます。
月末にタイムカードを回収して初めて、時間外労働が月45時間を超えていたと判明するケースは典型例です。
事後の把握では是正が間に合わず、法令違反や従業員の健康被害につながりかねません。
手作業管理の限界を正しく認識することが、システム導入を検討する第一歩となります。

2. 勤怠管理システムの基本機能一覧

勤怠管理システムには、製品を問わずほぼ共通して搭載されている基本機能があります。
従業員が出退勤を記録する打刻機能と、記録をもとに労働時間を自動計算する勤怠集計機能は、システムの中核を担う存在です。
有給休暇や休日の付与・取得状況の管理機能や、残業・休暇の申請から承認までを完結させるワークフロー機能も欠かせません。
これらは比較検討の土台となる要素であり、自社の運用に照らしてどこまで対応できるかを確認しておく必要があります。

(1) 打刻機能

打刻機能は、従業員の出勤・退勤・休憩の時刻を記録する、最も基本的な機能です。
打刻方法の選択肢が豊富であるほど、職場環境に合わせた柔軟な運用が可能になります。
打刻が面倒だと押し忘れや代理打刻が発生しやすく、記録の正確性が損なわれます。
現場で無理なく使える方法を選ぶことが重要です。
主な打刻方法としては、ICカード、PCブラウザ、スマートフォンアプリ、職場のタブレット端末、生体認証などが挙げられます。
スマートフォン打刻ではGPSで位置情報を記録できる製品もあります。
直行直帰の多い職種で重宝されるでしょう。
打刻機能は、正確な勤怠データを集めるための入り口となる重要な機能です。

(2) 勤怠集計機能

勤怠集計機能は、打刻データをもとに実労働時間や時間外労働、深夜労働、休日労働などを自動で計算する機能です。
手作業による集計ミスを防ぎ、締め処理にかかる時間を大幅に短縮できます。
労働時間は1分単位で管理するのが原則。
日々の労働時間の端数を切り捨てる処理は賃金不払いにつながるため認められていません。
集計ロジックが法令に沿って設定されていれば、こうしたリスクを未然に防げます。
例えば、22時から翌5時までの深夜時間帯にかかる勤務も、システムが自動で判別して深夜割増の対象時間として集計します。
正確かつ迅速な集計を実現する点で、勤怠集計機能は担当者の業務負荷軽減に直結する機能です。

(3) 休暇・休日管理機能

休暇・休日管理機能は、年次有給休暇の付与日数や取得状況、残日数などを一元管理する機能です。
2019年4月からは、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、付与日から1年以内に5日を確実に取得させることが使用者の義務となりました。
違反した場合は罰則の対象となるため、取得状況を把握する仕組みが欠かせません。
入社日や勤続年数、所定労働日数に応じた付与日数の自動計算に対応した製品であれば、パートタイム労働者の比例付与にも正確に対応できます。
年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務付けられています。
システムで自動作成できると安心です。

(4) 申請・承認ワークフロー機能

残業や休日出勤、休暇取得、打刻修正などの申請から承認までをシステム上で完結させる機能です。
申請状況の可視化と処理のスピードアップが期待できます。
紙の申請書では回覧の途中で滞留したり紛失したりするおそれがあります。
承認の履歴を後から確認することも容易ではありません。
システム上で申請経路を設定しておけば、店長から本部担当者へといった多段階の承認もスムーズに。
打刻漏れの修正申請を本人がスマートフォンから行い、上長がその場で承認するといった運用も可能です。
申請・承認ワークフロー機能は、勤怠データの正確性と透明性を高めるうえで重要な役割を果たします。

3. 法令遵守を支える管理機能

勤怠管理システムを導入する大きな目的のひとつが、労働関係法令への確実な対応です。
特に時間外労働の上限規制は、違反した場合に罰則が科される可能性があるため、日々の運用の中で上限超過を未然に防ぐ仕組みが求められます。
また、労働基準法では出勤簿などの記録を一定期間保存することが定められています。
監督署の調査や労使トラブルの際に必要なデータを速やかに提出できる体制も欠かせません。
ここでは、残業時間のアラート機能と、勤怠データの保存・出力機能という2つの観点から整理します。

(1) 残業時間のアラート機能

残業時間のアラート機能は、時間外労働が設定した基準に近づいた段階で、本人や管理者に通知する機能です。
36協定の上限を超える前に業務調整を促せるため、長時間労働の抑止に効果を発揮します。
時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間。
特別条項を設ける場合でも年720時間以内、時間外労働と休日労働の合計で月100時間未満、2〜6か月平均80時間以内といった規制を守らなければなりません。
これらを手作業で常時監視するのは困難です。
システムを活用し、「月30時間を超えた時点で店長に、40時間を超えた時点で本部担当者にも通知する」といった段階的な設定が有効です。
アラート機能は、法令違反を未然に防ぐための頼れる仕組みと言えます。

(2) 勤怠データの保存・出力機能

出退勤記録や各種申請の履歴を長期間保存し、必要に応じて帳票やCSV形式で出力できる機能です。
労働基準法では、出勤簿やタイムカードなどの労働時間の記録について5年間（当分の間は3年間）の保存が義務付けられています。
紙で保管する場合は保管スペースの確保や検索の手間が課題です。
必要な記録をすぐに取り出せないことも珍しくありません。
クラウド型システムであれば、過去のデータも検索するだけで瞬時に呼び出せます。
労働基準監督署の調査や未払い残業代をめぐるトラブルの際にも、客観的な記録を速やかに提示できるでしょう。
保存・出力機能は、企業を労務リスクから守る備えとしても重要な役割を担います。

4. 運用効率を高める応用機能

基本機能に加えて、より高度な労務管理や業務効率化を実現する応用機能を備えた勤怠管理システムも増えています。
特にシフト制で働く従業員が多い小売業やサービス業では、シフト計画と勤怠実績を突き合わせる予実管理が、人件費のコントロールに直結する重要なテーマです。
また、勤怠データを給与計算に正確かつスムーズに引き渡す連携機能や、蓄積されたデータを経営判断に活かす分析機能も、システムの価値を大きく左右します。
自社の課題に応じて、どの応用機能が必要かを見極めておきましょう。

(1) シフト管理との連携機能

作成したシフト計画と実際の勤怠実績を自動で照合し、予定と実績の差異を可視化する機能です。
シフト制を採用する企業にとって、人件費の適正化や人員配置の最適化を進めるうえで欠かせません。
シフト表と勤怠データを別々に管理していると、遅刻や早退、予定外の残業といった差異の把握に手間がかかり、問題の発見が遅れがちです。
両者が連携していれば、計画どおりに勤務が行われているかを日次で確認できます。
売上予算に対して人件費が過剰になっている店舗をいち早く見つけ、翌週以降のシフトに反映させるといった改善サイクルも回しやすくなるでしょう。
予実管理の精度を高めたい企業ほど、重視すべき機能です。

(2) 給与計算システムとの連携機能

集計した勤怠データを給与計算ソフトへ自動で受け渡す機能です。
データの手入力や転記作業が不要になるため、給与計算の工数削減とミス防止を同時に実現します。
勤怠データを給与計算ソフトに手作業で入力していると、入力ミスによる支給額の誤りが起こりやすく、従業員の信頼を損なう原因にもなりかねません。
CSV出力で連携する製品のほか、API連携によって自動で同期できる製品もあります。
導入を検討する際は、現在利用している給与計算ソフトとの連携実績や、手当や割増賃金の項目を自社の給与体系に合わせて設定できるかを確認しておくと安心です。
給与業務まで見据えて選ぶことが、システム導入効果を最大化する鍵となります。

(3) 労働時間の分析・レポート機能

勤怠データを部署別・店舗別・個人別に集計し、グラフや一覧表で可視化する機能です。
データを記録するだけでなく、組織の課題を発見し改善につなげる材料として活用できます。
長時間労働が特定の部署や店舗に偏っていないか、有給休暇の取得率に拠点間で差がないかといった傾向は、データを横断的に分析して初めて見えてくるものです。
店舗ごとの人時生産性や残業時間の推移を定期的にレポートとして出力すれば、経営会議での議論も具体的になるでしょう。
分析・レポート機能は、勤怠管理を守りの業務から攻めの経営改善へと発展させる機能と言えます。

5. 導入前に押さえたい勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、機能が多ければよいというわけではありません。
重要なのは、自社の就業ルールや現場の働き方に合ったシステムを選ぶことです。
まずは変形労働時間制やシフト制など、自社の就業形態に対応できるかを確認する必要があります。
そのうえで、現場の従業員が無理なく使える打刻方法を備えているか、導入時や運用開始後に十分なサポートを受けられるかも、定着を左右する重要なポイントになるでしょう。

(1) 自社の就業ルールへの対応範囲

勤怠管理システムを選ぶ際に最初に確認すべきなのは、自社の就業規則や労働時間制度に対応できるかどうかです。
対応範囲が不十分なシステムを選ぶと、結局は手作業での補正が必要になり、導入効果が半減します。
企業によって、1か月単位の変形労働時間制、フレックスタイム制、シフト制など、採用している労働時間制度はさまざまです。
雇用形態ごとに異なる締め日や手当のルールを設定できるかも、確認しておきたいポイント。
複数の業態を展開している企業であれば、店舗や事業所ごとに異なるルールを並行して運用できるかが特に重要です。
導入前に自社の就業ルールを洗い出し、要件として整理しておきましょう。

(2) 現場で使いやすい打刻方法

勤怠管理システムの定着を左右するのは、従業員にとっての使いやすさです。
どれほど高機能なシステムでも、打刻が煩雑であれば押し忘れや不正確な記録が増え、データの信頼性が損なわれます。
アルバイトやパートが多い職場では、ITに不慣れでも迷わず操作できる設計が求められます。
店舗のバックヤードに設置したタブレットで打刻する方式や、手持ちのスマートフォンから打刻できる方式など、職場の環境に合った選択肢があるかを確認しましょう。
無料トライアルを活用し、実際に現場の従業員に試してもらうのも有効な方法です。
現場目線での使いやすさこそが、正確な勤怠管理の前提条件と言えるでしょう。

(3) 導入後のサポート体制

勤怠管理システムは導入して終わりではなく、運用を続けるなかで設定の見直しや法改正への対応が必要になります。
導入時の初期設定支援から運用開始後の問い合わせ対応まで、サポート体制が充実しているかは重要な選定基準です。
就業ルールの設定は専門的で複雑になりやすく、自社だけで正しく設定しきれないケースも少なくありません。
設定に誤りがあれば、集計結果や給与計算に影響が出るおそれもあります。
電話やチャットでの問い合わせ窓口の有無、法改正時のアップデート対応の早さなどは、事前に確認しておきたい項目でしょう。
長く安心して使い続けるためにも、サポートの質まで比較検討することが大切です。